34.2 معاہدے کی تعمیل کی نگرانی کریں۔
34.2۔ 5 سپلائر کی کارکردگی کی نگرانی کریں۔
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو سپلائر کی کارکردگی کے تمام تقاضوں کے لیے معاہدے کا بغور جائزہ لینا چاہیے۔ جن میں سے کچھ واضح طور پر بیان کیے گئے ہیں اور دیگر جو بالواسطہ طور پر شامل ہو سکتے ہیں۔ یہ تجویز کیا جاتا ہے کہ کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر ایک پرفارمنس چیک لسٹ اور کیلنڈر تیار کرے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ کارکردگی کے تمام تقاضے طے شدہ نگرانی کے لیے سامنے آئے ہیں۔
معاہدہ ایک واضح طور پر بیان کردہ سروس لیول ایگریمنٹ (SLA) یا ڈیلیوری ایبلز کے لیے قبولیت کے معیار کی وضاحت کر سکتا ہے جو سپلائر کی تکنیکی کارکردگی کے لیے توقعات کو بیان کرتا ہے۔ معاہدے میں یہ بھی ضروری ہو سکتا ہے کہ بالواسطہ فراہم کنندہ کی کارکردگی کی ضروریات کی نگرانی کی جائے - بار بار چلنے والی تکنیکی، حیثیت اور/یا انتظامی رپورٹس جمع کرانا (سب سیکشن 34 دیکھیں۔ 2۔ 2)؛ تعمیل اور لائسنسنگ سرٹیفیکیشن (سب سیکشن 34.2 دیکھیں۔ 2)؛ اہم اہلکار، اور کاروبار یا پراجیکٹ مینجمنٹ کی ذمہ داریاں۔
- تکنیکی کارکردگی-یہ کہنے کی ضرورت نہیں کہ تکنیکی کارکردگی کے مقاصد اور تقاضوں میں بہت سی تبدیلیاں ہیں جو ایک معاہدے میں ہوسکتی ہیں۔ کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو یہ ضرور جاننا چاہیے کہ یہ کیا ہیں اور کون سے کارکردگی کے ڈیٹا کیپچر، پیمائش اور رپورٹنگ کے تقاضے موجود ہیں تاکہ سپلائر یا پروڈکٹ کی کارکردگی کی نگرانی کی جا سکے اور اس بات کا تعین کیا جا سکے کہ کارکردگی کے نتائج کنٹریکٹ کی انتظامیہ کے دیگر شعبوں بشمول سپلائر کی ادائیگیوں پر کیسے اثر انداز ہو سکتے ہیں۔ کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر اور کنٹریکٹ کے دیگر اسٹیک ہولڈرز کے درمیان قریبی ٹیم ورک اس بات کو یقینی بنائے گا کہ کارکردگی کے تمام مطلوبہ نتائج حاصل کیے گئے ہیں، رپورٹ کیے گئے ہیں اور کسی سپلائر یا پروڈکٹ کی تکنیکی کارکردگی کی نگرانی میں استعمال کیے گئے ہیں۔ یہاں اس کی مثالیں ہیں کہ کس طرح سپلائر یا پروڈکٹ کی تکنیکی کارکردگی کو پکڑا اور مانیٹر کیا جا سکتا ہے۔
- سروس لیول کے معاہدوں میں اکثر یہ تقاضا کیا جاتا ہے کہ سپلائر ماہانہ کارکردگی کی رپورٹس فراہم کرے جو اس بات کی نشاندہی کرتی ہے کہ وہ کارکردگی کے تقاضوں کو کتنی اچھی طرح سے پورا کرتے ہیں تاکہ متعلقہ ماہانہ رسیدیں کسی بھی غیر کارکردگی کے جرمانے/ ترغیبات کی عکاسی کرتی ہوں (عام طور پر خدمت کی سطح کے حصول یا عدم مطابقت کے فیصد سے منسلک)۔ اس طرح کی کارکردگی کے پیرامیٹرز کو منسلک کیا جا سکتا ہے، مثال کے طور پر، کسی سسٹم یا ویب ہوسٹڈ ایپلیکیشن کے "اپ ٹائم" اور "ڈاؤن ٹائم" سے یا خریدی ہوئی سروس کے لیے "ریسپانس ٹائم" اور "ریمیڈی ٹائم" سے۔
- قبولیت کے معیار کی ضرورت ہو سکتی ہے، مثال کے طور پر، کہ کسی سسٹم کے بیک وقت استعمال کرنے والے 100 سسٹم کی کارکردگی کو کم نہیں کریں گے یا صارف کو کسی مخصوص الیکٹرانک "ٹرانزیکشن" یا "فنکشن" کو مکمل کرنے میں مطلوبہ زیادہ سے زیادہ وقت کو متاثر نہیں کریں گے۔ اگر سسٹم کا بلٹ ان سیلف مانیٹرنگ ڈیزائن انحطاط یا غلطی کو پکڑتا ہے تو ایجنسی کے سسٹم ایڈمنسٹریٹر کے ذریعہ رپورٹس تیار کی جاسکتی ہیں اور کنٹریکٹ اسٹیک ہولڈرز کو رپورٹ کی جاسکتی ہیں۔
- نظام الاوقات اور بجٹ-نظام الاوقات اور بجٹ دو خطرے کے لیے اہم کارکردگی کے شعبے ہیں جو غیر IT کے ساتھ ساتھ IT معاہدوں کے لیے مشترکہ ہیں۔ شیڈول اور بجٹ کی کارکردگی ایجنسی کے فنڈنگ کے ذرائع- دولت مشترکہ اور/یا وفاقی گرانٹ- اور منحصر منصوبہ بند یا موجودہ ٹیکنالوجی کے منصوبوں کے ساتھ ساتھ سپلائر کی مالی حالت پر شدید اثر ڈالنے کی صلاحیت رکھتی ہے۔
یہاں ایک فرضی مثال ہے: ایک اہم واقعہ سے باخبر رہنے والے نظام کے متبادل کو تیار کرنے اور لاگو کرنے کا معاہدہ جو متعدد ریاستی ڈیٹا بیسز اور ایک وفاقی ڈیٹا بیس سے لنک کرتا ہے ایک کامن ویلتھ ایجنسی کی طرف سے جنوری 1 ، 2008 کو دیا گیا تھا۔ موجودہ 10سال پرانے سسٹم کا ایپلیکیشن سافٹ ویئر جون 30 ، 2009 کے بعد مزید قابل عمل یا فعال نہیں ہوگا۔ معاہدے میں ایک اہم پروجیکٹ سنگ میل شامل ہے جو فروری 1 ، 2009 کو مکمل ہونے والی 60دن کی قبولیت کی جانچ کے لیے ڈیلیور کیا جا سکتا ہے۔ کل معاہدہ طے شدہ قیمت $3 ملین ڈالر ہے- آدھا جنرل فنڈز سے اور نصف وفاقی مماثل گرانٹ سے۔ قبولیت کی جانچ کے تیس دن بعد ایک بڑی غلطی ہوتی ہے جسے سپلائر ایک اہم انٹرفیس کو دوبارہ ڈیزائن کیے بغیر ٹھیک نہیں کر سکتا۔ پروجیکٹ میں اس وقت تک، عبوری سنگ میل کی تکمیل سے شروع ہونے والی ادائیگیوں کی وجہ سے، پراجیکٹ کے بجٹ کا $2.5 ملین سپلائر کو ادا کر دیا گیا ہے۔ پرانے سسٹم کے ختم ہونے سے پہلے صرف 6 مہینے اور صرف $500,000.00 فنڈز باقی رہ گئے ہیں-"ہیوسٹن، ہمیں ایک مسئلہ ہے۔"
آپ دیکھ سکتے ہیں کہ بجٹ اور شیڈول کی کارکردگی کس طرح فوری اور توسیعی اسٹیک ہولڈرز پر اثر انداز ہونے کی صلاحیت رکھتی ہے۔ ہم کبھی نہیں جان پائیں گے کہ یہ پروجیکٹ کیسے نکلا اور کس کو سب سے زیادہ اثر پڑا، لیکن امکان سے زیادہ یہ قانونی چارہ جوئی میں ختم ہوا۔
خریداری کے سائز اور پیچیدگی اور مطلوبہ پراجیکٹ مینجمنٹ کی سطح پر منحصر ہے، نگرانی کے شیڈول اور بجٹ کی کارکردگی کے شعبے کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر، کاروبار کے مالک/پروجیکٹ مینیجر یا کنٹریکٹ مینیجر کو تفویض کیے جا سکتے ہیں۔ اگر کنٹریکٹ کو CIO کی منظوری درکار ہے، تو VITA کے پروجیکٹ مینجمنٹ ڈویژن کے پاس ProSight اور دوسرے ٹولز ہیں جنہیں کنٹریکٹ کا پروجیکٹ مینیجر ممکنہ طور پر ان دو کارکردگی والے شعبوں پر کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن کے کام انجام دینے میں استعمال کرے گا۔ تاہم، کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو ان کارکردگی کے شعبوں کے ارد گرد مواصلات، مسائل اور حل کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہوگی اور کسی بھی متعلقہ حقائق کی تلاش، مواصلات، ترمیم، تنازعات یا دعووں میں شامل ہونا پڑے گا۔
- کلیدی پرسنل-اکثر IT معاہدے میں اس سے ملتی جلتی ایک کلیدی پرسنل اصطلاح شامل ہوتی ہے: "کام کا بیان سپلائر کے بعض اہلکاروں کو کلیدی عملے یا پروجیکٹ مینیجر کے طور پر نامزد کر سکتا ہے۔ کلیدی عملے اور پروجیکٹ مینیجرز کے حوالے سے سپلائر کی ذمہ داریوں کو کام کے قابل اطلاق بیان میں بیان کیا جائے گا۔ اس طرح کی ذمہ داریوں کے مطابق انجام دینے میں سپلائر کی ناکامی کو اس معاہدے یا کام کے قابل اطلاق بیان کا ڈیفالٹ سمجھا جا سکتا ہے۔" مزید برآں، اگر سپلائر کلیدی اہلکاروں یا نامزد افراد کو تبدیل کرنا چاہتا ہے تو معاہدے کے لیے ایجنسی کی تحریری منظوری درکار ہو سکتی ہے۔ یہ ضروری ہے کہ کنٹریکٹ کوآرڈینیٹر کاروبار کے مالک/پروجیکٹ مینیجر کے ساتھ مل کر کام کرے تاکہ معاہدے میں جو بھی شرائط ہوں ان کی نگرانی اور ان کو نافذ کیا جا سکے۔
- پراجیکٹ/کاروباری عمل کا انتظام- کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو پروجیکٹ/کاروباری عمل کے انتظام سے متعلق کسی بھی کارکردگی کی ذمہ داریوں کے لیے معاہدے اور نمائش کو تلاش کرنا چاہیے۔ ان میں متعلقہ ڈیلیوری ایبل شامل ہو سکتے ہیں۔ یعنی پراجیکٹ پلانز، کوالٹی اشورینس پلانز/رپورٹنگ، پراجیکٹ اسٹیٹس رپورٹس، کٹ اوور پلانز یا مخصوص پراجیکٹ مینجمنٹ اور آپریشنل پروسیسز جن کی پیروی کرنے اور/یا توثیق کرنے کے لیے سپلائر پابند ہے یا تو ڈیلیوری ایبل فراہم کر کے یا صرف کاروبار کے آپریشن کے ذریعے (یعنی پراجیکٹ پلاننگ کی نگرانی کے لیے معیارات IEEE 1220 اور ISO 1006 کا استعمال کرتے ہوئے وغیرہ)۔
فراہم کنندہ کی معاہدہ کی کارکردگی کو کارکردگی کے تمام عناصر اور معاہدے میں قائم کردہ معیارات سے ناپا جانا چاہیے۔ اگرچہ سپلائر کی کارکردگی کے اعداد و شمار کی رپورٹنگ، جمع، نگرانی اور تشخیص دوسرے کنٹریکٹ اسٹیک ہولڈرز کی اجتماعی کوشش ہو سکتی ہے، کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن فنکشن کو کارکردگی کے تمام اعداد و شمار کے ذخیرہ کے طور پر کام کرنا چاہیے اور اس بات کو یقینی بنانے کے لیے نگران کے طور پر کام کرنا چاہیے کہ معاہدے کی کارکردگی کی ضروریات کی نگرانی کی جائے اور رپورٹ کی جائے۔
اگر کسی سپلائر کی کارکردگی غیر تسلی بخش ہے، تو کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر اور کنٹریکٹ کے دیگر اسٹیک ہولڈرز کو معاون ثبوت کے ساتھ، ان کی غیر تسلی بخش یا غیر موافق کارکردگی کی شکایت درج کرنی چاہیے۔ تمام VITA کے جاری کردہ یا VITA کے ذریعے تفویض کردہ IT معاہدوں کے لیے، scminfo@vita.virginia.gov پر رابطہ کریں۔ تمام نان VITA جاری کردہ یا ایجنسی کے غیر تفویض کردہ IT معاہدوں کے لیے، DPS کنٹریکٹ کمپلائنس سے رابطہ کریں۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔