34.2 معاہدے کی تعمیل کی نگرانی کریں۔
34.2۔ 2 سپلائر سرٹیفیکیشن اور رپورٹنگ کی نگرانی کریں۔
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو اس بات کو یقینی بنانے کی ضرورت ہے کہ کنٹریکٹ فائل میں ایجنسی کو درکار تمام سرٹیفیکیشنز، رجسٹریشنز اور/یا لائسنس، درخواست اور کنٹریکٹ ایوارڈ شامل ہوں۔ خریداری کی قیادت نے یہ ایوارڈ سے پہلے حاصل کر لیا ہو گا۔ تاہم، کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو فائل کی توثیق کرنی ہوگی۔ ان میں چھوٹے (SWaM) کاروباری سرٹیفیکیشن، eVA رجسٹریشن کی توثیق، دولت مشترکہ میں کاروبار کرنے کے لیے اسٹیٹ کارپوریشن کمیشن کی طرف سے موجودہ اجازت، اینٹی لابنگ سرٹیفیکیشن، انشورنس سرٹیفکیٹ، بانڈ کی ضمانتیں، وفاقی یا ریاستی پابندی کی تعمیل، e-Verify تعمیل، ورجینیا ٹیکس کے شیڈول کی تعمیل یا ادائیگی کی چند تعمیل کا ذکر کرنا شامل ہو سکتا ہے۔ کنٹریکٹ کی پوری مدت کے دوران، ان کی توثیق اور/یا تجدید کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کے ذریعہ سالانہ سے کم نہیں ہونی چاہئے۔
معاہدہ فراہم کنندہ سے انتظامی رپورٹنگ کی ماہانہ جمع کرانے کا مطالبہ کر سکتا ہے، بشمول: SWaM کی شرکت، پروجیکٹ کی حیثیت، کارکردگی کی حیثیت، فروخت یا استعمال کی حیثیت، اور صرف VITA کے ریاستی معاہدوں کے لیے، سیلز اور IFA رپورٹنگ۔ سپلائر کی طرف سے بروقت رپورٹنگ کو کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کے ذریعے مانیٹر کیا جانا چاہیے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ سپلائر معاہدے کے مطابق ہے۔ ایسی تمام رپورٹس کی کاپیاں یا تو کنٹریکٹ فائل میں یا الیکٹرانک طور پر دستیاب ہونی چاہئیں۔ سپلائر کی طرف سے اپنے معاہدے کے مطابق واجب الادا سپلائر پروکیورمنٹ اور ذیلی کنٹریکٹنگ پلان کی تعمیل کرنے میں ناکامی معاہدے کی تجدید کو روک سکتی ہے یا اس میں تاخیر کر سکتی ہے۔ ایجنسیوں کے لیے، اس منصوبے کو سمال بزنس (SWaM) ذیلی کنٹریکٹنگ پلان کہا جا سکتا ہے۔ VITA کے لیے، پلان کو سپلائر پروکیورمنٹ اور سب کنٹریکٹنگ پلان کہا جائے گا۔
اس انتظامی علاقے میں سپلائر کی کارکردگی کی نگرانی کرتے وقت یہاں دو "لازمی" ہیں:
- سپلائر کو معاہدہ کے مطابق مطلوبہ سرٹیفیکیشنز کی تعمیل کرنی چاہیے، معاہدے کی قدر یا دائرہ کار یا سپلائر کو کوئی فائدہ یا ترغیب دینے والے کسی بھی معاہدے میں ترمیم کے نفاذ سے پہلے لائسنسنگ اور رپورٹنگ کی تصدیق ہونی چاہیے۔
- کسی بھی عدم تعمیل کا محتاط ریکارڈ کنٹریکٹ فائل میں رکھا جانا چاہیے اور کنٹریکٹ اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ شیئر کیا جانا چاہیے، جو ہو سکتا ہے سپلائی کرنے والے کی کل پروجیکٹ کی کارکردگی کو آزادانہ طور پر ماپ رہے ہوں یا جمع کر رہے ہوں۔
درج ذیل معلومات مندرجہ بالا خدشات کے لیے کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کے سپلائر کی توثیق کے عمل میں مدد کر سکتی ہیں:
- ای وی اے کی ویب سائٹ پر فراہم کنندہ ریاست کی ڈیبارمنٹ کی حیثیت کی توثیق کریں: eVA غیر فعال وینڈر کی فہرست
- اگر وفاقی فنڈز معاہدے کی حمایت کرتے ہیں تو فیڈرل ویب سائٹ پر سپلائی کرنے والے فیڈرل ڈیبارمنٹ اسٹیٹس کی توثیق کریں: https://sam.gov/content/home
- 804-367-8380 پر کال کرکے یا ای میل کے ذریعے: Irms.Support@tax.virginia.gov)
- ایجنسی کے انفرادی پروٹوکول اور عمل کے مطابق سپلائر SWaM رپورٹنگ کی تعمیل کی توثیق کریں (صرف VITA) سپلائر سیلز/IFA رپورٹنگ کی تعمیل کی توثیق کریں
- سپلائر کے موجودہ رجسٹریشن فارم اور SCC شناختی نمبر کی ایک کاپی حاصل کرکے دولت مشترکہ میں کاروبار کے لین دین کی اجازت فراہم کرنے والے کے پاس موجودہ اجازت ہے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔