8.2 مؤثر IT وضاحتیں کی خصوصیات
مؤثر IT وضاحتیں مخصوص خصوصیات کے ساتھ لکھی جائیں گی جن میں شامل ہیں:
- سادہ: غیر ضروری تفصیل سے گریز کریں، لیکن اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کافی حد تک مکمل رہیں کہ تقاضے ان کے مطلوبہ مقصد کو پورا کریں۔
- صاف کریں: ایسی اصطلاحات استعمال کریں جو ایجنسی اور سپلائرز کے لیے قابل فہم ہوں۔ جب بھی ممکن ہو قانونی قسم کی زبان اور جرگون سے پرہیز کریں۔ ان اصطلاحات کی تعریفیں شامل کریں جہاں متضاد تشریحات کو کم کرنے اور کامن ویلتھ اور/یا ایجنسی کے لیے مخصوص ٹیکنالوجی کی شرائط اور تعریفوں کے ساتھ ہم آہنگ کرنے کی ضرورت ہو۔
- معلوماتی: IT حل کے لیے ایجنسی کی مطلوبہ حالت کی وضاحت کریں، جس میں استعمال اور سامعین اور کسی تکنیکی/فعال ضرورتوں/پابندیوں، ورک فلو یا ڈیٹا کے بہاؤ، دیگر ایپلیکیشنز/سسٹمز کے ساتھ انٹرفیس اور لیگیسی سسٹمز، پلیٹ فارمز، آپریٹنگ سسٹمز کے لیے فن تعمیر شامل ہیں جن کا کامن ویلتھ یا ایجنسی کی مجموعی IT حکمت عملی کے مطابق ہونا چاہیے۔
- درست: صنعت کے معیارات کے ساتھ ہم آہنگ پیمائش یا کارکردگی کی اکائیوں کا استعمال کریں۔ تمام مقدار اور پیکنگ، ترسیل اور قبولیت کی ضروریات کو واضح طور پر شناخت کیا جانا چاہیے۔ ضرورت کے مطابق تمام مطلوبہ ریاست، وفاقی اور/یا قومی تکنیکی، پیشہ ورانہ، صنعتی معیارات، وضاحتیں اور سرٹیفیکیشن شامل کریں۔
- لچکدار: غیر لچکدار تصریحات سے پرہیز کریں جو ایسی تجویز کی قبولیت کو روکتی ہیں جو کم ڈالر میں زیادہ کارکردگی پیش کر سکتی ہے۔ اگر وہ مطلوبہ مقصد کو پورا کریں تو تخمینی اقدار جیسے کہ طول و عرض، وزن، رفتار وغیرہ (جب بھی ممکن ہو) استعمال کریں۔ اگر تخمینی جہتیں استعمال کی جاتی ہیں، تو یہ انگوٹھے کے 10% اصول کے اندر ہونا چاہیے جب تک کہ درخواست کی دستاویز میں دوسری صورت میں بیان نہ کیا گیا ہو۔
تمام سپلائرز کے درمیان منصفانہ اور کھلے مسابقت کو فروغ دینے اور پیشکش کنندگان کو تخلیقی اور اختراعی تجاویز تیار کرنے کی ترغیب دینے کے لیے، تصریحات کو جتنا ممکن ہو عام طور پر لکھا جانا چاہیے۔ IT کاروبار کے مالکان اور ایجنسیوں کو پابندی والی تقاضے/تفصیلات لکھنے سے گریز کرنا چاہیے بذریعہ:
- بشمول IT پروڈکٹ، سروس یا حل کی صرف ضروری ضروریات۔
- محدود یا غیر عملی تقاضوں سے بچنا جیسے کہ غیر ضروری یا متروک۔
- پروڈکٹ کی ترسیل یا پراجیکٹ کے شیڈول کی ضروریات کو احتیاط سے چیک کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ سپلائر کی طرف سے آرڈر کی وصولی سے لے کر تکمیل تک کا وقت بہت زیادہ محدود یا محدود نہیں ہے۔
- جہاں ممکن ہو معیاری، تجارتی طور پر دستیاب مصنوعات، حل یا خدمات تجویز کرنے کے لیے سپلائرز کو فروغ دینے اور ان کی حوصلہ افزائی کے لیے تقاضوں کی وضاحت کرنا۔
- کسی خاص برانڈ کا نام، پروڈکٹ یا خصوصیت کی وضاحت نہ کرنا جو ایک صنعت کار کے لیے مخصوص ہو، سوائے حوالہ کے مقاصد کے۔
- وقت سے پہلے تفصیلی ڈیزائن کے حل کا حکم نہ دینا۔
- سپلائرز کو ٹیکنالوجی کی ضرورت کا جائزہ لینے، ضروریات پر غور کرنے، اور تجویز تیار کرنے اور جمع کرانے کے لیے کافی وقت دینا۔
تصریحات کی تیاری میں سب سے پہلے غور و فکر میں سے ایک یہ طے کرنا چاہیے کہ کس قسم کی تصریحات مطلوبہ ٹیکنالوجی کی بہترین وضاحت کریں گی۔ مخصوص قسم کی وضاحتیں ہیں: معیاری، ڈیزائن، کارکردگی، یا برانڈ۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔