34.1 عمومی معاہدہ انتظامیہ
34.1۔ 0 عام معاہدہ انتظامیہ
معاہدہ انتظامیہ ایجنسی اور ٹھیکیدار کے درمیان تعلقات اور ذمہ داریوں کی نگرانی پر محیط ہے کیونکہ وہ معاہدہ کی کارکردگی سے متعلق ہیں۔ معاہدہ انتظامیہ کی سرگرمی ایک معاہدے یا خریداری کے آرڈر پر دستخط کے ساتھ شروع ہوتی ہے۔ اس کا مقصد یہ یقینی بنانا ہے کہ فریقین کی کارکردگی معاہدے کے معاہدے کی شرائط و ضوابط کے مطابق ہو۔ عام طور پر، ہر معاہدے میں ایک واحد کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو تفویض اور شناخت کیا جاتا ہے۔
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو ایجنسی کے پروٹوکول کی بنیاد پر اور مخصوص IT معاہدے کی پیچیدگی اور ضروریات کے سلسلے میں اس کردار میں متوقع تمام افعال کو سمجھنا چاہیے۔ کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو کنٹریکٹ کی ضروریات سے اچھی طرح واقف ہونا چاہیے اور پروکیورمنٹ لیڈ (خریدار/ سورسنگ اسپیشلسٹ/ کنٹریکٹ مینیجر) کے ذریعے بیان کیا جانا چاہیے کیونکہ معاہدہ ایوارڈ کے بعد انتظامیہ کے لیے دیا جاتا ہے۔ مزید برآں، کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو کنٹریکٹ کے سپلائر (سپلائرز) اور پروجیکٹ کے اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ کسی بھی کنٹریکٹ کک آف یا اورینٹیشن میٹنگ میں شرکت کرنی چاہیے اور اکثر اس کی میزبانی کرنی چاہیے اور معاہدے کی مدت تک پروجیکٹ کے کاروباری مالک/پروجیکٹ مینیجر کے ساتھ قریبی رابطے میں رہنا چاہیے۔
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو یقینی بنانا چاہیے کہ کنٹریکٹ فائل یا کنٹریکٹ کے ایڈمنسٹریشن دستاویزات کے لیے الیکٹرانک اسٹوریج لوکیشن درست اور مکمل ہے۔ معاہدے کی فائل میں دستاویزات میں شامل ہونا چاہئے، لیکن ان تک محدود نہیں ہونا چاہئے:
- دستخط شدہ معاہدہ اور نمائش،
- موجودہ سپلائر کی توثیق، نمائندگی اور سرٹیفیکیشنز (یعنی، eVA رجسٹریشن، SWaM سرٹیفیکیشن، کامن ویلتھ میں کاروبار کو لین دین کرنے کے لیے SCC کی اجازت، معاہدے کے تحت درکار سیکیورٹی پروگرام کے آڈٹ/سرٹیفیکیشنز یا لائسنس، اگر کوئی ہے، وغیرہ،
- معاہدے میں تمام ترامیم اور اقدامات،
- حتمی SWaM پلان کی تعمیل کی رپورٹس، جیسا کہ موجودہ قانون سازی یا ایگزیکٹو آرڈر کی ضرورت ہے، اگر کوئی ہو
- معاہدے کے تحت ضروری انشورنس دستاویزات
- کسی بھی معاہدے کے مسائل یا مسائل کے حوالے سے سپلائر اور ایجنسی کا مواصلت
- قابل ترسیل ترسیل اور قبولیت کے دستاویزات
- حکومت اور فراہم کنندہ کی طرف سے تیار کردہ ڈیٹا، معلومات، سامان کی ترسیل،
- سپلائر کی کارکردگی یا سروس کی سطح کی رپورٹیں، تشخیص اور نتائج
اگر معاہدے کی کارکردگی کے دوران کسی بھی فریق کے لیے کوئی دعوے اور تنازعات پیدا ہوتے ہیں، تو ان دستاویزات تک رسائی انتہائی اہمیت کی حامل ہو سکتی ہے۔ لہٰذا، یہ ضروری ہے کہ معاہدہ کی کارروائیوں، سپلائر کی کارکردگی اور ایجنسی کی کارکردگی سے متعلق تمام دستاویزات کو برقرار رکھا جائے اور قابل رسائی ہو۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔