21.5 کام کا پی بی سی بیان (SOW)
21.5۔ 1 SOW کی تیاری کے لیے عمومی ہدایات
PBC SOW کو ایک جامع، اعلانیہ، فعل پر مبنی دستاویز کے طور پر لکھا جانا چاہیے کیونکہ یہ نتائج کے لحاظ سے صارف کے مطلوبہ سامان/خدمات کا بیان ہے اور اس میں کارکردگی کا ایک قابل پیمائش معیار (معیارات) اور ہر نتیجہ کے لیے قابل قبول معیار کی سطح شامل ہے۔ نان پرفارمنس پر مبنی SOWs میں سپلائی کرنے والے کو عام طور پر ایک خاص طریقے سے کام انجام دینے کی ضرورت ہوتی ہے، پروڈکشن آئٹمز کے لیے تفصیلی تصریحات کا استعمال کرتے ہوئے، فراہم کیے جانے والے کلیدی اہلکاروں کی وضاحت کرتے ہوئے اور سروس کنٹریکٹس کے لیے استعمال کیے جانے والے طریقے۔ بہترین طریقہ کار PBC SOWs، تاہم، حاصل کیے جانے والے نتائج کے لحاظ سے کام کی وضاحت کرتے ہیں اور اس بات کا تعین کرنے کے لیے سپلائر کو دیکھتے ہیں کہ نتائج کیسے حاصل کیے جائیں گے اور ان نتائج کو حاصل کرنے کے لیے سپلائر افرادی قوت کو کس طرح بہترین طریقے سے منظم کیا جائے۔ ایک اچھی طرح سے لکھا ہوا PBC SOW چاہیے:
- اسٹینڈ اکیلے دستاویز بنیں۔
- مخصوص کام کو پورا کرنے کے لیے واضح، جامع زبان میں ضروریات کی وضاحت کریں۔
- کارکردگی کی مدت، ڈیلیوری ایبل آئٹمز، اگر کوئی ہو، اور کارکردگی کی لچک کی مطلوبہ ڈگری پر غور کرنے کے لیے انفرادی طور پر تیار کیا جائے۔
- اس مواد کو نہ دہرائیں جو پہلے ہی درخواست یا معاہدے کے دوسرے حصوں میں شامل ہے۔
- مطلوبہ کارکردگی کے نتائج کو واضح، جامع، عام طور پر استعمال، آسانی سے سمجھے جانے والے، قابل پیمائش شرائط میں ظاہر کریں۔
- وسیع یا مبہم بیانات، ضرورت سے زیادہ تکنیکی زبان یا تفصیلی طریقہ کار شامل نہ کریں جو یہ بتاتے ہیں کہ کام کو کیسے پورا کیا جانا ہے۔
- پراجیکٹ کے مقاصد (مقصدوں) یا انجام دینے والے کام کے مقصد کے ارد گرد تشکیل دیا جائے، یعنی اسے انجام دینے کے طریقے کے بجائے کیا کرنا ہے۔ مثال کے طور پر: ہر موسم خزاں میں لان کو ہفتہ وار کاٹنے یا درختوں کی کٹائی کی ضرورت کے بجائے، یہ بتائیں کہ لان کو 2-3" کی اونچائی پر برقرار رکھا جانا چاہیے یا درخت کے اعضاء کو یوٹیلیٹی تاروں یا عمارتوں کو چھونے کی اجازت نہیں ہے۔
ایک SOW میں کم سے کم درج ذیل اجزاء شامل ہوں گے:
- تعارف: خریداری کی عمومی وضاحت۔
- پس منظر: وہ معلومات جو سپلائرز کو ضروریات کی نوعیت اور تاریخ کو سمجھنے میں مدد کرتی ہے۔
- دائرہ کار: SOW کا جائزہ جو ضروریات کے اہم پہلوؤں سے متعلق ہے۔
- قابل اطلاق ہدایات (اگر کوئی ہے): حوالہ شدہ دستاویزات، وضاحتیں یا ہدایات جو خریداری کے لیے لازمی یا معلوماتی ہیں۔
- کارکردگی کے تقاضے: کیا کرنے کی ضرورت ہے، کارکردگی کے معیارات، اور قابل قبول معیار کی سطح۔ کارکردگی کے تقاضوں کو قابل پیمائش کارکردگی کے معیارات کے خلاف کام کی کارکردگی کا جائزہ لینے کے قابل بنانا چاہیے۔ وہ مسابقتی ماحول میں قابل پیمائش کارکردگی کے معیارات اور مالی ترغیبات کے استعمال پر انحصار کرتے ہیں تاکہ حریفوں کی حوصلہ افزائی کی جا سکے کہ وہ کام کو انجام دینے کے اختراعی اور سرمایہ کاری مؤثر طریقے تیار کریں اور ان کا قیام کریں۔
- معلومات کے تقاضے: رپورٹس، سافٹ ویئر، ڈیلیوریبلز، اور رسمی تقاضے جو مصروفیت کے حصے کے طور پر جمع کرائے جائیں۔
- کوالٹی ایشورنس اور قبولیت کا معیار: قبولیت ایجنسی کا رسمی، تحریری عمل ہے جس سے یہ تسلیم کیا جاتا ہے کہ سامان/خدمات قابل اطلاق SOWs کے معیار، مقدار اور دیگر تقاضوں کے مطابق ہیں۔ قبولیت میں کوالٹی ایشورنس کے عمل شامل ہو سکتے ہیں یا نہیں اور عام طور پر ادائیگی سے پہلے۔ کسی بھی سنگ میل کی ترسیل کے ساتھ ساتھ حتمی قبولیت کے لیے رسمی قبولیت کا طریقہ کار فراہم کیا جانا چاہیے۔
PBC SOW کو تفصیل سے بیان کرنا چاہیے کہ فراہم کنندہ کو چار عناصر - کیا، کون، کب، کہاں اور کیسے حل کرنا ہے۔ عنصر کو کس طرح لچک کی اجازت دینی چاہئے اور فراہم کنندہ کو اپنا نقطہ نظر تجویز کرنے کی اجازت دینی چاہئے کہ ان کی فرم کے ذریعہ نتائج یا نتائج کیسے حاصل کیے جائیں گے۔ ان چار عناصر میں شامل ہونا چاہئے:
- کیا کیا جانا ہے اور ڈیلیوری ایبل/سنگ میل کیا ہیں۔
- کون کیا کرنے جا رہا ہے (ایجنسی، سپلائر، تھرڈ پارٹی CoVA ایجنٹ، وغیرہ)۔
- یہ ڈیلیوری ایبل اور/یا سنگ میل کے ذریعے کب کیا جائے گا؟
- کہاں کیا جائے گا؟
- یہ کیسے کیا جائے گا اور ایجنسی کو کیسے پتہ چلے گا جب یہ کیا جائے گا (یعنی جانچ اور قبولیت)؟
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔