21.5 کام کا پی بی سی بیان (SOW)
21.5۔ 2 کارکردگی کی ضروریات اور معیارات تیار کرنا
ان مخصوص تقاضوں کو بیان کرتے ہوئے جن کو معاہدہ کی کارکردگی میں پورا کرنا ضروری ہے، صارف ہر مطلوبہ کام کے لیے کارکردگی کا ایک معیار فراہم کرے گا اور ایک معیار کی سطح کی نشاندہی کرے گا جس کی ایجنسی سپلائر سے ہر کام کے لیے فراہم کرنے کی توقع رکھتی ہے۔ QCP (ذیل میں 21.6 دیکھیں)، جو براہ راست کارکردگی کے معیارات سے مطابقت رکھتا ہے اور سپلائر کی کارکردگی کو ماپتا ہے، اس بات کا تعین کرنے کے لیے ضروری ہے کہ آیا سپلائر کی خدمات معاہدہ SOW کی ضروریات کو پورا کرتی ہیں۔ QCP پیمائش پر مبنی مثبت اور/یا منفی کارکردگی کی ترغیبات کو شامل کیا جانا چاہیے۔ کل PBC طریقہ کار کے صرف منتخب پہلوؤں کا اطلاق کامیاب ہونے کا امکان نہیں ہے اور فراہم کردہ سامان/خدمات کی قدر میں کمی کا سبب بھی بن سکتا ہے۔ وفاقی ایجنسیاں اس میں ناکامی کی وجہ سے منفی تجربات کی اطلاع دیتی ہیں: کام کی تکمیل کی شرائط میں وضاحت کرنا، قابل پیمائش ایجنسی کوالٹی کنٹرول پلان تیار کرنا یا نافذ کرنا، اور سپلائر پر کافی مالیاتی خطرہ ڈالنا۔ کارکردگی پر مبنی خدمات کے لیے SOW کو قائم کرنا چاہیے:
- پیداوار کے لحاظ سے مطلوبہ خدمات کا بیان، کارکردگی کی ضروریات کے طور پر کہا جاتا ہے؛
- آؤٹ پٹ کے لیے ایک قابل پیمائش کارکردگی کا معیار؛ اور
- قابل قبول معیار کی سطح (AQL) یا قابل اجازت غلطی کی شرح۔
مطلوبہ خدمات کو آؤٹ پٹ کے لحاظ سے بیان کیا جانا چاہئے اور صرف ان آؤٹ پٹ کی نشاندہی کرنی چاہئے جو ضروری ہیں۔ کارکردگی کے تقاضوں کو واضح طور پر اور مختصر طور پر لکھا جانا چاہیے، پھر بھی فراہم کنندہ کے لیے کام کو انجام دینے کے بہترین طریقے کا تعین کرنے کے لیے کافی لچک کے ساتھ۔ آؤٹ پٹ کے لیے قابل پیمائش کارکردگی کا معیار متعین کرنا اہم ہے جو ایجنسی/پروجیکٹ کے لیے مطلوبہ کارکردگی یا خدمات کی سطح کو قائم کرتا ہے۔ کارکردگی کے معیارات یہ جانچنے کے لیے استعمال کیے جانے والے معیار ہیں کہ آیا فراہم کنندہ نے کارکردگی کی ضروریات کو پورا کیا ہے۔ کارکردگی کے معیارات کو "کیا، کب، کہاں، کتنے، اور کتنی اچھی طرح سے کام کرنا ہے" فراہم کرنے کے لیے لکھا جانا چاہیے۔
اس بات کو یقینی بنائیں کہ معیارات نہ صرف واضح طور پر بیان کیے گئے ہیں، بلکہ ضروری بھی ہیں، غیر ضروری طور پر بوجھل نہیں، اور احتیاط سے منتخب کیے گئے ہیں۔ ایجنسی کو ایک AQL یا زیادہ سے زیادہ قابل اجازت غلطی کی شرح شامل کرنی چاہیے جو یہ ثابت کرتی ہے کہ کارکردگی کے معیار سے کس قسم کی تبدیلی کی اجازت ہے۔ مثال کے طور پر، بطور سروس سافٹ ویئر کی ضرورت میں، کارکردگی کا معیار یہ ہو سکتا ہے کہ "تکنیکی مدد کی درخواستوں کے لیے جوابی وقت کسی بھی ای میل کی درخواست کے 4 گھنٹے کے اندر ہونا چاہیے اور AQL ماہانہ سبسکرپشن فیس میں ایک بار کی کمی کے لیے 2% ہو سکتا ہے، جس کا حساب اگلے مہینے کے انوائس پر کیا جائے گا۔" "کم سے کم قابل قبول کارکردگی کا معیار" شاذ و نادر ہی 100 فیصد ہونا چاہئے، کیونکہ معیار براہ راست سروس کی قیمت کو متاثر کرتا ہے۔ اس کے برعکس، اگر معیار کی سطح بہت کم ہے، تو یہ معاہدے کی اچھی کارکردگی کے لیے حوصلہ شکنی کا کام کر سکتا ہے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔