8.8 IT پروکیورمنٹ کا تجزیہ اور منصوبہ بندی کرنا
عام طور پر، ایجنسی کے کاروباری مالک (یعنی، پراجیکٹ مینیجر) اور تکنیکی مضامین کے ماہرین کی ایک ٹیم ضروریات کی تعریف تیار کرے گی، لیکن پروکیورمنٹ حکام اس بات کو یقینی بنانا چاہیں گے کہ ضروریات اچھی طرح سے منصوبہ بندی کی گئی ہیں اور دائرہ کار کے بیان اور کام کے بیان میں پروکیورمنٹ کی تفصیلات بیان کرنے کے لیے کافی ہیں (باب 12 ، IT پروکیورمنٹ کے لیے کام کے بیانات)۔ درخواست کا دائرہ کار اور/یا کام کا بیان ضروریات کی تعریف، تجزیہ اور منصوبہ بندی کے نتائج کی عکاسی کرے گا۔ ذیل میں ایک جدول ہے جو مختلف اعلیٰ سطحی سوالات پیش کرتا ہے جن پر پروجیکٹ ٹیم کو پروجیکٹ کی ضروریات کی شناخت اور منصوبہ بندی کرتے وقت غور کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔ نیچے دی گئی جدول ایک عام ٹول فراہم کرتی ہے۔ VITA کے ٹیکنالوجی پروگرام کی ہدایات کے مطابق مزید تفصیلی رہنمائی درج ذیل ویب سائٹ پر مل سکتی ہے: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-templates-tools/ ۔
|
1 |
پروجیکٹ کے بنیادی مقاصد/اہداف کیا ہیں؟ |
تمام تکنیکی، فنکشنل، کارکردگی، کارکردگی یا خدمت کی سطح کی توقعات، شیڈول، صارف اور صارف کے سامعین کے مقاصد سمیت خریداری کے اعلیٰ سطحی اہداف کا تعین کریں۔ خدمات، ہارڈ ویئر، سافٹ ویئر اور لائسنس کے تقاضے شامل کریں۔ اپنے شیڈول/بجٹ کو ایڈجسٹ کرنے کے لیے ماڈیولر یا مرحلہ وار پروجیکٹس پر غور کریں۔ نظام/پروجیکٹ کے طویل مدتی اہداف یا متوقع زندگی پر تبادلہ خیال کریں۔ |
|
2 |
پروجیکٹ کے ثانوی مقاصد/اہداف کیا ہیں؟ |
تکنیکی، فنکشنل، کارکردگی، کارکردگی یا خدمت کی سطح کی توقعات، شیڈول، صارف اور کسٹمر سامعین کے حصول کے عناصر کے لیے درمیانی اور نچلی سطح کے مقاصد کا تعین کریں۔ خدمات، ہارڈ ویئر، سافٹ ویئر اور لائسنس کے تقاضے شامل کریں۔ |
|
3 |
پروجیکٹ کو کم از کم کس DOE ضرورت ہے؟ |
اس پروکیورمنٹ میں تمام غیر ضروری عناصر کا جائزہ لینے میں ایمانداری سے کام لیں، ممکنہ طور پر سوالات 1 اور 2 کے نتائج کو ہٹا کر سوال 12 میں منتقل کریں۔ |
|
4 |
موجودہ ماحول کیا ہے؟ |
موجودہ تکنیکی اور صارف کے ماحول کی متنی اور گرافک وضاحتیں تیار کریں، بشمول عملہ، دیگر پروگرام، ایجنسیاں/اداروں اور متاثرہ خدمات۔ |
|
5 |
کیا انحصار موجود ہیں یا تیار ہو سکتے ہیں؟ |
دیگر اندرونی اور بیرونی نیٹ ورکس، سرورز، ایپلیکیشنز اور/یا سسٹمز، انٹرفیسز اور لیگیسی سسٹمز کی تفصیل فراہم کریں جو اس پروکیورمنٹ سے متاثر ہوں گے، بشمول دیگر ایجنسیاں/اینٹی/صارفین اور VITA پارٹنرشپ۔ |
|
6 |
کیا یہ خریداری ایجنسی کے مخصوص اور دولت مشترکہ کی حکمت عملی سے مطابقت رکھتی ہے؟ منصوبہ بندی؟ |
کسی بھی براہ راست یا ممکنہ تنازعات کی نشاندہی کریں جو یہ خریداری آپ کی اپنی ایجنسی یا کامن ویلتھ کی قلیل مدتی یا طویل مدتی انٹرپرائز حکمت عملیوں یا دیگر مقاصد کے ساتھ پیدا کر سکتی ہے۔ اس سوال میں مدد کے لیے اپنے موجودہ AITR سے رابطہ کریں۔ |
|
7 |
گھر میں کیا کیا جا سکتا ہے؟ |
سوالات 1 اور 2 کو دوبارہ دیکھیں اور موجودہ عملے یا کرداروں کو تفصیلی مقاصد سے ملا دیں۔ |
|
8 |
ایجنسی کو بیرونی ذرائع سے DOE حاصل کرنے کی ضرورت ہے؟ |
جوابات میں تمام ہارڈ ویئر، سافٹ ویئر (COTS اور/یا نئے تیار کردہ)، معاون خدمات، نفاذ، ڈیزائن، انٹرفیس کی ترقی، تربیت، دیکھ بھال وغیرہ شامل ہونے چاہئیں۔ موجودہ ریاست گیر معاہدوں کی تلاش یقینی بنائیں جو ان میں سے کچھ یا تمام ضروریات کو پورا کر سکتے ہیں: (https://vita.cobblestonesystems.com/public/)۔ |
|
9 |
بجٹ کیا ہے؟ |
منصوبے کے مخصوص اور متوقع بجٹ کے ذرائع اور وقت کی وضاحت کریں۔ سال سے باہر کی امداد اور دیکھ بھال اور کسی بھی مرحلہ وار خریداری کی سرگرمی، اور/یا وفاقی فنڈنگ کے لیے بجٹ کے ذرائع شامل کریں۔ |
|
10 |
اندرون خانہ تخمینہ کیا ہے؟ |
آپ کے تخمینے کی بنیاد کے طور پر استعمال کرنے کے لیے کام کی خرابی کا ڈھانچہ تیار کرنے کی سفارش کی جاتی ہے، کیونکہ یہ حصولی دستاویزات (یعنی درخواست اور معاہدہ) کی ضروریات اور/یا کام کے حصوں کے بیان میں فرق کر سکتا ہے۔ یہ نقطہ نظر اس بات کو یقینی بنانے میں بھی مدد کرتا ہے کہ منصوبے کے لائف سائیکل کی تمام تفصیلات پر غور کیا جائے اور تجویز کی تشخیص کے دوران جواز پیش کیا جا سکتا ہے۔ |
|
11 |
شیڈول کیا ہے؟ |
کسی بھی مشکل اور نرم پراجیکٹ کے شیڈول کی تاریخوں کی شناخت کریں—مجموعی طور پر اور سنگ میل کے واقعات کسی تکنیکی انحصار کے خدشات اور بجٹ کے اخراجات (اور سپلائر کی ادائیگی) کی منصوبہ بندی کے لیے استعمال کرنے کے لیے۔ |
|
12 |
ہم کیا خریدنا چھوڑ سکتے ہیں؟ |
سوال 3 سے جوابات یہاں منتقل کریں۔ اگر مناسب ہو تو اگلے مرحلے کے حصول کے لیے اختیاری خریداریوں کو شامل کریں، اور بجٹ کی رکاوٹوں کے لحاظ سے سال سے باہر کی ممکنہ مدد اور دیکھ بھال شامل کریں۔ |
|
13 |
ہمارے خطرات کیا ہیں؟ |
ذہن سازی کریں اور ان تمام خطرات کی نشاندہی کریں جو ممکنہ طور پر تکنیکی، فنکشنل اور کارکردگی کی ضروریات کو متاثر کر سکتے ہیں بشمول تنصیب، عمل درآمد، موجودہ یا متعلقہ ایپلی کیشنز/سسٹم/صارف کے ماحول، انٹرفیس کی ترقی، پیداوار، جانچ، رول آؤٹ؛ بجٹ اور مالی؛ شیڈول؛ لائسنسنگ پابندیاں، سپلائر کی میزبانی/کلاؤڈ سروسز وغیرہ۔ جب ممکن ہو تخفیف کی قراردادیں لاگو کریں جو آپ کی ایجنسی، سپلائر اور/یا دوسری فریق ثالث ایجنسیوں/ایجنٹس کو متاثر کر سکتی ہیں۔ |
|
14 |
کن وضاحتیں اور معیارات کا اطلاق ہونا چاہیے؟ |
ایک دستاویز بنائیں جس میں نام، نمبر، ورژن وغیرہ درج ہوں، اور اگر دستیاب ہو، تمام ایجنسیوں کے لیے مخصوص، کامن ویلتھ، VITA اور/یا فیڈرل کے لنکس فراہم کریں، اگر وفاقی گرانٹس لاگو ہوتی ہیں، وضاحتیں اور معیارات جو تمام حل، خدمات اور/یا خریدے جانے والے پروڈکٹس کے لیے مناسب معاہدے کی کارکردگی کے لیے درکار ہیں۔ |
|
15 |
کیا یہ کوڈ آف ورجینیا § 2.2- 4303.01 کے ذریعہ بیان کردہ ایک اعلی خطرہ والا معاہدہ ہے؟ |
2.2-4303.01 "زیادہ خطرے کے معاہدوں" کو ریاستی عوامی ادارے کے ساتھ سامان، خدمات، بیمہ، یا تعمیرات کی خریداری کے لیے کسی بھی عوامی معاہدے کے طور پر بیان کرتا ہے جس میں یا تو (i) معاہدے کی ابتدائی مدت کے دوران $10 ملین سے زائد لاگت یا (ii) معاہدے کی ابتدائی مدت کے دوران $5 ملین سے زیادہ لاگت متوقع ہے، اور کم از کم ایک معیار، بیمہ یا مندرجہ ذیل معیار پر پورا اترتا ہے۔ یعنی معاہدہ کا موضوع دو یا دو سے زیادہ ریاستی عوامی اداروں کے ذریعے حاصل کیا جا رہا ہے؛ (b) ابتدائی معاہدے کی متوقع مدت، تجدید کو چھوڑ کر، پانچ سال سے زیادہ ہے؛ یا (c) سامان، خدمات، انشورنس، یا تعمیرات کی خریداری کرنے والے ریاستی عوامی ادارے نے پچھلے پانچ سالوں میں اسی طرح کے سامان، خدمات، بیمہ، یا تعمیرات کی خریداری نہیں کی ہے۔ کوئی بھی IT درخواست یا معاہدہ جو "ہائی رسک کنٹریکٹ" کی تعریف پر پورا اترتا ہے اس کا VITA اور آفس آف اٹارنی جنرل کو جائزہ لینا چاہیے۔ اعلی خطرے والے معاہدوں کے پرائمری ایڈمنسٹریٹر کے طور پر نامزد ملازمین کو اعلی خطرے والے کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کے فرائض شروع کرنے سے پہلے بل کی ضروریات کے مطابق DGS اور VITA کے ذریعہ تشکیل کردہ موثر معاہدہ انتظامیہ پر ایک تربیتی پروگرام مکمل کرنا ہوگا۔ قانون کی کچھ دفعات نے ہائی رسک کنٹریکٹ ٹریننگ اور نظرثانی کے عمل کے نفاذ کے لیے موثر تاریخوں میں تاخیر کی ہے۔ |
|
16 |
کیا آپ نے اس بات کو یقینی بنایا ہے کہ آپ کی کارکردگی کی وضاحتیں الگ اور قابل پیمائش کارکردگی کے میٹرکس اور واضح نفاذ کی دفعات پر مشتمل ہیں؟ |
تمام پروکیورمنٹس جو "ہائی رسک" کی تعریف پر پورا اترتی ہیں جیسا کہ کوڈ آف ورجینیا کے سیکشن 2.2-4303.01 میں بیان کیا گیا ہے، ان میں کارکردگی کے واضح اور واضح اقدامات اور نفاذ کی دفعات شامل ہونی چاہئیں، بشمول غیر کارکردگی کی صورت میں علاج، تمام ہائی رسک IT درخواستوں اور IT سامان اور خدمات کے معاہدوں میں۔ VITAکا کنٹریکٹ رسک مینجمنٹ گروپ ہر ایک ہائی رسک IT درخواست اور معاہدے کا جائزہ لے گا اور درخواست کرنے والی ایجنسی سے مشورہ کرے گا کہ ہائی رسک IT درخواست اور/یا معاہدہ § 2.2-4303.01 کے مطابق ہونے کے لیے کیا اقدامات کرنے کی ضرورت ہے۔ مزید معلومات کے لیے، براہ کرم scminfo@vita.virginia.gov پر رابطہ کریں۔ |
تقاضوں کا تجزیہ کسی ایجنسی کے کاروبار یا تنظیمی تقاضوں سے شروع ہونا چاہیے اور ان تقاضوں کا ترجمہ درخواست میں شامل پروجیکٹ کی ضروریات میں ہونا چاہیے۔ اگر بیان کردہ تقاضوں کو پورا کرنا غیر معقول طور پر مہنگا ہو گا یا بہت زیادہ وقت لگے گا، تو SMEs، صارفین یا صارفین کے ساتھ بات چیت کے ذریعے ضروریات کو نیچے، کم دائرہ کار یا کم سائز میں طے کرنا پڑ سکتا ہے۔ ضروریات کے تجزیے کو منصوبے کے پورے دائرہ کار کا احاطہ کرنا چاہیے۔ یہ جامع اور مکمل ہونا چاہیے اور اس میں پروجیکٹ کے تمام اسٹیک ہولڈرز کے خیالات اور ضروریات پر غور کرنا چاہیے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔