34.1 عمومی معاہدہ انتظامیہ
34.1۔ 1 بنیادی معاہدہ انتظامیہ کے افعال
جنرل کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن کے چار بنیادی کام ہوتے ہیں - کنٹریکٹ کی تعمیل کی نگرانی کرنا، ترمیم کی پروسیسنگ اور ایڈمنسٹریشن، کنٹریکٹ کلوز آؤٹ کا انعقاد، اور کنٹریکٹ ریٹائرمنٹ کا انعقاد۔ ہر بنیادی فنکشن کے تحت ذیلی افعال کو ایجنسی کے طریقہ کار اور زیر انتظام معاہدے کی ضروریات کے مطابق گرانولریٹی کی مختلف سطحوں پر لے جایا جاتا ہے:
- معاہدے کی تعمیل کی نگرانی کریں۔
- کنٹریکٹ کک آف میٹنگ میں شرکت/میزبان
- سپلائر سرٹیفیکیشن اور رپورٹنگ کی نگرانی کریں۔
- انشورنس/بانڈنگ سرٹیفکیٹ
- قانونی سرٹیفکیٹ (محکمہ ٹیکسیشن، فیڈرل بارمنٹ، لابنگ)
- پیشہ ورانہ سرٹیفکیٹ
- eVA رجسٹریشن کی توثیق
- چھوٹے (SWaM) کاروباری سرٹیفکیٹ
- SWaM رپورٹنگ اور تعمیل
- پروجیکٹ اسٹیٹس رپورٹنگ
- کارکردگی کی رپورٹنگ
- سیلز/استعمال کی رپورٹنگ
- سیلز/آئی ایف اے رپورٹنگ (صرف VITA ریاست بھر میں معاہدے)
- ذیلی ٹھیکیدار کی منظوریوں کو مانیٹر/کوآرڈینیٹ کریں۔
- فراہمی اور قبولیت کی نگرانی کریں۔
- شپنگ اور نقل و حمل
- پروجیکٹ سنگ میل ڈیلیوری ایبلز
- سافٹ اور ہارڈ کاپی ڈیلیوری ایبلز
- سروس اور مصنوعات کی فراہمی
- تحریری قبولیت کی منظوری
- سپلائر کی کارکردگی کی نگرانی کریں۔
- سروس کی سطح
- شیڈول
- بجٹ
- کلیدی اہلکار
- پروجیکٹ/کاروباری عمل کا انتظام
- مانیٹر سپلائر وارنٹی
- حکومتی ڈیٹا/پراپرٹی کی ترسیل یا ان تک رسائی کوآرڈینیٹ/مانیٹر کریں۔
- سہولت سیکیورٹی رسائی اور بیجنگ کو مربوط کریں۔
- رازداری/غیر افشاء کے معاہدوں کو مربوط کریں۔
- انوائسنگ اور ادائیگی کی نگرانی کریں۔
- پروسیسنگ
- بجٹ اور پروجیکٹ کی منظوری
- ایجنسی کی ذمہ داریوں کی نگرانی کریں۔
- بجٹ کی دستیابی
- وسائل کی دستیابی
- بحالی کی تجدید
- لائسنس ٹریکنگ اور/یا آڈٹ
- رازداری یا عدم انکشاف کے وعدے
- کردار اور ذمہ داریاں
- سپلائر پر منحصر منظوری
- فراہم کنندہ پر منحصر معلومات یا ڈیٹا
- ڈیلیوری قابل جائزے/قبولیت کی آخری تاریخ
- قبولیت کی جانچ کی آخری تاریخ
- ملاقاتیں اور تربیت
- مطلوبہ تکنیکی ماحول کا سیٹ اپ، انسٹالیشن، اپ گریڈ اور/یا دیکھ بھال
- سائٹ تک رسائی
- تنازعات، دعوے اور حل پر عمل کریں۔
- انٹیک، فیکٹ فائنڈنگ، فالو اپ، بندش
- FOIA کے تحت درخواستوں پر کارروائی کریں۔
- ترمیم کی پروسیسنگ اور انتظامیہ
- معاہدے کی شرائط
- مدت یا برطرفی
- اسائنمنٹس/نوویشن
- قیمتوں کا تعین
- دائرہ کار
- انتظامی تبدیلیاں
- معاہدے کی بندش کو انجام دیں۔
- حتمی سپلائر کی رپورٹس
- حتمی ڈیلیوری ایبلز
- حتمی قبولیت
- پراپرٹی کی حتمی رپورٹ
- حتمی پیٹنٹ/رائلٹی رپورٹ
- حتمی ایسکرو رپورٹ
- آخری ادائیگی
- کنٹریکٹ ریٹائرمنٹ کا انعقاد کریں۔
- ایجنسی/کامن ویلتھ معاہدہ، پورٹ فولیو مینجمنٹ یا مالیاتی نظام کو اپ ڈیٹ کریں۔
- فائل بند
- فائل کو برقرار رکھنے کے لیے محفوظ کر لیا گیا۔
مندرجہ بالا افعال میں سے ہر ایک کی نگرانی اور پروسیسنگ عام طور پر ایک کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کے ذریعہ مکمل کیا جاتا ہے۔ ایجنسی کے کاروباری عمل اور طریقہ کار کے لحاظ سے، الیکٹرانک اور کنٹریکٹ فائل میں ان پٹ کے لیے معاہدہ کے انتظامی ڈیٹا کی ضرورت ہو سکتی ہے۔ نیز، پراجیکٹ/معاہدے کی پیچیدگی اور سائز پر منحصر ہے، تفویض کردہ پراجیکٹ مینیجر، کنٹریکٹ مینیجر اور کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر معاہدہ کی ضروریات کو پورا کرنے کی یقین دہانی کے لیے مل کر کام کریں گے۔ ملٹی ملین ڈالر یا انٹرپرائز سائز کے معاہدوں کے لیے کئی کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹرز کو ذمہ داری کے انفرادی شعبوں میں تفویض کیا جا سکتا ہے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔