سپلائر رپورٹنگ سسٹم (SRS) کے عمومی سوالات
نیچے دیے گئے لنک کے ذریعے سیلف سروس آپشنز دیکھیں:
سپلائر رپورٹنگ سسٹم - رسائی
اگر آپ کو اوکٹا ایکسیس کے مسائل ہیں:
VITA Customer Care Center سے رابطہ کریں - (866) 637-8482 یا ای میل VCCC@vita.virginia.gov
اگر آپ کو SRS پورٹل کا مسئلہ ہے:
رابطہ SCM - (804) 968-0133 یا SCMInfo@vita.virginia.gov
براہ کرم نیچے دیے گئے لنک کو دیکھیں جو سپلائر رپورٹنگ کی ضروریات کے حوالے سے ہے جن پر آپ کا معاہدہ ملنے پر اتفاق ہوا تھا۔
https://www.vita.virginia.gov/procurement/supplier-reporting/#supplier-vendor-reporting-requirements
آپ کی رپورٹ آپ کی رسید کے طور پر کام کرتی ہے۔ VITA واجب الادا فیسوں کے لیے الگ انوائس جاری نہیں کرتا۔ آپ کسی بھی وقت اپنے SRS اکاؤنٹ میں سرچ فنکشن استعمال کر کے انوائس دوبارہ پرنٹ کر سکتے ہیں۔
ڈاک کی ادائیگیاں درج ذیل کو:
Virginia Information Technologies Agency
توجہ: VITA Controller
7325 بیوفونٹ اسپرنگز ڈرائیو
Richmond، VA 23225
ادائیگی کی ضروریات:
چیکس کو Virginia کے خزانچی کو قابل ادائیگی بنائیں۔
ادائیگی کیے جانے والے انوائس نمبر(ز) شامل کریں۔
ACH ٹرانسفرز بھی قبول کیے جاتے ہیں۔ اگر آپ کو بینکنگ تفصیلات درکار ہوں تو براہ کرم AR@vita.virginia.gov سے رابطہ کریں۔ یقینی بنائیں کہ ہر انوائس نمبر ACH ادائیگی نوٹس میں درج کریں۔
جی ہاں
رپورٹ درج کرنا شروع کریں جیسا کہ آپ عام طور پر کرتے ہیں۔
مراحل: رپورٹ جمع کروائیں → معاہدہ منتخب کریں → مہینہ/سال منتخب کریں → Next پر کلک کریں → رپورٹ جمع کرائیں۔
ان اقدامات کے مطابق آپ زیرو سیلز رپورٹ جمع کروائیں گے۔
کوئی لائن آئٹم درج نہیں کرنا چاہیے۔ $0.00 لائن آئٹمز درست اندراجات نہیں ہیں۔
آپ کو اس معاہدے کے تحت فروخت رپورٹ کرنا ضروری ہے جس کے تحت وہ اصل قیمت میں رکھی گئی تھیں، چاہے معاہدہ ختم ہو چکا ہو۔
عمل: سپلائر رپورٹنگ ڈراپ ڈاؤن کے تحت رپورٹ جمع کروائیں۔ اگلی اسکرین پر، یقینی بنائیں کہ سپلیمنٹل رپورٹ ریڈیو بٹن منتخب ہے۔ اسے منتخب کرنے کے بعد، میعاد ختم شدہ معاہدے معاہدے کے ڈراپ ڈاؤن میں ظاہر ہوں گے۔
تمام مقامی اندراجات کو Requesting Entity List یا لوکلٹی ڈراپ ڈاؤن میں موجود لوکلٹی کوڈ کے ذریعے ریکارڈ کیا جانا چاہیے۔ تمام K-12 اسکول اس علاقے کے تحت درج ہونے چاہئیں جہاں اسکول ڈسٹرکٹ واقع ہے۔ براہ کرم یقینی بنائیں کہ آپ نے درست اقدار کی فہرست کے ہر سیکشن کا جائزہ لیا ہے: ایجنسی، مقامی، اور دیگر۔
اگر آپ مناسب درخواست دینے والے ادارے کو تلاش نہیں کر سکتے تو SCMInfo@vita.virginia.gov ای میل کریں اور ادارے کا قانونی نام اور پتہ شامل کریں۔ ہم درست اقدار کی فہرست کا جائزہ لیں گے اور اگر ضرورت ہو تو مناسب اندراج تیار کریں گے۔
دستی اندراج صارفین: جب SCM ویلیو بناتا ہے، تو یہ آپ کی ڈراپ ڈاؤن لسٹ میں ظاہر ہو جائے گا۔
صارفین کو اپ لوڈ کریں: SCM متعلقہ ویلیو فراہم کرے گا اور اسے لاگ ان SRS میں شامل کرے گا۔ آپ کو فہرست دوبارہ ڈاؤن لوڈ کرنی ہوگی تاکہ آپ کے پاس تازہ ترین ویلیوز ہوں۔
جب آپ SRS میں لاگ ان کرتے ہیں، تو رپورٹ یا تو Past Due Reports سیکشن میں ظاہر ہوتی ہے یا آپ کی موجودہ Due Reports کی فہرست میں۔ آپ متعلقہ مہینے کے ساتھ پنسل آئیکن پر کلک کر کے اسے ایڈٹ کر سکتے ہیں۔
جی ہاں
دستی اندراج کے لیے:
اپنی رپورٹ جمع کروائیں، پھر ای میل SCMInfo@vita.virginia.gov کریں۔ SRS ایڈمن آپ کی جمع کرائی گئی تحریر کا جائزہ لے گا اور تصدیق اور ضروری اصلاحات کے ساتھ جواب دے گا۔ اگر اپ ڈیٹس کی ضرورت ہو تو رپورٹ آپ کے اکاؤنٹ کو ڈرافٹ اسٹیٹس میں واپس کر دی جائے گی۔
اپ لوڈ ٹیمپلیٹ طریقہ کے لیے:
اپنا مکمل شدہ ٹیمپلیٹ SCMInfo@vita.virginia.gov ای میل کریں۔ SRS ایڈمن اس میں غلطیوں کا جائزہ لے گا اور جب یہ جمع کرانے کے لیے تیار ہو تو آپ کو مطلع کرے گا، یا جمع کروانے سے پہلے درکار اصلاحات فراہم کرے گا۔
اس بات پر منحصر ہے کہ آپ معلومات کو اپنی اسپریڈشیٹ میں کیسے داخل کرتے ہیں، آپ کے پاس دو آپشنز ہیں:
ڈیٹا شامل کرنے کے بعد، متعلقہ سیلز کو ٹیکسٹ کے طور پر فارمیٹ کریں اور پھر لیڈنگ زیرو شامل کریں۔
ڈیٹا شامل کرنے کے بعد، FEIN سے پہلے ایک اپاسٹروف (') درج کریں اور ساتھ ہی پہلا صفر بھی شامل کریں۔
مثال کے طور پر: '012345678۔
سب کنٹریکٹر کی معلومات ادائیگی کے اندراج کے حصے کے طور پر درج کی جاتی ہے۔
اگر ادائیگی کا صرف ایک حصہ سب کنٹریکٹر کو دیا جائے تو آپ کو ادائیگی کو دو لائنوں میں تقسیم کرنا ہوگا:
لائن 1: وہ رقم جو سب کنٹریکٹر کو منسوب کی جانی چاہیے، جس میں سب کنٹریکٹر کی تفصیلات بھی شامل ہیں۔
لائن 2: باقی رقم، بغیر کسی سب کنٹریکٹر کی معلومات کے داخل کی گئی۔
دستی اندراج میں، جب آپ کسی اندراج میں سب کنٹریکٹر شامل کرتے ہیں، تو ان کی معلومات محفوظ ہو جاتی ہیں اور یہ آپ کے سب کنٹریکٹر ڈراپ ڈاؤن میں آئندہ استعمال کے لیے ظاہر ہو جاتی ہیں۔
SWaM/DBE سرٹیفائیڈ سب کنٹریکٹر وہ کاروبار ہے جسے ورجینیا ڈیپارٹمنٹ آف اسمال بزنس اینڈ سپلائر ڈائیورسٹی (DSBSD) نے ورجینیا میں SWaM/DBE کے طور پر کام کرنے کے لیے سرٹیفائیڈ کیا ہو۔
اگر آپ کسی دوسرے ریاست میں سرٹیفائیڈ SWaM کاروبار کے ساتھ کام کر رہے ہیں، تو اسے ورجینیا میں بھی سرٹیفائیڈ ہونا چاہیے اور DSBSD سرٹیفیکیشن ڈائریکٹری میں درج ہونا چاہیے۔ اگر کاروبار ڈائریکٹری میں ظاہر نہیں ہوتا، تو آپ کو اپنی رپورٹ کے سب کنٹریکٹر سیکشن میں اس کی رابطہ معلومات درج کرنی چاہئیں۔
SRS کو DSBSD سے روزانہ ڈیٹا فیڈ موصول ہوتا ہے، جو خودکار طور پر SWaM اسٹیٹس کی تصدیق کرتا ہے جب آپ سب کنٹریکٹر کا FEIN داخل کرتے ہیں۔
اپنے اپ لوڈ فارم میں کریڈٹس درج کرتے وقت، آپ کو منفی رقم کو "-" علامت کے ذریعے فارمیٹ کرنا ہوگا، قوسین "( )" کے بجائے۔
ہدایات:
1۔ کالم کو نمایاں کریں۔
2۔ رائٹ کلک کریں اور فارمیٹ سیلز منتخب کریں۔
3۔ نمبر ٹیب میں نمبر منتخب کریں۔
4۔ اوپر والے منفی عدد کا فارمیٹ منتخب کریں (جو مائنس سائن استعمال کرتا ہے)۔