اعلی خطرے کی بولیاں اور معاہدے

کے مطابق § 2.2-4303.01 کوڈ آف ورجینیا کے، آفس آف اٹارنی جنرل (OAG) اور ورجینیا انفارمیشن ٹیکنالوجیز ایجنسی (VITA) کو، تمام ریاستی عوامی اداروں کے لیے، تمام درخواستوں اور معاہدوں کا جائزہ لینا چاہیے جو "زیادہ خطرے" کی تعریف پر پورا اترتے ہیں اور انفارمیشن ٹیکنالوجی سے متعلق سامان اور خدمات کے لیے ہیں۔

کوڈ آف ورجینیا § 2.2-4303.01 ایک اعلی خطرے والے معاہدے کی وضاحت کرتا ہے کہ کسی بھی ریاستی پبلک باڈی کے ساتھ سامان، خدمات، انشورنس یا تعمیرات کی خریداری کے لیے کسی بھی عوامی معاہدے کے طور پر جس کی توقع ہے

• معاہدے کی ابتدائی مدت کے دوران $10 ملین سے زیادہ لاگت یا
• معاہدے کی ابتدائی مدت کے دوران لاگت $5 ملین سے زیادہ ہے اور کم از کم درج ذیل میں سے ایک معیار پر پورا اترتا ہے:
• وہ سامان، خدمات، انشورنس، یا تعمیرات جو معاہدہ کا موضوع ہیں دو یا دو سے زیادہ ریاستی عوامی اداروں کے ذریعے خریدے جا رہے ہیں؛
• ابتدائی معاہدے کی متوقع مدت، تجدید کو چھوڑ کر، پانچ سال سے زیادہ ہے۔ یا
• سامان، خدمات، بیمہ، یا تعمیرات کی خریداری کرنے والے ریاستی عوامی ادارے نے پچھلے پانچ سالوں میں اسی طرح کے سامان، خدمات، انشورنس، یا تعمیرات کی خریداری نہیں کی ہے۔

VITA کے پروکیورمنٹ (سپلائی چین مینجمنٹ) گروپ سے رابطہ کریں: scminfo@vita.virginia.gov ، VITA کی درخواست اور کنٹریکٹ ٹیمپلیٹس کے تازہ ترین ورژن کے لیے، اور اس بات کا تعین کرنے میں مدد کے لیے کہ آپ کی خریداری کے لیے کون سا ٹیمپلیٹ استعمال کرنا درست ہے۔ اگر آپ کی خریداری کلاؤڈ پر مبنی ہے، مکمل طور پر یا جزوی طور پر، تو براہ کرم اس کا تذکرہ یقینی بنائیں تاکہ آپ کو صحیح ٹیمپلیٹ ملے۔ VITA کم از کم سہ ماہی، اور ورجینیا کے پروکیورمنٹ قانون اور پالیسی میں تبدیلیوں کے جواب میں ہماری ٹیمپلیٹس کو اپ ڈیٹ کرتا ہے۔ لہذا، ایجنسیوں کے لیے یہ ضروری ہے کہ وہ آئی ٹی کی نئی درخواست یا معاہدے کا مسودہ تیار کرتے وقت ہماری ٹیمپلیٹس کے تازہ ترین ورژن کی درخواست کریں۔ ایسا کرنے سے یہ یقینی ہو جائے گا کہ آپ کی ایجنسی کی IT درخواستوں اور معاہدوں میں سب سے تازہ ترین شرائط و ضوابط ہیں، اور بالآخر، ایک مضبوط معاہدہ بنائے گا جو VITA کی پروکیورمنٹ پالیسیوں، معیارات اور رہنما خطوط کے ساتھ ساتھ ریاست Virginia کے قانون اور پالیسی کے ساتھ زیادہ ہم آہنگ ہے۔

VITA پروکیورمنٹ سے رابطہ کرنے سے آپ کی ایجنسی کو ٹیمپلیٹس کے استعمال کے بارے میں سوالات پوچھنے کا موقع بھی ملے گا۔ VITA کے پاس ایک سے زیادہ ٹیمپلیٹ ہیں اور یہ آپ کی ایجنسی کو یہ تعین کرنے میں مدد کرے گا کہ کسی بھی درخواست یا معاہدے کے لیے کون سا صحیح استعمال کرنا ہے۔ ہم آپ کی ایجنسی کی حوصلہ افزائی کرتے ہیں کہ وہ VITA ٹیمپلیٹس کے استعمال پر مدد اور تربیت کے لیے ہماری ٹیم سے مشاورتی خدمات حاصل کرے۔

اگر آپ کی ایجنسی VITA کی درخواست اور معاہدے کے سانچے استعمال کر رہی ہے تو VITA تجویز کرتا ہے کہ آپ ڈویژن آف پرچیزنگ اینڈ سپلائی (DPS) کی زبان کو VITA ٹیمپلیٹس میں شامل نہ کریں۔ VITA کی درخواست اور کنٹریکٹ ٹیمپلیٹس خاص طور پر IT پروکیورمنٹس کے لیے بنائے گئے ہیں اور DPS زبان کو شامل کرنا ممکنہ طور پر آپ کے سپلائرز/وینڈرز کے لیے الجھن پیدا کر سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، آپ کی IT درخواست میں وینڈر کے مینوئل کا حوالہ ایک مسئلہ پیدا کر سکتا ہے کیونکہ یہ مینوئل عام سامان اور خدمات کی خریداری کے لیے وینڈر کے نقطہ نظر سے خریداری کے قواعد و ضوابط کو متعین کرتا ہے اور IT پروکیورمنٹس پر لاگو نہیں ہوتا ہے۔

IT ہائی رسک پر نظرثانی کا عمل شروع کرنے کے لیے، پروکیورمنٹ گورننس کی درخواست (PGR) کی منظوری کے بعد، آپ کی ایجنسی کے IT ریسورس (AITR) کو کامن ویلتھ کے ٹیکنالوجی پورٹ فولیو مینجمنٹ ٹول، Planview Enterprise 1 کے ذریعے ہائی رسک IT درخواست یا معاہدے پر نظرثانی کی درخواست جمع کروائیں۔ براہ کرم اپنے AITR سے وہ تمام دستاویزات جمع کرائیں جو IT درخواست یا معاہدہ پیکج بناتے ہیں۔ VITAکا پراجیکٹ مینجمنٹ ڈویژن (PMD) درخواست وصول کرے گا اور سپلائی چین مینجمنٹ (SCM) کو ہائی رسک IT درخواست یا معاہدہ دستاویز پیکج بھیجے VITA گا۔ سیکورٹی اور انٹرپرائز فن تعمیر؛ سرمایہ کاری کا انتظام؛ اور اگر قابل اطلاق ہوIT تو انٹرپرائز کلاؤڈ اوور سائیٹ سروس (ECOS) پر۔

آپ کی ایجنسی کا پروکیورمنٹ آفیسر آپ کی ہائی رسک IT درخواست یا معاہدے کے جائزے کی درخواست OAG کو جمع کرائے گا۔ درج ذیل فارم کو پُر کیا جانا چاہیے اور اعلی خطرے والی IT درخواست یا معاہدہ پیکج کے ساتھ OAG میں آپ کی ایجنسی کے اٹارنی کو بھیجا جانا چاہیے:  https://www.oag.state.va.us/files/HighRiskContract-Review-Request-Secured.pdf

پروکیورمنٹ آفیسر کو "بڑی IT پروکیورمنٹس، ہائی رسک IT پروکیورمنٹس اور ڈیلیگیٹڈ پروکیورمنٹس کے لیے کم سے کم تقاضے" نامی میٹرکس کو مکمل کرنا چاہیے اور پلان ویو انٹرپرائز 1 میں ہائی رسک IT درخواست یا معاہدہ دستاویز پیکج کے ساتھ جمع کرانے کے لیے اپنی ایجنسی AITR کو فراہم کرنا چاہیے۔ میٹرکس آپ کی ایجنسی کو اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کرتا ہے کہ آپ کی اعلی خطرے کی درخواستیں اور معاہدے زیادہ خطرے کی ضروریات کو پورا کرتے ہیں اور اس کے جائزے میں VITA کی مدد کرتے ہیں۔ میٹرکس کی ایک کاپی VITA کی ویب سائٹ پر دستیاب ہے اور اس تک رسائی حاصل کی جا سکتی ہے۔ حصولی فارم کا صفحہ۔

جی ہاں براہ کرم اپنی IT ایجنسی کے ریسورس (AITR) سے رابطہ کریں تاکہ یہ یقینیPGR بنایا جا سکے کہ پروکیورمنٹ گورننس کی درخواست ( ) کوCIO جائزے Commonwealth of Virginia کے لیے آپ کی ہائی رسک درخواست یا معاہدہ VITA جمع کرانے سے پہلے کے چیف انفارمیشن آفیسر ( ) کے ذریعے جمع کرایا گیا تھا اور اس کی منظوری دی گئی تھی۔

اگر آپ کی ہائی رسک IT درخواست کا کوئی جزو کلاؤڈ سروسز کے لیے ہے، تو آپ کو انٹرپرائز کلاؤڈ اوور سائیٹ سروس (ECOS) اسسمنٹ فارم حاصل کرنے کی ضرورت ہوگی، جس تک آپ VITA سروس پورٹل پر رسائی حاصل کرسکتے ہیں: https://vccc.vita.virginia.gov/vita ۔

"کلاؤڈ سروس اسسمنٹ" کو تلاش کریں اور پھر صفحہ کے نیچے " 1-1003 کے لیے منسلکہ - ضمیمہ A" تک سکرول کریں اور فارم ڈاؤن لوڈ کریں۔ ECOS اسسمنٹ کو آپ کی اعلی خطرے والی IT درخواست میں منسلکہ کے طور پر شامل کیا جانا چاہیے، اور آپ کی تجویز کے لیے درخواست (RFP) میں دی گئی ہدایات کے مطابق پیشکش کنندگان کے ذریعے مکمل کیا جانا چاہیے۔

رابطہ کریں۔ scminfo@vita.virginia.gov مناسب کلاؤڈ شرائط و ضوابط تک رسائی کے لیے۔

ایجنسیوں کو ہائی رسک درخواستوں اور معاہدوں پر مدد دستیاب ہے۔ VITA پروکیورمنٹ (سپلائی چین مینجمنٹ) IT درخواستوں اور معاہدوں کی ترقی، IT معاہدے کی شرائط، متعلقہ خطرات، کام کے بیانات، کارکردگی کے اقدامات اور سروس لیول کے معاہدوں، پراجیکٹ کے سنگ میل اور ڈیلیوری ایبل ٹیبلز، گفت و شنید اور معاہدہ کے انتظام کے بارے میں تربیت فراہم کرتا ہے۔ اگر ان موضوعات میں دلچسپی ہے تو، براہ کرم VITA پروکیورمنٹ پر ای میل کریں۔ scminfo@vita.virginia.gov.

VITA کی خریداری آپ کو مشورہ دیتی ہے کہ آپ کو یقینی بنایا جائے کہ آپ کے IT کی درخواست اور معاہدے میں مضبوط کارکردگی کے اقدامات شامل ہیں۔ کارکردگی کے اقدامات متوقع سروس کی سطح کے قابل مقدار میٹرکس ہیں ، اور کامیاب معاہدے کی ریڑھ کی ہڈی ہیں۔ کارکردگی کے اقدامات کو متفقہ خدمات کی دفعات کے خلاف سپلائر کی کارکردگی کے بارے میں درست اور قابل اعتماد ڈیٹا فراہم کرنے کے لئے تیار کیا جانا چاہئے۔ منتخب کردہ میٹرکس کو صحیح طریقے سے اس بات کی نشاندہی کرنے کے قابل ہونا چاہئے کہ سپلائر آپ کے معاہدے میں بیان کردہ خدمت کی متوقع سطح کو باقاعدگی سے کتنا اچھا اور کس حد تک پورا کرتا ہے۔ ملاحظہ کریں باب30.3. اضافیرہنمائی اور مثالوں کے لئے ہمارے آئی ٹی پروکیورمنٹ مینوئل کی1 کارکردگی کے اقدامات ۔

کارکردگی کے ہر اقدام کو متعلقہ نفاذ کی فراہمی سے منسلک کیا جانا چاہئے۔ مضبوط نفاذ کی دفعات سپلائر کو معاہدے میں طے شدہ کارکردگی کے اقدامات کو مستقل طور پر پورا کرنے کی ترغیب دیں گی۔ 30باب.32   ملاحظہ کریں۔ اضافی رہنمائی اور مثالوں کے لئے VITA کے IT پروکیورمنٹ مینوئل اور پرفارمنس میٹرکس ٹول کے نفاذ کی دفعات اور تدارک کریں۔ نیز ، کارکردگی کے اقدامات کی تربیت کی ویڈیو دیکھیں۔

معاہدے کے علاج سپلائر کو مطلوبہ کارکردگی کے اقدامات کو پورا کرنے میں ناکام ہونے کے لئے ٹھوس انداز میں جوابدہ رکھنے کا ایک ذریعہ ہیں۔ وہ سپلائر کو معاہدے کے مطابق مطلوبہ کارکردگی کے اقدامات کو مستقل طور پر پورا کرنے یا اس سے تجاوز کرنے کی ترغیب دیتے ہیں۔ یہ تدابیر مالی جرمانے کی شکل میں ہوسکتی ہیں ، یا معاہدے کے اختیارات کا استعمال کرنا جیسے برطرفی یا کسی دوسرے سپلائر سے نظرانداز کی گئی خدمات حاصل کرنا۔ 30باب.32 ملاحظہ کریں۔ اضافی رہنمائی اور مثالوں کے لئے ہمارے آئی ٹی پروکیورمنٹ مینوئل اور پرفارمنس میٹرکس ٹول کے نفاذ کی دفعات اور تدارک کریں۔

VITA تجویز کرتا ہے کہ ایجنسیاں اپنی درخواستوں اور معاہدوں میں پروجیکٹ کے سنگ میل اور ڈیلیور ایبل ٹیبل شامل کریں۔ براہ کرم پروجیکٹ سنگ میل اور ڈیلیوریبل ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں اور ورڈ دستاویز میں موجود ہدایات پر عمل کریں۔