34.2 معاہدے کی تعمیل کی نگرانی کریں۔
34.2۔ 8 انوائسنگ اور ادائیگی کی نگرانی کریں۔
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن فنکشن کو ایجنسی کے ادائیگی کے دفتر کو بھیجنے سے پہلے کاروباری مالک/پروجیکٹ مینیجر کے ساتھ منظوری کے چکر کے ذریعے سپلائر انوائس پر کارروائی کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ تاہم، کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو پہلے تصدیق کرنی چاہیے کہ رسیدیں:
- معاہدے میں بیان کردہ تمام تفصیلات اور معلومات شامل کریں،
- معاہدے کی قیمتوں کے شیڈول کے مطابق قیمتیں شامل کریں،
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ ایجنسی سے کوئی ٹیکس وصول نہیں کیا جاتا ہے اور سپلائر کو چھوٹ کی کوئی دستاویز فراہم کرتے ہیں۔
- کسی بھی کارکردگی کے جرمانے / ترغیبی ایڈجسٹمنٹ کی عکاسی کریں،
- سفری اخراجات شامل کریں جو مجاز ہیں اور اس وقت کی موجودہ فی ڈیم رقم کے مطابق جیسا کہ ورجینیا ڈیپارٹمنٹ آف اکاؤنٹس کے ذریعہ شائع کیا گیا ہے،
- معاہدے میں مطلوبہ دستخط کنندہ یا سرٹیفیکیشنز شامل کریں،
- کسی بھی مطلوبہ اضافی رپورٹنگ کو شامل کریں (یعنی، ماہانہ استعمال، ماہانہ سروس کی سطح کی کارکردگی کے اعدادوشمار)
- منظوری اور ادائیگی کے لیے جمع کرانے سے پہلے سپلائر کے ذریعے درست، مکمل اور درست کیے گئے ہیں۔
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو یہ بھی مانیٹر کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے کہ سپلائر کو ادائیگیاں قانونی ضوابط § 2.2-4350 یا § 2.2-4352 کوڈ آف ورجینیا کے مطابق کی جاتی ہیں، جیسا کہ قابل اطلاق ہے، اور ادائیگیوں سے متعلق کسی بھی سپلائر کے دعووں کو حل کرنے میں مدد کرنے کے لیے۔
معاہدے کے تنازعہ سے پیدا ہونے والے کسی بھی دعوے پر ورجینیا کے ضابطہ کے § 2.2-4363 کے مطابق کارروائی کی جانی چاہیے۔ ذیلی سیکشن 34 سے رجوع کریں۔4۔ 7 ذیل میں فراہم کنندہ کو حتمی ادائیگیوں پر خصوصی بحث کے لیے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔