34.2 معاہدے کی تعمیل کی نگرانی کریں۔
34.2۔ 1 کنٹریکٹ کک آف میٹنگ میں شرکت/میزبانی۔
کنٹریکٹ کی تمام جماعتوں کے بہترین مفاد میں ہے کہ وہ کنٹریکٹ کک آف میٹنگ میں شرکت کریں جہاں پراجیکٹ کے تمام اسٹیک ہولڈرز موجود ہوں۔ ایجنڈے میں معاہدے کے معاہدے کا صفحہ بہ صفحہ جائزہ شامل ہونا چاہیے، بشمول مرکزی معاہدہ دستاویز اور تمام نمائشیں، تمام معاہدے کی ذمہ داریوں، کارکردگی کی توقعات، ترقی کے عمل اور ابتدائی منصوبے کی منصوبہ بندی (مثلاً، شیڈول، رپورٹنگ، ڈیلیوری ایبلز وغیرہ) پر تبادلہ خیال کرنے کے لیے۔ یہ دونوں جماعتوں کے تکنیکی اور انتظامی کاموں کے لیے رابطے کے پوائنٹس کی تصدیق کرنے کا وقت ہے۔ اکثر کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر اس میٹنگ کو کوآرڈینیٹ کرے گا، جو کنٹریکٹ ایوارڈ کے بعد 30 دن بعد نہیں ہونا چاہیے۔ یہ ضروری ہے کہ کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر موجود ہو، چاہے میٹنگ کی میزبانی کنٹریکٹ مینیجر ہی کر رہا ہو۔
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو میٹنگ سے پہلے کنٹریکٹ کے دستاویزات کا مطالعہ کرنا اور ان سے واقف ہونا چاہیے تاکہ کنٹریکٹ فراہم کنندہ اور ایجنسی دونوں فریقوں کی طرف سے تعمیل کو یقینی بنانے کے لیے سرگرمیوں کا شیڈول قائم کیا جا سکے۔ کچھ ایجنسیوں کے پاس کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو انجام دینے کے لیے افعال کا ایک کم سے کم سیٹ ہو سکتا ہے۔ تاہم، معاہدے کی تعمیل کی ضروریات ان کم سے کم افعال سے زیادہ ہو سکتی ہیں۔ ایک کامیاب معاہدہ ایوارڈ کے بعد کی انتظامیہ پر بھی اتنا ہی منحصر ہوتا ہے جیسا کہ یہ کام کے اچھی طرح سے تحریری بیان یا سخت کارکردگی کے معیارات پر ہوتا ہے۔ اس میں خصوصی انوائسنگ اور ادائیگی کی شقیں، کچھ بیمہ/بانڈ کے تقاضے، وفاقی گرانٹ کی ضروریات، غیر معمولی رازداری یا سیکورٹی کے مسائل یا مخصوص میٹنگ اور رپورٹنگ کے تقاضے ہو سکتے ہیں۔
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کی سرگرمیاں پراجیکٹ مینیجر اور کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کے درمیان یا کنٹریکٹ مینیجر کے ساتھ بھی تقسیم ہو سکتی ہیں۔ قطع نظر اس کے کہ کوئی ایجنسی کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن کے کام کی ذمہ داریاں کیسے سونپتی ہے۔ معاہدے کی انتظامیہ کی توقعات کی ایک تحریری تفویض اور ہر فنکشن کے لیے ایک نامزد فرد (افراد) ہونا چاہیے۔ ہر تفویض کرنے والے کی سرگرمیاں "پوری" کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن فائل کو مکمل کریں گی، اس لیے ایک چیک اینڈ بیلنس درکار ہونا چاہیے اور کنٹریکٹ کے اختتام پر انتظامی فائل کے ڈیٹا کو یکجا کرنے کا منصوبہ بنایا گیا ہے۔ دوسرے لفظوں میں، بائیں ہاتھ کو یہ جاننے کی ضرورت ہوتی ہے کہ دائیں ہاتھ کیا کر رہا ہے، کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن کی اہم معلومات کیسے اور کس سے حاصل کی جائے اور کوالٹی چیک اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ہونا چاہیے کہ کوئی سوراخ، گمشدہ سرگرمیاں یا ڈیٹا ضائع نہ ہو۔ کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن کی ڈیلی گیشن تفویض تمام کنٹریکٹ اسٹیک ہولڈرز کے لیے دستیاب ہونی چاہیے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔