34.2 معاہدے کی تعمیل کی نگرانی کریں۔
34.2۔ 4 ڈیلیوری ایبل اور قبولیت کی نگرانی کریں۔
پروجیکٹ کی پیچیدگی اور قیمت پر منحصر ہے، ایجنسی کا کاروباری مالک/پروجیکٹ مینیجر اس سرگرمی کو سنبھال سکتا ہے، صرف کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر سے مدد کی درخواست کرسکتا ہے یا کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر سے اس سرگرمی کو مکمل طور پر سنبھالنے کی درخواست کرسکتا ہے۔ اگر معاہدہ، کام کا بیان یا پروجیکٹ سنگ میل پلان DOE تمام ڈیلیوری ایبلز کی واضح فہرست، ان کی مقررہ تاریخیں اور جمع کرانے کے تقاضے شامل نہیں ہیں، تو کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو تاریخوں کے ساتھ ایک ماسٹر لسٹ تیار کرنی چاہیے اور سپلائی کرنے والے کی بروقت ڈیلیوری ایبلز کی کارکردگی کی نگرانی کے لیے ایک کیلنڈر بنانا چاہیے۔
معاہدہ یہ فراہم کر سکتا ہے کہ ایجنسی کے پاس ڈیلیوری ایبلز کو قبول کرنے کے لیے مخصوص دن ہیں یا انہیں قبول سمجھا جائے گا، جو پروجیکٹ یا ایجنسی کو نقصان پہنچا سکتا ہے۔ لہذا، یہ ضروری ہے کہ کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر ایجنسی کی کارکردگی کے ساتھ ساتھ سپلائر کی بھی نگرانی کرے۔
اگر معاہدے کے لیے ہر ڈیلیوری ایبل کے ساتھ ایک ٹرانسمیٹل لیٹر کی ضرورت ہوتی ہے یا ایجنسی سے ہر ڈیلیوری ایبل کے لیے سپلائر کو تحریری قبولیت فراہم کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، تو ان دستاویزات کو کنٹریکٹ فائل میں کاپی کیا جانا چاہیے، چاہے ای اسٹوریج کے لیے ہو یا ہارڈ کاپی اسٹوریج کے لیے۔ ایجنسی کے وصول کنندگان اور ہر ڈیلیوری ایبل کے لیے ڈیلیوری لوکیشن - خواہ وہ پروڈکٹ (ہارڈ ویئر یا سافٹ ویئر)، الیکٹرانک، پیپر یا سروس ہو - معاہدہ میں بیان کیا جانا چاہیے، لیکن اگر نہیں، تو کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر یقینی طور پر اس بات کو یقینی بنانا چاہے گا کہ ڈیلیوری ایبلز وقت پر جمع ہوں اور کنٹریکٹ کے تقاضوں کے مطابق وصول/قبول کیے جائیں کیونکہ یہ معاہدہ کنٹریکٹ کے دونوں فریقوں کی کامیاب کارکردگی ہے۔
اگر معاہدہ کسی مخصوص یا خصوصی شپنگ اور نقل و حمل کی ہینڈلنگ، جوابدہی یا ذمہ داری کا تقاضا کرتا ہے، تو اس کی پابندی کے لیے بھی نگرانی کی ضرورت ہوگی۔ اس کو مربوط کرنے کا کام کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو بھی تفویض کیا جا سکتا ہے۔ اگر نہیں، تو کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو اب بھی نگرانی کرنے کی ضرورت ہوگی۔
اگر معاہدہ فراہم کنندہ سے تربیتی سیشن فراہم کرنے یا اپنی کارکردگی کے عزم کے ایک حصے کے طور پر "حل" کا مظاہرہ پیش کرنے کا تقاضا کرتا ہے، تو کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر اس کے لیے مقام، وسائل، حفاظتی رسائی، تاریخ اور ایجنڈے کو مربوط کرنے کا ذمہ دار ہو سکتا ہے۔ سپلائی کرنے والے کو میڈیا کے خصوصی وسائل درکار ہو سکتے ہیں۔
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو نئے سافٹ ویئر ریلیزز کی نگرانی کرنے کی ضرورت ہوگی اگر معاہدے میں اس سے ملتی جلتی ضرورت شامل ہے: "سب (ایجنسی یا مجاز صارفین) کو عام ریلیز کے پہلے دن کے بعد فراہم کریں، کسی بھی بہتری کی عکاسی کرنے کے لیے نظر ثانی شدہ سافٹ ویئر اور دستاویزات کی کاپیاں، بشمول تمام نئی ریلیزز، اپ گریڈز، اور رسائی کے طریقوں، بشمول سوفٹ ویئر کے ذریعے بغیر کسی حد کے، سوفٹ ویئر تک رسائی کے طریقے۔ وہ سافٹ ویئر جو سافٹ ویئر کی رفتار، کارکردگی یا آپریشن کی بنیاد کو بڑھا سکتا ہے یا اس میں اضافی صلاحیتوں کا اضافہ کر سکتا ہے یا بصورت دیگر سافٹ ویئر کی فعالیت کو بہتر بنا سکتا ہے۔" یہ خاص ڈیلیوری ایبل براہ راست معاہدے کے کام کے بیان یا ڈیلیوری ایبلز کی فہرست میں متعین نہیں ہو سکتا، لیکن یہ اصل کنٹریکٹ باڈی میں ہو سکتا ہے۔ "نئی ریلیزز" کے عنوان سے یہ ضرورت VITA کے متعلقہ کنٹریکٹ ٹیمپلیٹس کے باڈی میں ہے۔ یعنی سافٹ ویئر اور حل۔
اگر ڈیلیوری ایبل دیر سے، ناقابل قبول ہے یا کوئی اور تنازعہ ہے، تو کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر مطلوبہ مواصلت اور حل کو مربوط کرنے کا ذمہ دار ہو سکتا ہے۔ اگر نہیں، تو کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو ایجنسی-سپلائر کی تمام سرگرمیوں، کمیونیکیشنز اور اس طرح کی ڈیلیوری کے ارد گرد کی حیثیت سے باخبر رہنے کی ضرورت ہو گی اگر یہ صورتحال معاہدہ کے تعلقات اور حیثیت کے کسی دوسرے شعبے کو متاثر کرے گی۔ کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو متعلقہ پیپر ٹریل کی کاپیاں حاصل کرنی چاہئیں، کیونکہ کنٹریکٹ فائل میں ایسی صورتحال سے متعلق مکمل معاون ڈیٹا شامل ہونا چاہیے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔