اعلی خطرے کی بولیاں اور معاہدے

Code of Virginia کے سیکشن 2.2-4303.01 کے تحت، ایک اعلی خطرے کا معاہدہ کوئی بھی ایسا معاہدہ ہے جو درج ذیل شرائط میں سے ایک کو پورا کرتا ہے:

1. اس کی ابتدائی مدت $10 ملین سے زیادہ ہے

2. اس کی ابتدائی مدت پانچ ملین سے زیادہ ہے اور یہ درج ذیل میں سے کسی ایک معیار پر پورا اترتا ہے:

   1. عوامی ادارے نے گزشتہ پانچ سالوں میں سامان یا خدمات حاصل نہیں کی ہیں

   2. عوامی ادارہ کسی دوسرے عوامی ادارے کے ساتھ مشترکہ طور پر سامان یا خدمات حاصل کرنے کا ارادہ رکھتا ہے

   3. متوقع معاہدے کی مدت پانچ سال سے زیادہ ہے، جس میں تجدید شامل نہیں ہے

Code of Virginia کے سیکشن § 2.2-4303.01 کے تحت، اٹارنی جنرل کے دفتر (OAG) اور Virginia Information Technologies Agency (VITA) کو ان تمام درخواستوں اور معاہدوں کا جائزہ لینا لازمی ہے جو "ہائی رسک" کی تعریف پر پورا اترتے ہیں اور تمام ریاستی عوامی اداروں کے لیے انفارمیشن ٹیکنالوجی کے سامان اور خدمات پر مشتمل ہیں۔  

اعلی خطرے کے جائزے کا عمل ایجنسیوں کو درج ذیل فوائد فراہم کرتا ہے:

• IT درخواستوں اور معاہدوں کا OAG اور VITA کی جانب سے جائزہ لیا جاتا ہے تاکہ اجراء اور ایوارڈ سے قبل تمام قابل اطلاق Virginia کے قوانین، پالیسیوں، معیارات اور رہنمائی کی تعمیل کی تصدیق کی جا سکے۔

• VITA اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ معاہدوں میں واضح، قابل پیمائش کارکردگی کے میٹرکس اور نفاذ کی دفعات شامل ہوں، جیسے کہ جرمانے یا مراعات، جو سپلائر کی کارکردگی کے مؤثر انتظام میں معاون ہوں۔

• ایجنسیوں کو ٹیمپلیٹس، معاہداتی شقوں اور صنعت کے بہترین طریقوں پر حسب ضرورت رہنمائی ملتی ہے۔ یہ خریداری کی دستاویزات کو مضبوط بنانے میں مدد کرتا ہے اور ایجنسیوں کو خطرے کو کم کرتے ہوئے Commonwealth کے لیے زیادہ سے زیادہ قدر حاصل کرنے میں معاونت کرتا ہے۔ جائزے اس بات کی تصدیق کرتے ہیں کہ درخواستوں اور معاہدوں میں خطرے کے انتظام اور تخفیف کے مضبوط اقدامات شامل ہیں تاکہ ہموار نفاذ اور مؤثر سپلائر-ایجنسی تعلقات کی حمایت کی جا سکے۔

• VITA کا جائزہ آپریشنل، کارکردگی، سیکیورٹی، قانونی، تعمیل اور مالیاتی خطرات کی نشاندہی کرتا ہے۔ ایجنسیوں کو ایک میمورنڈم موصول ہوتا ہے جس میں نشاندہی شدہ مسائل کا خاکہ پیش کیا جاتا ہے تاکہ وہ درخواست جاری کرنے یا معاہدہ دینے سے پہلے ان کو حل کر سکیں یا یہ فیصلہ کر سکیں کہ آیا خطرات قابل قبول ہیں۔

جائزے کے لیے اعلی خطرے کی درخواست یا معاہدہ جمع کرانے کے لیے، درج ذیل کو مکمل کریں:

• اس بات کو یقینی بنائیں کہ اعلی خطرے والی IT درخواست یا معاہدہ آپ کی ایجنسی کے اسٹریٹجک پلان میں شامل ہو اور گورننس کے عمل کو شروع کرنے کے لیے Planview میں ٹیکنالوجی کے لیے کاروباری ضرورت (BRT) کی درخواست جمع کروائیں:
  • یہ درخواست آپ کی ایجنسی کے IT ریسورس (AITR) یا Planview کے نامزد کردہ شخص کی طرف سے جمع کروائی جانی چاہیے۔
  • اگر اس خریداری میں نئی ٹیکنالوجی شامل ہے، تو نئی ٹیکنالوجی کے لیے کاروباری ضرورت (BRnT) جمع کروائیں۔
• سرمایہ کاری کاروباری کیس (IBC) کی منظوری کی تصدیق کریں۔
• پروکیورمنٹ گورننس کی درخواست (PGR) جمع کروائیں:
  • PGRs آپ کی ایجنسی کے IT وسائل (AITR) یا Planview کے نامزد کردہ فرد کی طرف سے جمع کرائے جانے چاہئیں۔
  • PGR کو VITA ڈائریکٹوریٹس اور CIO کی جانب سے Planview میں منظور کیا جائے گا۔
• اعلیٰ خطرے والی IT درخواست یا معاہدہ VITA کو جمع کروائیں:
  • AITR یا Planview کا نامزد کردہ شخص مکمل دستاویز کا پیکیج Planview میں اپ لوڈ کرے گا۔
  • VITA کا پروجیکٹ مینجمنٹ ڈویژن (PMD) Planview میں اعلی خطرے کے گورننس کے جائزے کا عمل شروع کرے گا۔
  • VITA ڈویژن، بشمول سپلائی چین رسک مینجمنٹ (SCRM)، دستاویز پیکیج ڈاؤن لوڈ اور جائزہ لیں گے۔
• ایک بار جب Planview کا اعلی خطرے کا لائف سائیکل جائزہ موصول ہو جاتا ہے، تو VITA سپلائی چین رسک مینجمنٹ (SCRM) دستاویز پیکیج کا جائزہ لے گا اور تبصروں اور ریڈ لائنز کے ذریعے فیڈ بیک فراہم کرے گا:
  • اپنی ہائی رسک IT درخواست یا معاہدے کے جائزے کی درخواست ایک ہی وقت میں اٹارنی جنرل کے دفتر (OAG) کو جمع کروائیں۔
  • اٹارنی جنرل کے دفتر کا ہائی رسک ریویو ریکویسٹ فارم مکمل کریں۔
• آپ کی ایجنسی کو ان تمام تبصروں کو حل کرنا ہوگا جو سیکشن 2.2-4303.01 کے ساتھ اہم خطرے یا عدم تعمیل کی نشاندہی کرتے ہیں اور VITA کے جائزے کے لیے مطلوبہ ترامیم کے ساتھ ہائی رسک درخواست یا معاہدہ دوبارہ جمع کرانا ہوگا:
  • دوبارہ جمع کرائی گئی دستاویزات میں جن مسائل یا خطرات کا احاطہ نہیں کیا گیا ہے، انہیں ایک رسک میمورنڈم میں دستاویزی شکل دی جائے گی اور ایجنسی کی قیادت کو جائزے اور دستخط کے لیے فراہم کیا جائے گا۔
• اس سے پہلے کہ SCRM درخواست جاری کرنے یا معاہدہ دینے کے لیے CIO کی منظوری کی سفارش کرے، SCRM کو دستخط شدہ OAG ہائی رسک ریویو فارم موصول ہونا چاہیے۔
• ایک بار جب CIO پلانویو (Planview) میں درخواست کو منظور کر لے گا تو AITR کو اطلاع موصول ہو جائے گی:
  • اپنے AITR سے کہیں کہ وہ Planview میں CIO کی منظوری کا اسکرین شاٹ لے۔
  • CIO کی منظوری کا اسکرین شاٹ ڈاؤن لوڈ کریں اور اسکرین شاٹ کو پروکیورمنٹ فائل کے لیے محفوظ کریں۔
• آپ صرف باضابطہ CIO منظوری موصول ہونے کے بعد ہی درخواست برائے تجویز (RFP) پوسٹ کرنے یا معاہدہ دینے کے ساتھ آگے بڑھ سکتے ہیں۔

جی ہاں۔ اپنی ایجنسی کے IT ریسورس (AITR) سے رابطہ کریں تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کی ہائی رسک درخواست یا معاہدہ VITA کو جائزے کے لیے جمع کروانے سے پہلے، پروکیورمنٹ گورننس ریکویسٹ (PGR) کو Commonwealth of Virginia کے چیف انفارمیشن آفیسر (CIO) نے جمع کروا کر منظور کر لیا ہے۔

• مطلوبہ نگرانی کے اقدامات اور آپ کی بولی میں شامل کی جانے والی دستاویزات کے بارے میں رہنمائی کے لیے COV Ramp صفحہ ملاحظہ کریں۔

• اگر اعلیٰ خطرے والی IT درخواست کا کوئی جزو کلاؤڈ سروسز پر مشتمل ہو، تو VITA سروس پورٹل سے COV Ramp اسیسمنٹ فارم حاصل کریں۔

• کلاؤڈ سروس اسیسمنٹ تلاش کریں، پھر 1-1003 - اپینڈکس A کے لیے اٹیچمنٹ تک اسکرول کریں اور فارم ڈاؤن لوڈ کریں۔ COV Ramp اسیسمنٹ کو آپ کی درخواست کے ساتھ منسلک ہونا چاہیے اور اسے پیشکش کنندگان (offerors) کی جانب سے درخواست برائے تجویز (RFP) میں دی گئی ہدایات کے مطابق مکمل کیا جانا چاہیے۔

• مطلوبہ کلاؤڈ شرائط و ضوابط کے لیے SCMinfo@vita.virginia.gov سے رابطہ کریں۔

ایجنسیوں کو ہائی رسک درخواستوں اور معاہدوں پر مدد دستیاب ہے۔ VITA پروکیورمنٹ (سپلائی چین مینجمنٹ) IT درخواستوں اور معاہدوں کی ترقی، IT معاہدے کی شرائط، متعلقہ خطرات، کام کے بیانات، کارکردگی کے اقدامات اور سروس لیول کے معاہدوں، پراجیکٹ کے سنگ میل اور ڈیلیوری ایبل ٹیبلز، گفت و شنید اور معاہدہ کے انتظام کے بارے میں تربیت فراہم کرتا ہے۔ اگر ان موضوعات میں دلچسپی ہے تو، براہ کرم VITA پروکیورمنٹ پر ای میل کریں۔ scminfo@vita.virginia.gov.

VITA کی خریداری (procurement) سفارش کرتی ہے کہ آپ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی IT بولی اور معاہدے میں کارکردگی کے مضبوط اقدامات شامل ہوں۔ کارکردگی کے اقدامات متوقع سروس کی سطحوں کے قابل پیمائش میٹرکس ہیں، اور ایک کامیاب معاہدے کی بنیاد ہیں۔ کارکردگی کے اقدامات کو اس طرح تیار کیا جانا چاہیے کہ وہ متفقہ سروس کی دفعات کے خلاف سپلائر کی کارکردگی پر درست اور قابل اعتماد ڈیٹا فراہم کریں۔ منتخب کردہ میٹرکس اس بات کی درست نشاندہی کرنے کے قابل ہونے چاہئیں کہ سپلائر آپ کے معاہدے میں بیان کردہ سروس کی متوقع سطحوں کو کتنی اچھی طرح اور کس حد تک باقاعدگی سے پورا کرتا ہے۔ اضافی رہنمائی اور مثالوں کے لیے ہمارے IT پروکیورمنٹ مینوئل کا باب 30.3.1 کارکردگی کے اقدامات ملاحظہ کریں۔

کارکردگی کے ہر پیمانے کو نفاذ کی متعلقہ شق سے منسلک ہونا چاہیے۔ نفاذ کی سخت دفعات سپلائر کو معاہدے میں طے شدہ کارکردگی کے پیمانوں پر مستقل طور پر پورا اترنے کی ترغیب دیں گی۔ اضافی رہنمائی اور مثالوں کے لیے VITA کے IT خریداری دستی کا باب 30.3.2 نفاذ کی دفعات اور علاجی تدابیر اور کارکردگی کے میٹرکس ٹول ملاحظہ کریں۔ نیز، کارکردگی کے پیمانوں سے متعلق تربیتی ویڈیو دیکھیں۔

معاہداتی علاجی تدابیر سپلائر کو مطلوبہ کارکردگی کے پیمانوں کو پورا کرنے میں ناکامی پر ٹھوس طریقے سے جوابدہ ٹھہرانے کا ایک ذریعہ ہیں۔ وہ سپلائر کو معاہدے کے تحت مطلوبہ کارکردگی کے پیمانوں کو مستقل طور پر پورا کرنے یا ان سے تجاوز کرنے کی ترغیب دیتے ہیں۔ علاجی تدابیر مالیاتی جرمانوں کی شکل میں ہو سکتی ہیں، یا معاہداتی اختیارات کا استعمال جیسے کہ برطرفی یا کسی دوسرے سپلائر سے نظر انداز شدہ خدمات حاصل کرنا۔ اضافی رہنمائی اور مثالوں کے لیے ہمارے IT پروکیورمنٹ  مینوئل کا باب 30..23 نفاذ کی دفعات اور علاجی تدابیر اور کارکردگی کے میٹرکس ٹول ملاحظہ کریں۔

VITA تجویز کرتا ہے کہ ایجنسیاں اپنی درخواستوں اور معاہدوں میں پروجیکٹ کے سنگ میل اور ڈیلیور ایبل ٹیبل شامل کریں۔ براہ کرم پروجیکٹ سنگ میل اور ڈیلیوریبل ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں اور ورڈ دستاویز میں موجود ہدایات پر عمل کریں۔