باب 34 - IT معاہدہ انتظامیہ

34.2۔ 9 ایجنسی کی ذمہ داریوں کی نگرانی کریں۔

کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو معاہدے کا بغور جائزہ لینا چاہیے اور ایک فہرست اور شیڈول بنانا چاہیے جس میں معاہدے کے تحت ایجنسی کی تمام ذمہ داریاں شامل ہوں۔ IT کامیاب معاہدے نہ صرف سپلائر کی کارکردگی پر منحصر ہوتے ہیں، بلکہ اپنے معاہدے کے وعدوں کو پورا کرنے اور سپلائر کو انجام دینے کے قابل بنانے یا روکنے میں ایجنسی کی کارکردگی پر بھی منحصر ہوتے ہیں۔ ایجنسی کی عدم کارکردگی یا رکاوٹ والی کارکردگی معاہدے/پروجیکٹ کو تاخیری شیڈول اور بڑھتے ہوئے اخراجات کے خطرے میں ڈال سکتی ہے یا معاہدے کے تنازعہ کے لیے دولت مشترکہ کو خطرے کی دعوت دے سکتی ہے۔ IT معاہدوں کے لیے درج ذیل میں سے کسی ایک اور مزید کی ضرورت ہو سکتی ہے:

• ایجنسی اور دولت مشترکہ کے دیگر صارفین کو سافٹ ویئر لائسنس تک رسائی/استعمال کے حقوق اور حدود کے بارے میں مطلع کرنا اور کنٹریکٹ فائل کے لیے صارف کا دستخط شدہ اعتراف حاصل کرنا۔
• دولت مشترکہ کے صارفین اور فریق ثالث کے نمائندوں کو رازداری کی تمام پابندیوں کے بارے میں مطلع کرنا اور کنٹریکٹ فائل کے لیے دستخط شدہ رازداری یا عدم انکشاف کے بیانات حاصل کرنا۔
• اس بات کو یقینی بنانا کہ ایجنسی کسی بھی معاہدے کی ذمہ داری کو پورا کرتی ہے جس میں درج ذیل یا اس سے ملتی جلتی ضرورت شامل ہے: "ہر کیلنڈر سہ ماہی کے اختتام کے تیس (30) دنوں کے اندر، ایجنسی کو فراہم کنندہ کو سہ ماہی کے دوران تعینات کردہ سافٹ ویئر کی اضافی کاپیوں کی خالص تعداد کی رپورٹ فراہم کرنی چاہیے۔" (معاہدے میں "ری پروڈکشن رائٹس" کی شق سے، اگر شامل ہو۔)
• کسی بھی ٹیسٹنگ، IV&V سرگرمیوں، سپلائر کے مظاہروں، اور/یا تربیتی سیشنز کو ایک مخصوص ٹائم فریم کے اندر، ایک مخصوص ٹیکنالوجی ماحول یا وسائل کے ساتھ جو پہلے سے استعمال کے لیے تیار ہیں، کو فعال یا سہولت فراہم کرنا۔
• سپلائر کی طرف سے کسی بھی سافٹ ویئر یا حل کی ضروریات کی تعریف، ڈیزائن، انٹرفیس، جانچ یا عمل درآمد کی کوششوں کو فعال کرنے کے لیے ایک مخصوص ٹائم فریم کے اندر سپلائر کو مخصوص ڈیٹا، معلومات، آلات یا سہولیات فراہم کرنا۔
• کسی بھی ڈیلیوریبل اور ٹیسٹنگ کے جائزے اور قبولیت کے لیے ٹائم فریم کی وضاحت کرنا۔
• مخصوص رپورٹس، تکنیکی ڈیٹا، وضاحتیں، معیارات، سافٹ ویئر کنفیگریشن/آرکیٹیکچر، میراث/انٹرفیس کوڈ یا تبدیل کیے جانے والے ڈیٹا کی تیاری اور فراہم کرنا (بشمول اس طرح کے ڈیٹا کی حالت)۔
• معاہدے کے شیڈول کے مطابق کسی بھی اہم پروجیکٹ کے جائزوں یا معاہدے سے متعلق دیگر میٹنگوں کے لیے کسی بھی IV&V، اسٹیئرنگ کمیٹی یا دوسرے مدعو کی حاضری کا اہتمام کرنا۔
• فراہم کنندہ کی کارکردگی کے لیے درکار انفراسٹرکچر کی تیاری یا انضمام کی کوششوں کے لیے VITA-NG پارٹنرشپ سروس مینجمنٹ آفس، VITA پروجیکٹ مینجمنٹ ڈویژن یا VITA سیکیورٹی ماہرین کے ساتھ تعامل۔
• ایک مقررہ مدت کے اندر سپلائر کو فراہم کنندہ کی کارکردگی (پروڈکٹ، سروس، حل) سے متعلق عدم موافقت یا غلطی کی کوئی اطلاع فراہم کرنا۔
• ایک مقررہ مدت کے اندر کسی بھی معاہدے کے مطابق مطلوبہ تکنیکی یا انتظامی اطلاع کی ذمہ داری فراہم کرنا۔
• کسی بھی قانونی، اسٹیئرنگ کمیٹی، CIO یا دیگر VITA پالیسی کی سہولت کے لیے منظوری، چھوٹ یا مستثنیات درکار ہیں  
• اس بات کو یقینی بنانا کہ پراجیکٹ، تکنیکی اور ایجنسی کے دیگر اسٹیک ہولڈرز براہ راست یا بالواسطہ طور پر معاہدے میں ترمیم کیے بغیر سپلائر کی کارکردگی کی ذمہ داریوں میں تبدیلی، اضافہ یا کمی (یعنی دائرہ کار میں کمی) نہ کریں۔
• قانونی مدت کے اندر سپلائر انوائس پر کارروائی، منظوری اور ادائیگی۔