34.2 معاہدے کی تعمیل کی نگرانی کریں۔
34.2۔ 6 سپلائر کی وارنٹی کی نگرانی کریں۔
سپلائر وارنٹی میں ایک محدود وارنٹی اور عام وارنٹی دونوں شامل ہو سکتی ہیں۔ چونکہ کسی پروڈکٹ (ہارڈ ویئر یا سافٹ ویئر) کے لیے محدود وارنٹی، خدمات یا حل عام طور پر ایک مقررہ مدت (30, 60, 90 دن یا یہاں تک کہ ایک سال تک پر محیط ہوتا ہے)، کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو صرف یہ جاننے کی ضرورت ہوگی کہ وارنٹی کی مدت کب ختم ہوتی ہے اور دیکھ بھال یا معاونت کی مدت کب شروع ہوتی ہے۔ یہ تاریخ کسی بھی پراجیکٹ شیڈول یا کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن شیڈول میں بطور گدگدی شامل ہونی چاہیے۔ معاہدے کی قیمتوں کے شیڈول میں دیکھ بھال یا مدد کے پہلے سال کے لیے پیشگی ادائیگی شامل ہو سکتی ہے، یا معاہدہ اس بات کی نشاندہی کر سکتا ہے کہ سپلائر کو وارنٹی مدت کے اختتام سے پہلے مقررہ دنوں کے اندر ایجنسی کو مطلع کرنے کی ضرورت ہے تاکہ ایجنسی کے پاس پرچیز آرڈر (PO) جاری کرنے کے لیے کافی وقت ہو۔ VITA معاہدے کے سانچوں میں یہ بیان شامل ہے: "وارنٹی کی مدت ختم ہونے سے ساٹھ (60) دن پہلے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ سپلائر نے ایجنسی کو تحریری طور پر ایسی میعاد ختم ہونے کی اطلاع دی ہے۔"
کسی بھی طرح سے، کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن کو یقینی بنانا چاہیے کہ محدود وارنٹی کوریج اور کسی بھی مطلوبہ دیکھ بھال یا معاون کوریج کے درمیان کوئی وقفہ نہ ہو اور ضروری کارروائیوں کو، جیسا کہ ضرورت ہو، کاروباری مالک/پروجیکٹ مینیجر کے ساتھ مربوط کرنا چاہیے۔ غیر معمولی معاملات میں (مثال کے طور پر، ایک ہارڈ ویئر یا COTS آئٹم کی ایک بار خریداری)، فالو آن مینٹیننس یا سپورٹ کی ضرورت نہیں ہو سکتی ہے۔ زیادہ تر دیگر IT پروکیورمنٹس کے لیے، ایجنسی یا کامن ویلتھ کو فالو آن مینٹیننس یا سپورٹ کوریج نہ ہونے کا خطرہ لاحق ہو سکتا ہے اور اس نے معاہدے میں ایک شرط شامل کی ہے۔
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن کو کنٹریکٹ کا جائزہ لینا چاہیے تاکہ یہ تعین کیا جا سکے کہ کن عام وارنٹیوں کی نگرانی کی ضرورت ہو سکتی ہے۔ مثال کے طور پر، "سپلائر ایجنسی کو مطلع کرے گا اگر حل میں کوئی اوپن سورس کوڈ ہے اور مخصوص اوپن سورس لائسنس کی نشاندہی کرے گا جو اوپن سورس کوڈ پر منحصر کسی بھی ایمبیڈڈ کوڈ پر لاگو ہوتا ہے، جو اس معاہدے کے تحت فراہم کنندہ کے ذریعہ فراہم کیا گیا ہے۔" پروجیکٹ کی نازکیت پر منحصر ہے، کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر اس بات کی تصدیق کے لیے سپلائر سے سالانہ تحریری اعتراف کی درخواست کر سکتا ہے کہ، "معاہدہ نمبر ___ میں کسی بھی عام وارنٹی کے لیے (تاریخ) سے (تاریخ) تک کوئی اطلاع درکار نہیں ہے۔ سپلائر کنٹریکٹ کی عمومی وارنٹی کی ضروریات سے باخبر رہتا ہے اور اسی کے مطابق (ایجنسی کا نام) مطلع کرے گا۔"
ایسے مواقع ہو سکتے ہیں جہاں کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو کنٹریکٹ کے کاروباری مالک/پروجیکٹ مینیجر کی جانب سے وارنٹی بڑھانے کی کارروائیوں میں سہولت اور ہم آہنگی کی ضرورت ہو گی۔ فراہم کنندہ کے بڑھنے کے عمل کو معاہدے میں بیان کیا جانا چاہیے۔ منتظم کو معاہدے کی فائل کے لیے کاغذ اور مواصلات کے بہاؤ کو مکمل طور پر اور درست طریقے سے دستاویز اور ٹریک کرنا چاہیے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔