باب 22 - IT مسابقتی مہر بند بولی / بولی کی دعوت

22.9۔ 3 سب سے کم بولی لگانے والے کا تعین کرنا

سب سے کم بولی لگانے والا وہ بولی لگانے والا ہے جو دیگر تمام بولی دہندگان کے مقابلے میں سب سے کم قیمت والی اشیاء یا خدمات پیش کرتا ہے۔ سب سے کم بولی لگانے والے کے تعین میں رعایتوں اور ترغیبات پر غور نہیں کیا جانا چاہیے جب تک کہ IFB بولی دہندگان کو خاص طور پر رعایت اور مراعات تجویز کرنے کے لیے نہ کہے اور تمام بولی دہندگان کو مطلع کیا جائے کہ پیش کردہ رعایت یا ترغیب ایوارڈ کا تعین کرنے کے لیے استعمال کی جائے گی۔ سب سے کم جوابدہ بولی لگانے والے کا تعین کرنے کے لیے عام طور پر فوری ادائیگی کی چھوٹ پر غور نہیں کیا جانا چاہیے۔ اس بات کا تعین کرنے کے بعد کہ بظاہر کم بولی دینے والا بھی جوابدہ اور ذمہ دار ہے، ایجنسی اس سب سے کم قیمت، جوابدہ اور ذمہ دار بولی دہندہ کو ایوارڈ کے ساتھ آگے بڑھ سکتی ہے۔ ( کوڈ آف ورجینیا کا § 2.2-4301 اور § 2.2-4302.1 دیکھیں۔) ایجنسی اس بات کا تعین کر سکتی ہے کہ بظاہر کم بولی لگانے والا ذمہ دار یا ذمہ دار نہیں ہے اور اس لیے ایوارڈ کے لیے اہل نہیں ہے۔

• اگر IFB کے جواب میں صرف ایک بولی موصول ہوتی ہے: اگر IFB کے جواب میں صرف ایک ہی جوابی بولی موصول ہوتی ہے، اگر ایجنسی اس بات کا تعین کرتی ہے کہ پیش کردہ قیمت منصفانہ اور معقول ہے، اور یہ کہ یا تو دوسرے ممکنہ بولی دہندگان کے پاس جواب دینے کا مناسب موقع ہے، یا ایجنسی DOE پاس IFB کو دوبارہ جاری کرنے کے لیے مناسب وقت نہیں ہے۔ بصورت دیگر، ایجنسی کی طرف سے بولی کو مسترد کیا جا سکتا ہے، خریداری منسوخ ہو سکتی ہے اور ایک نیا IFB تعینات کیا جا سکتا ہے۔ اگر ایجنسی کو چھوٹے کاروباروں کی شرکت کے لیے IFB کی جانب سے الگ کیے جانے کی وجہ سے صرف ایک یا کوئی بولی موصول نہیں ہوئی، تو پروکیورمنٹ فائل کو دستاویزی شکل دی جانی چاہیے اس کے بعد IFB کو غیر متعین کردہ خریداری کے طور پر دوبارہ جاری کیا جا سکتا ہے۔ IFB کے جواب میں صرف ایک بولی کی وصولی کامن ویلتھ کی مسابقت کے عزم کو کمزور کرتی ہے۔ مسابقتی قیمتوں اور بولی دہندگان کو یقینی بنانے کے لیے، خریداری کے سائز اور نوعیت کے مطابق متعدد اہل بولی دہندگان سے بولی وصول کی جانی چاہیے۔ مقابلہ کو مؤثر طریقے سے چلانے کے لیے، جوابی بولی کم از کم دو ذمہ دار اور ذمہ دار بولی دہندگان سے وصول کی جانی چاہیے۔
• اگر ٹائی بولیاں موصول ہوتی ہیں: اگر دو یا زیادہ بولی دہندگان IT سامان یا خدمات کی خریداری کے لیے ایک جیسی قیمت پیش کرتے ہیں اور دونوں بولی دہندگان کو جوابدہ اور ذمہ دار ہونے کا عزم کیا گیا ہے، ایجنسی درج ذیل کام کر سکتی ہے۔ (کوڈ آف ورجینیا کے 2.2-4324 کا حوالہ دیں ۔) 
  • ورجینیا میں تیار کردہ سامان یا ورجینیا کے افراد، فرموں یا کارپوریشنز کے ذریعہ فراہم کردہ سامان اور خدمات کو ترجیح دیں۔
  • ایک رہائشی بولی دہندہ کو ایوارڈ دیں اگر یکساں کم بولیاں ایک رہائشی بولی دہندہ اور غیر رہائشی بولی دہندہ کے ذریعہ جمع کرائی جائیں۔
  • ایسی صورتوں میں ٹائی بولی کی صورت میں جہاں سامان پیش کیا جا رہا ہے، اور قیمت کی موجودہ ترجیحات کو پہلے ہی مدنظر رکھا گیا ہے، ترجیح اس بولی دہندہ کو دی جائے گی جس کے سامان میں ری سائیکل مواد کی سب سے زیادہ مقدار موجود ہو۔
  • اگر دو رہائشی بولی دہندگان کی طرف سے ایک جیسی کم بولیاں جمع کرائی جاتی ہیں، تو جاری کرنے والی ایجنسی کو کوائن ٹاس کرنا چاہیے۔ سکے کے ٹاس کا مشاہدہ اور نتائج خریدار کی سطح سے اوپر ایک سپروائزر کے ذریعہ ریکارڈ کیے جائیں۔
  • ٹائی لائن آئٹمز اور ضرورت کے مطابق متعدد خریداری کے آرڈرز یا معاہدوں کے لیے ورجینیا بولی لگانے والے کے حق میں ایوارڈ (زبانیں) دیے جائیں گے۔ مسابقتی مہربند بولی کے نتیجے میں ٹائی بولیوں کی کاپیاں اٹارنی جنرل کے دفتر کے اینٹی ٹرسٹ سیکشن کو بھیجی جائیں گی۔
  • ایک جیسی کم بولی لگانے والوں میں سے ایک کو لاٹری کے ذریعے انعام۔
  • تمام بولیوں کو مسترد کریں اور نیا IFB جاری کریں۔
  • جہاں ایک جیسی کم بولیوں میں ڈیلیوری کی لاگت شامل ہوتی ہے، سب سے کم ڈیلیوری لاگت کے ساتھ بولی لگانے والے کو ٹھیکہ دیں۔
  • ٹھیکہ ایک جیسی بولی دہندہ کو دیں جس نے پچھلا ایوارڈ حاصل کیا تھا اور اسی بولی دہندہ کو اس وقت تک ٹھیکے جاری رکھیں جب تک کہ تمام کم بولیاں ایک جیسی ہوں۔
  • اگر قیمت کو ضرورت سے زیادہ سمجھا جاتا ہے یا کسی اور وجہ سے بولیاں غیر اطمینان بخش ہیں، تو تمام بولیوں کو مسترد کریں اور دوبارہ درخواست کریں۔

ورجینیا بولی دہندگان کے لیے ترجیح: اس سیکشن کے لیے، ورجینیا بولی لگانے والا کا رہائشی ورجینیا کا فرد، فرم یا کارپوریشن ہے جو ورجینیا کے قانون کے مطابق منظم ہے یا ورجینیا کے اندر کاروبار کی ایک بنیادی جگہ کو برقرار رکھتا ہے۔ جب بھی سب سے کم جوابدہ اور ذمہ دار بولی دینے والا کسی دوسری ریاست کا رہائشی ہے اور ایسی ریاست اپنے قوانین کے تحت اس ریاست کے رہائشی بولی دہندہ کو فیصد ترجیح کی اجازت دیتی ہے، تو اس جیسی ترجیح سب سے کم ذمہ دار اور ذمہ دار بولی دینے والے کو دی جائے گی جو ورجینیا کا رہائشی ہے اور اگلا سب سے کم بولی دینے والا ہے۔ اگر سب سے کم ذمہ دار اور ذمہ دار بولی لگانے والا کسی دوسری ریاست کا رہائشی ہے اور ایسی ریاست اپنے قوانین کے تحت اس ریاست کے رہائشی ٹھیکیدار کو قیمت سے مماثل ترجیح کی اجازت دیتی ہے، اسی طرح کی ترجیح جوابدہ اور ذمہ دار بولی دہندگان کو دی جائے گی جو ورجینیا کے رہائشی ہیں۔ اگر سب سے کم بولی لگانے والا کسی ریاست کا رہائشی بولی لگانے والا ہے جس کی مطلق ترجیح ہے تو بولی پر غور نہیں کیا جائے گا۔ کوڈ آف ورجینیا کا تقاضا ہے کہ محکمہ جنرل سروسز اپنی ویب سائٹ پر ریاست بہ ریاست باہمی ترجیحی ڈیٹا کی تازہ ترین فہرست شائع کرے اور اسے برقرار رکھے، ("ریاست بہ ریاست باہمی ترجیحی ڈیٹا" کے عنوان سے سیکشن منتخب کریں) eVA صفحہ پر: https://eva.virginia.gov/i-buy-for-virginia.html.) اس سیکشن کی تعمیل کے مقاصد کے لیے، تمام عوامی ادارے اس ویب سائٹ پر پوسٹ کی گئی معلومات کی درستگی پر بھروسہ کر سکتے ہیں۔

ایوارڈ سب سے کم جوابدہ اور ذمہ دار بولی دینے والے کے علاوہ کسی دوسرے کو دیا جا سکتا ہے جب اس طرح کے ایوارڈ کی فراہمی IFB میں شامل ہو۔ $100,000 سے زیادہ کی خریداریوں کے لیے اس طرح کے ایوارڈز کو VITA کے سپلائی چین مینجمنٹ ڈائریکٹر یا نامزد شخص سے اس طرح کے ایوارڈ جاری کرنے سے پہلے تحریری طور پر منظور کیا جانا چاہیے۔ ان صورتوں میں، جہاں سب سے کم قیمت بولی دینے والے یا اعلیٰ درجہ کے پیشکش کرنے والے کے علاوہ کوئی ایوارڈ دیا جاتا ہے، ایوارڈ سب سے کم ذمہ دار اور ذمہ دار بولی لگانے والے یا اعلیٰ درجہ کے، اہل DSBSD سے تصدیق شدہ چھوٹے کاروباری پیشکش کنندہ کو دیا جائے گا۔ اگر IFB صرف چھوٹے کاروبار کی شرکت کے لیے مخصوص ہے تو سب سے کم بولی دینے والے شق کے علاوہ کسی اور کو ایوارڈ دینا ضروری نہیں ہوگا۔

سب سے کم جوابدہ اور ذمہ دار بولی لگانے والے کے علاوہ کسی اور کو بھی ایوارڈ دیا جا سکتا ہے جب کوئی ایجنسی سامان خرید رہی ہو اور ایجنسی کو ان مصنوعات کے لیے دو یا زیادہ بولیاں موصول ہوتی ہیں جو انرجی سٹار سے تصدیق شدہ ہیں، فیڈرل انرجی مینجمنٹ پروگرام (FEMP) کے نامزد کردہ کارکردگی کے تقاضوں کو پورا کرتی ہیں، FEMP کے پر ظاہر ہوتے ہیں، پھر کم اسٹینڈ بائی پروڈکٹ، پبلک باڈی یا پھر کم اسٹینڈ بائی پروڈکٹ کے لیے انرجی سٹار سرٹیفائیڈ ہوتے ہیں۔ ان بولیوں میں سے انتخاب کریں۔