8.9 IT کی ضروریات کو تیار کرنا
IT پروکیورمنٹ کی ضروریات کو عملے، آلات، ہارڈویئر، سافٹ ویئر، ایپلیکیشن/ڈیزائن سلوشنز، ہوسٹنگ/کلاؤڈ سروسز یا حل، ٹیلی کمیونیکیشن، سہولیات، دیگر وسائل، یا خدمات کی ضرورت یا طلب کے طور پر بیان کیا جاتا ہے۔ تقاضوں کی تعریف ایجنسی کے کاروباری مالک کے ذریعے کی جاتی ہے، اور کاروبار کے مالک اور ایجنسی کے تکنیکی مضامین کے ماہرین (SMEs) کی طرف سے وضاحت میں ترجمہ کیا جاتا ہے۔ ضروریات کی تعریف IT پروجیکٹ کا سب سے اہم حصہ ہے۔ تقاضوں کی غلط، غلط، یا ضرورت سے زیادہ تعریف کے نتیجے میں شیڈول میں تاخیر، وسائل ضائع ہونے، یا گاہک کی عدم اطمینان ہو سکتی ہے۔ درخواست کے لیے اچھے تقاضے تیار کرنے کے لیے، درج ذیل کو یاد رکھیں:
- ہمیشہ اچھی طرح سے جانچ پڑتال کریں کہ IT کاروبار کی خریداری کی ضرورت ہے۔
- منصوبے کے مقاصد اور دائرہ کار کا واضح بیان لکھیں۔
- خواہشات اور ضروریات کے درمیان فرق جانیں۔
- اگر کاروبار کے مالک اور تکنیکی SMEs سے مختلف ہو تو کاروباری مالک اور گاہک کے ساتھ تعامل کے ساتھ ضروریات کی تعریف کا جائزہ لیں۔
- ضروریات کا مکمل اور جامع تجزیہ کریں۔
- نتائج کو غیر مبہم طور پر کافی تفصیل سے دستاویز کریں۔
- ضروریات کی دستاویز کو ورژن کنٹرول میں رکھیں۔
ایک اچھی ضرورت ایسی چیز بیان کرتی ہے جو ضروری، قابل تصدیق اور قابل حصول ہو۔ قابل تصدیق ہونے کے لیے، ایک تقاضے میں قبولیت کا معیار ہونا چاہیے۔ قابل حصول ہونے کے لیے، ضرورت تکنیکی طور پر قابل عمل اور بجٹ، شیڈول اور دیگر رکاوٹوں کے اندر ہونی چاہیے۔ تحریری ضروریات میں سب سے عام مسائل میں شامل ہیں:
- غلط قیاس آرائیاں کرنا۔
- تقاضوں کے بجائے عمل درآمد (کچھ کرنے کا طریقہ) لکھنا (جو گاہک کو حتمی مصنوعات یا خدمت کے طور پر درکار ہے)۔
- صنعتی ٹیکنالوجی کی غلط اصطلاحات کا استعمال۔
- غائب، مبہم یا متضاد تقاضے۔
- موجودہ نظاموں کے لیے مستقبل کی ضروریات اور/یا انٹرفیس کی ضروریات کو نظر انداز کرنا۔
- حد سے زیادہ وضاحت کرنا۔
درخواست کے تقاضوں کی دستاویز کا جزو اس بات کا سرکاری بیان ہے کہ IT کی خریداری کے لیے کیا ضروری ہے۔ جہاں تک ممکن ہو، اسے یہ بتانا چاہیے کہ پروڈکٹ، حل یا سپلائر کو کیا کرنا چاہیے، بجائے اس کے کہ اسے کیسے کیا جائے۔ تقاضوں کی دستاویز میں ایک تعریف اور ضروریات کی تفصیلات دونوں شامل ہونی چاہئیں اور فنکشنل اور تکنیکی ڈیٹا دونوں کو شامل کرنا چاہیے۔ حصولی کے تقاضے درخواست اور معاہدے کے دائرہ کار اور کام کے بیان کی بنیاد بن جاتے ہیں (باب 12 کو دیکھیں)۔
ٹیکنالوجی کی خریداری کے تقاضوں کی چار بنیادی اقسام ہیں—لازمی، فعال، تکنیکی اور کام یا کارکردگی۔ یہ ایجنسی کے لیے مخصوص یا، جیسا کہ قابل اطلاق، کامن ویلتھ سیکیورٹی، انٹرپرائز آرکیٹیکچر، انفراسٹرکچر اور/یا اسٹریٹجک تقاضوں پر مبنی ہوسکتے ہیں۔ مندرجہ ذیل ذیلی حصے ان چار اقسام کی بحث فراہم کرتے ہیں۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔