8.1 انفارمیشن ٹیکنالوجی کی تفصیلات
انفارمیشن ٹکنالوجی (IT) تصریح ایک ٹیکنالوجی پروڈکٹ یا سروس کی تفصیل ہے جو ایک صارف خریدنا چاہتا ہے اور یہ اس بات کی بھی وضاحت ہے کہ ایک سپلائر کو ایوارڈ کے لیے غور کرنے کے لیے کیا پیشکش کرنے کے لیے تیار ہونا چاہیے۔ نردجیکرن مواد، پروڈکٹ، یا سروس کے لیے تکنیکی تقاضوں کی وضاحت کرتے ہیں اور اس بات کا تعین کرنے کے معیار کو شامل کرتے ہیں کہ آیا یہ ضروریات پوری ہوتی ہیں۔ ایک تصریح کارکردگی کے ان پیرامیٹرز کی وضاحت کر سکتی ہے جو ایک سپلائر کو پورا کرنا ہوتا ہے، یا یہ کام یا کام کے مکمل ڈیزائن کا انکشاف فراہم کر سکتا ہے۔
تصریحات یہ فیصلہ کرنے کی بنیاد فراہم کرتی ہیں کہ آیا فراہم کنندہ نے درخواست کی ضروریات کو پورا کیا ہے یا نہیں۔ ٹکنالوجی کی اچھی یا خدمت کی جو خریدی جا رہی ہے اس کا تعین کرے گا کہ وضاحتیں لمبی ہوں گی یا مختصر اور کون سا وضاحتی فارمیٹ استعمال کیا جانا چاہئے۔ زیادہ تر تصریحات میں تقاضوں اور کوالٹی اشورینس کی دفعات کی تفصیل ہوتی ہے اور یہ ضروری ٹیکنالوجی کی کم از کم تقاضوں کی پوری طرح وضاحت کرے گی۔
مطلوبہ IT سامان یا خدمات حاصل کرنے کا واحد طریقہ وضاحتیں ہیں۔ تصریحات ایک معاہدے کی دستاویز کا مرکز ہیں جو معاہدے کی کارکردگی میں مطلوبہ سامان یا خدمات فراہم کرنے والے کو کنٹرول کرے گی جیسا کہ تعمیل کا فیصلہ کرنے کی بنیاد بن جاتی ہے۔ اچھی وضاحتیں خواہشات کے برخلاف حقیقی، کم از کم تقاضوں کو پیش کرنے کے ذریعے مکمل اور غیر محدود مسابقت کو فروغ دیتی ہیں۔ تصریحات میں کوالٹی اشورینس کی دفعات بھی ہونی چاہئیں جو اس بات کا تعین کرنے کا ذریعہ فراہم کرتی ہیں کہ فراہم کنندہ نے معاہدہ کی ضروریات کو پورا کیا ہے۔ وضاحتیں واضح اور عین مطابق ہونی چاہئیں۔ اگر تقاضے مبہم ہیں یا تشریح کے لیے جگہ چھوڑ دیتے ہیں، تو سپلائی کرنے والے ایسی تشریحات کرنے کے حقدار ہیں جو ان کے اپنے فائدے کے لیے کام کریں۔ ایک اچھی تصریح ہونی چاہئے:
- کاروباری ضرورت پر مبنی ہو۔
- ڈیزائن کے بجائے کارکردگی پر زور دیں۔
- ایسی خصوصیات کی ضرورت نہیں جن کی مصنوعات یا حل کے مطلوبہ استعمال کے لیے ضرورت نہیں ہے۔
- مطلوبہ مصنوعات یا حل کی ضروری خصوصیات کی شناخت کریں۔
- کسی بولی دہندہ/پیشکش کرنے والے کے ذریعہ نہ لکھا جائے یا کسی ممکنہ بولی دہندہ/پیشکش کی مدد سے تیار نہ کیا جائے۔
- کمرشل، آف دی شیلف پروڈکٹس کا فائدہ اٹھائیں۔
- ایسی ضروریات سے گریز کریں جو کسی خاص وینڈر کے حق میں ہوں۔
- زیادہ سے زیادہ حد تک مقابلے کی اجازت دیں۔
- قابلیت کے بجائے مقداری بنیں۔
- قابل تصدیق ہونا۔
- معیار کو بڑھا چڑھا کر پیش نہ کریں، لیکن مطلوبہ کاروباری مقصد کے لیے کارکردگی کی توقعات اور ضروریات کو واضح طور پر بیان کریں۔
- "لازمی" یا "شال" جیسے الفاظ کے استعمال سے گریز کریں کیونکہ یہ مسابقت کو محدود کرتے ہیں اور اکثر نئے اور جدید حل والے سپلائر کو مسترد کرتے ہیں۔
وضاحتیں ہمیشہ واضح اور قابل فہم ہونی چاہئیں۔ انہیں مساوی معیار کی مصنوعات کے درمیان مسابقت کی اجازت دینی چاہیے۔ نردجیکرن میں خریداری کی کوالٹیٹو نوعیت کے حوالے سے ایک بیان شامل ہو سکتا ہے اور اس میں کم از کم ضروری خصوصیات اور معیارات کی نشاندہی کرنی چاہیے جن کے مطابق خریداری کو اس کے مطلوبہ استعمال کو پورا کرنا ہے۔ کارکردگی کی ضروریات یا وضاحتیں کی نشاندہی کی جانی چاہئے۔ نردجیکرن کنٹرول:
- مصنوعات کی کارکردگی کی سطح،
- مقابلے کی مقدار،
- کام کے لیے پروڈکٹ، حل یا سروس کی مناسبیت،
- ایوارڈ بنانے اور خریداری کے لیے بہترین قیمت کی بولی کا تعین کرنے میں تشخیص کا طریقہ استعمال کیا جاتا ہے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔