21.7 کوالٹی ایشورنس سرویلنس پلان (QASP)
QASP وہ گائیڈ ہے جس کی پیروی ایجنسی اور سپلائر دونوں کریں گے کیونکہ مصروفیت کا انتظام کیا جاتا ہے۔ یہ مطلوبہ کام کے معیارات کے خلاف کارکردگی کی نگرانی کا طریقہ کار فراہم کرتا ہے۔ یہ معیارات کے خلاف سپلائر کی کارکردگی کو شیڈول کرنے، مشاہدہ کرنے اور دستاویز کرنے کے لیے فراہم کرتا ہے۔ سروس قبول کرنا؛ کمی کی وجوہات کا تعین؛ اور واجب الادا ادائیگی کا حساب لگانا (فارمولے)۔ QASP کی طرح سپلائر کا کوالٹی کنٹرول پلان (QCP) ہے۔ QCP فراہم کنندہ کے ذریعہ تیار کیا جائے گا اور ایجنسی کے ذریعہ تشخیص کے لئے تجویز کے حصے کے طور پر پیش کیا جائے گا۔ ایوارڈ کے بعد، QCP وہ منصوبہ ہو گا جس پر سپلائر کو معاہدے کی کارکردگی کے دوران عمل کرنا ہے۔ یہ دو دستاویزات، QASP اور QCP، منگنی کے لیے کنٹرول دستاویزات ہیں۔
شامل کوششوں کے لیے سب سے مناسب نگرانی کا طریقہ منتخب کرنا ضروری ہے۔ ایجنسیوں کو کام کی اہمیت، ٹاسک لاٹ سائز، نگرانی کی مدت، کارکردگی کے تقاضے اور معیارات، کوالٹی ایشورنس ڈیٹا کی دستیابی، کام کی لاگت/تنقید کے سلسلے میں نگرانی کی قدر، اور دستیاب وسائل کو مدنظر رکھنا چاہیے۔ نگرانی کے مناسب طریقوں کا محتاط انتخاب ایجنسی کو نگرانی کے کام کو انجام دینے کے لیے درکار وسائل اور متعلقہ اخراجات کا تعین کرنے کے قابل بناتا ہے۔
نگرانی کے نتائج کو معاہدے کی کارروائیوں کی بنیاد کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے، بشمول ادائیگی کی کٹوتیاں، اگر معاہدے یا SOW میں فراہم کی گئی ہوں۔ قابل قبول نگرانی کے طریقوں میں شامل ہیں:
-
100 فیصد معائنہ: یہ طریقہ، جہاں کارکردگی کا معائنہ/جائزہ ہر ڈیلیوریبل وقوعہ پر کیا جاتا ہے، زیادہ تر معاملات میں استعمال کرنے کے لیے بہت مہنگا ہے۔ یہ عام طور پر سب سے زیادہ مناسب ہے:
- غیر معمولی کام
- چھوٹی مقدار میں لیکن انتہائی اہم مصنوعات یا خدمات کے لیے، یا
- جب تحریری ڈیلیوری ایبلز اور سخت تقاضے ہوں جیسے قانون، حفاظت یا تحفظ کے لیے درکار کام۔
-
رینڈم سیمپلنگ: یہ عام طور پر بار بار چلنے والے کاموں کے لیے سب سے مناسب طریقہ ہے۔ بے ترتیب نمونے لینے کے ساتھ، خدمات کا نمونہ اس بات کا تعین کرنے کے لیے لیا جاتا ہے کہ آیا کارکردگی کی سطح قابل قبول ہے۔ بے ترتیب نمونے لینے کا بہترین کام:
- اکثر کام
- جب خدمات انجام دینے کے واقعات کی تعداد بہت زیادہ ہو اور شماریاتی اعتبار سے درست نمونہ حاصل کیا جا سکے۔
- بڑی مقدار میں، معروضی اور قابل پیمائش معیار کی خصوصیات کے ساتھ دہرائی جانے والی سرگرمیوں کے لیے۔
-
متواتر معائنہ: یہ طریقہ، جسے بعض اوقات "منصوبہ بند نمونے لینے" کہا جاتا ہے، منتخب نتائج کی جامع تشخیص کا استعمال کرتا ہے۔ معائنہ روزانہ، ہفتہ وار، ماہانہ، سہ ماہی یا غیر طے شدہ ہو سکتا ہے۔ نمونے کے نتائج صرف معائنہ کیے گئے مخصوص کام کے لیے لاگو ہوتے ہیں۔
-
براہ راست مشاہدہ: یہ طریقہ وقتاً فوقتاً یا معائنہ کے ذریعے انجام دیا جا سکتا ہے۔
-
مینجمنٹ انفارمیشن سسٹم: یہ طریقہ مینجمنٹ انفارمیشن رپورٹس کے استعمال کے ذریعے آؤٹ پٹ کا جائزہ لیتا ہے۔
-
صارف کا سروے: صارف کے سروے کا طریقہ صارف کی توثیق شدہ شکایات اور بے ترتیب نمونوں کے عناصر کو یکجا کرتا ہے۔ بے ترتیب سروے صارفین کی اطمینان حاصل کرنے کے لیے کیے جاتے ہیں۔ یہ اعلی مقدار کی سرگرمیوں کے لیے موزوں ہے۔
-
تصدیق شدہ صارف/گاہک کی شکایات: یہ طریقہ ان خدمات پر بہت زیادہ لاگو ہوتا ہے جو مقدار میں فراہم کی جاتی ہیں اور جہاں معیار انتہائی موضوعی ہوتا ہے۔ یہ فراہم کنندہ کی کارکردگی کی کمیوں کی نشاندہی کرنے کے لیے سسٹم یا کنٹریکٹ کے صارفین پر انحصار کرتا ہے جہاں شکایات کی جانچ پڑتال اور تصدیق کی جاتی ہے۔
-
پیشرفت یا اسٹیٹس میٹنگز: کنٹریکٹ کے صارفین اور سپلائرز کے ساتھ طے شدہ بار بار ہونے والی میٹنگیں پیش رفت، درپیش مسائل، حل شدہ مسائل اور/یا اگلی رپورٹنگ مدت کے منصوبوں پر تبادلہ خیال کرنے کے لیے کی جاتی ہیں۔
-
فراہم کنندہ کی پیشرفت کی رپورٹیں: ایجنسی سپلائر کی طرف سے فراہم کی جانے والی پیش رفت کی باقاعدگی سے رپورٹس کا تجزیہ کرتی ہے۔
-
کارکردگی کی رپورٹنگ: ایجنسی ایک مخصوص مدت کے لیے کارکردگی یا دیگر مطلوبہ میٹرکس کا جائزہ لیتی ہے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔