IT ہدایات نامہ خریدیں

مقصد: یہ باب آئی ٹی اور ٹیلی کمیونیکیشن کے سامان اور خدمات کے لیے VITA کے قانونی حصولی اتھارٹی کے ساتھ ساتھ VITA کی ذمہ داری IT اور ٹیلی کمیونیکیشن کی خریداری کی پالیسیاں، معیارات اور رہنما خطوط قائم کرنے کے لیے کا خاکہ پیش کرتا ہے۔

اہم نکات:

• VITA کے پاس تمام ایگزیکٹو برانچ ایجنسیوں اور اعلیٰ تعلیم کے اداروں کے لیے IT پروکیورمنٹ اتھارٹی ہے جنہیں VITA کی اتھارٹی سے خاص طور پر مستثنیٰ نہیں ہے۔
• VITA کے پاس دولت مشترکہ کے کچھ IT منصوبوں اور خریداریوں کے لیے قانونی حکمرانی/نگرانی کی ذمہ داریاں ہیں۔
• صرف VITA ہی ریاست بھر میں IT معاہدے قائم کر سکتا ہے۔
• عدالتی اور قانون سازی کی شاخ کے ساتھ ساتھ آزاد ایجنسیاں VITA کے پروکیورمنٹ اتھارٹی کے تابع نہیں ہیں۔

باب 1 - Vita کے حصول کا مقصد اور دائرہ کار (PDF)

مقصد: یہ باب رہنمائی فراہم کرتا ہے کہ کس طرح IT سامان اور خدمات کا حصول غیر IT اشیاء کی خریداری سے مختلف ہے اور IT کی خریداری کے عمل پر بھی رہنمائی فراہم کرتا ہے۔

اہم نکات:
• IT سورسنگ مسلسل بدل رہی ہے اور اس کے لیے خصوصی بہترین طریقوں کے اطلاق کی ضرورت ہے۔
• ٹکنالوجی کے خطرات کا تجزیہ اور تخفیف درخواست کی ترقی کے دوران اور معاہدے پر عمل درآمد سے پہلے ہونا چاہیے۔
• ٹیکنالوجی کی خریداری میں حکمت عملیوں اور اصولوں کا اطلاق کرنا، Commonwealth کو ٹیکنالوجی سے حاصل ہونے والے فوائد کو زیادہ سے زیادہ کرنے کے لیے پوزیشن دیتا ہے اور سپلائر اور ٹیکنالوجی کی ناکامی کے خطرے کو کم کرتا ہے۔

باب 2 انفارمیشن ٹیکنالوجی کی خریداری کس طرح مختلف ہے؟ (پی ڈی ایف)

مقصد: یہ باب VITA کے سپلائی چین مینجمنٹ (SCM's) کے وژن، مشن، بنیادی اقدار اور رہنما اصولوں کا خاکہ پیش کرتا ہے۔ یہ ان خدمات پر بھی بات کرتا ہے جو SCM Commonwealth کو فراہم کرتا ہے۔

اہم نکات:
o SCM VITA کا ایک ڈویژن ہے جس پر کامن ویلتھ کی ٹیکنالوجی کی خریداری کی پالیسیوں، معیارات اور رہنما خطوط کو تیار کرنے، نافذ کرنے اور ان کی رہنمائی کرنے کا چارج ہے۔
o SCM دولت مشترکہ کے لیے IT سامان اور خدمات کے لیے مرکزی خریداری کا دفتر ہے۔
o SCM اپنے صارفین کی کاروباری ضروریات کو اپنے اسٹریٹجک سپلائرز کے ساتھ مربوط کرکے کامن ویلتھ IT سرمایہ کاری پر زیادہ سے زیادہ منافع حاصل کرنے کے لیے سپلائر تعلقات کو فروغ دینے اور ان کا انتظام کرنے کے اپنے مشن کو حاصل کرنے کی کوشش کرتا ہے۔

باب 3 - VITA کی سپلائی چین مینجمنٹ (SCM) (PDF)

مقصد: یہ باب پس منظر کی معلومات اور پالیسی کو بیان کرتا ہے جس پر ایجنسیوں اور اداروں کو عمل کرنا چاہیے۔ اس پالیسی کی پابندی قانونی ضوابط کی تعمیل کو یقینی بنائے گی، خریداری کے حکام اور دولت مشترکہ کے شہریوں کے درمیان قائم اعتماد کی حفاظت کرے گی، اور دولت مشترکہ کے ساتھ کاروبار کرنے میں دلچسپی رکھنے والے تمام سپلائرز کے ساتھ منصفانہ اور مساوی سلوک قائم کرے گی۔

اہم نکات:
• VITA حصولی کی پالیسیاں تیار کرنے اور خریداری کے عمل کو برقرار رکھنے کے لیے پرعزم ہے جو منصفانہ، اخلاقی، غیر جانبدارانہ اور دولت مشترکہ کے قوانین کی سختی سے تعمیل کرتے ہیں۔
• پروکیورمنٹ پروفیشنلز کی ذمہ داری ہے کہ وہ اس بات کو یقینی بنائیں کہ مجوزہ پروکیورمنٹ یا متوقع کنٹریکٹی ایوارڈ کے لیے کسی درخواست یا معاہدہ کی دستاویز کی ترقی سے متعلق تمام معلومات اور دستاویزات

باب 5 پبلک پروکیورمنٹ میں اخلاقیات (PDF)

مقصد: اس باب میں حصولی کی پالیسیاں شامل ہیں جو اس بات کو یقینی بناتی ہیں کہ دولت مشترکہ میں IT کی خریداری اور معاہدے کے طریقوں کو مستقل طور پر اس طریقے سے انجام دیا جائے جس سے منصفانہ اور کھلے مسابقت کو فروغ ملے۔

اہم نکات:
o VITA خریداری کی پالیسیوں اور طریقہ کار کے نفاذ کے ذریعے منصفانہ اور کھلے مقابلے کے لیے پرعزم ہے جو ایجنسیوں، سپلائرز اور عوام کے لیے شفاف ہیں۔
o منصفانہ اور کھلا مقابلہ قدر پیدا کرتا ہے اور آگے بڑھاتا ہے، اخراجات کو کم کرتا ہے، اور زیادہ سے زیادہ انتخاب کو قابل بناتا ہے کیونکہ سپلائر کی بڑھتی ہوئی شرکت سے اختراعی حل کی فراہمی اور سپلائر کی بہتر کارکردگی کی ضرورت ہوتی ہے۔

باب 6 IT پروکیورمنٹ میں منصفانہ اور کھلا مقابلہ (PDF)

مقصد:  یہ باب وہ پالیسیاں اور رہنما خطوط فراہم کرتا ہے جن پر کامن ویلتھ کی executive branch agencies اور ادارے آئی ٹی کی خریداری کے دوران دولت مشترکہ کے سماجی - اقتصادی اہداف کو فروغ دینے کے لیے عمل کریں گے۔

اہم نکات:

• ایگزیکٹو آرڈر 35 ( ایک ہدف قائم کرتا ہے کہ Commonwealth کو چھوٹے کاروباروں سے اپنی خریداریوں کے % 42کے ہدف سے تجاوز کرنا چاہیے جن میں خواتین، اقلیتوں، سروس سے معذور سابق فوجیوں اور مائیکرو بزنسز کے چھوٹے کاروبار شامل ہیں۔
• چھوٹے کاروباروں کی شرکت کے لیے کوڈ آف ورجینیا کے 2.2 -4310 کے تحت کسی بھی 4310 برانچ ایجنسی کے اہداف2001 سروس سے معذور تجربہ کار کاروباروں کی کم از کم 3% شرکت شامل ہوگی جیسا کہ § 2.22 میں بیان کیا گیا ہے 2.22
• ایگزیکٹو آرڈر 77 ( پلاسٹک کی آلودگی کو کم کرنے اور ورجینیا میں ٹھوس فضلہ کو ٹھکانے لگانے کی نئی سہولیات کی ضرورت کو ختم کرنے کے لیے ایک ریاست گیر ہدف مقرر کرتا ہے۔
• VITA نے پروکیورمنٹ پالیسیاں اور رہنما خطوط تیار کیے ہیں جو کنٹریکٹ کے اہل صارفین اور ریاستی ایجنسیوں کو IT مصنوعات اور خدمات حاصل کرنے کی ترغیب دینے کے لیے بنائے گئے ہیں جو ان مصنوعات کے استعمال اور ضائع کرنے سے ماحولیاتی اثرات کو کم کرنے میں مدد کرتے ہیں۔

باب 7 Commonwealth کے سماجی و اقتصادی اقدامات کو فروغ دینا (PDF)

مقصد: یہ باب آئی ٹی سامان اور خدمات کی خریداری کے لیے موثر وضاحتیں اور ضروریات کی تیاری کے لیے VITA کی پالیسیوں اور رہنمائی کو بیان کرتا ہے۔

اہم نکات:
• اپنی نوعیت کے مطابق، تصریحات حدود کا تعین کرتی ہیں اور اس طرح سے ان اشیاء کو ختم یا محدود کرتی ہیں جو تیار کردہ حدود سے باہر ہیں۔ ٹیکنالوجی کی تصریحات کو حوصلہ افزائی کے لیے لکھا جانا چاہیے، حوصلہ شکنی نہیں، مقصد اور ٹیکنالوجی کے حل کے لیے مجموعی معیشت کی تلاش کے لیے مسابقت کے مطابق ہونا چاہیے۔
• تصریحات ایک معاہدے کی دستاویز کا مرکز ہیں جو معاہدے کی کارکردگی میں مطلوبہ سامان یا خدمات فراہم کرنے والے کے ساتھ ساتھ تعمیل کو جانچنے کی بنیاد پر حکومت کرے گی۔
• ڈیلیوری کے بعد ضرورت کی خرابی کو ٹھیک کرنے پر عمل درآمد کی خرابی کو ٹھیک کرنے کی لاگت سے 100 گنا تک لاگت آسکتی ہے۔
• حصولی کے تقاضے درخواست اور معاہدے کے دائرہ کار اور کام کے بیان کی بنیاد ہیں۔

باب 8 ضرورت کی وضاحت: وضاحتیں اور تقاضے (PDF)

مقصد: یہ باب IT پروکیورمنٹس سے متعلق منصفانہ اور مناسب قیمت کے تعین کے عمل کا احاطہ کرتا ہے۔

اہم نکات:
• تمام IT پروکیورمنٹ پیشہ ور افراد کی یہ ذمہ داری ہے کہ وہ اس قیمت یا قیمت کا تجزیہ کریں جو Commonwealth اپنے IT سامان اور خدمات کے لیے ادا کرتی ہے۔
• ایک منصفانہ اور مناسب قیمت کی خصوصیت فیکٹرنگ انڈسٹری اور مارکیٹ کی قیمتوں کے ساتھ متوقع قیمت اور مصنوعات، حل اور/یا موصول ہونے والی خدمات کے ساتھ ہوتی ہے۔ منصفانہ اور معقول کا مطلب ضروری نہیں کہ سب سے کم پیشکش ہو۔
• منصفانہ اور معقول قیمتوں کا تعین یا تو قیمت کا تجزیہ یا قیمت کا تجزیہ کر کے کیا جاتا ہے۔

باب 9 منصفانہ اور مناسب قیمتوں کا تعین (PDF)

مقصد: اس باب میں IT سامان اور خدمات کی خریداری پر لاگو عام پالیسیاں شامل ہیں۔

اہم نکات:
• ورجینیا کے فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ کے تحت، مفروضہ یہ ہے کہ کسی بھی عوامی ادارے یا سرکاری اہلکار کے قبضے میں موجود تمام دستاویزات اور ریاستی اور مقامی عوامی اداروں کی تمام میٹنگیں دولت مشترکہ کے شہریوں کے لیے کھلی ہیں۔
• قانون کی طرف سے اجازت دی گئی حد تک، یہ عوامی ادارہ عقیدہ پر مبنی تنظیموں کے ساتھ کوڈ آف ورجینیا، § 2.2-4343.1 کے مطابق امتیازی سلوک نہیں کرتا ہے یا نسل، مذہب، رنگ، جنس، قومی اصل، عمر، معذوری، جنسی رجحان، صنفی امتیاز یا سیاسی شناخت کے طور پر قابل شناخت سروس، جنس، مذہب، رنگ، جنس کی وجہ سے بولی دہندہ یا پیشکش کنندہ کے خلاف امتیازی سلوک نہیں کرتا ہے۔ تجربہ کار یا ملازمت میں امتیازی سلوک سے متعلق ریاستی قانون کے ذریعہ ممنوعہ کوئی اور بنیاد۔

ایک یا ایک سے زیادہ سپلائرز کو ایک سے زیادہ آرڈر دینا، جیسے یا متعلقہ سامان یا خدمات تاکہ خریداری کا مناسب طریقہ استعمال کرنے سے بچنے یا ڈیلیگیٹ پروکیورمنٹ اتھارٹی کے اندر رہنے یا مقابلہ سے بچنے کے لیے ممنوع ہے۔

باب 10 جنرل IT پروکیورمنٹ پالیسیاں (PDF)

مقصد: یہ باب IT پروکیورمنٹ پلاننگ پر بحث کرتا ہے، جس میں آئی ٹی پروجیکٹ کے اہم پہلوؤں کے لیے ذمہ دار تمام اہلکاروں کی کوششیں شامل ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ وہ جامع انداز میں مربوط اور مربوط ہیں۔

اہم نکات:
• IT پروکیورمنٹ کے بہترین عمل کے طور پر، جامع IT پروکیورمنٹ پلاننگ عوامی خریداری کو متعدد فوائد فراہم کرنے کے لیے ثابت ہے۔
• مارکیٹ ریسرچ آئی ٹی پروکیورمنٹ پلاننگ کے لیے مرکزی حیثیت رکھتی ہے اور مارکیٹ ریسرچ کے نتائج کو پروکیورمنٹ پروجیکٹ کی پوری ٹیم کو سمجھنا چاہیے۔
• تزویراتی خریداری کی منصوبہ بندی دولت مشترکہ کو کارکردگی کو بہتر بنانے، قیمت کو کم کرنے، سماجی و اقتصادی حصول کے اہداف کے حصول میں اضافہ کرنے، زندگی کے سائیکل کے انتظام کے کل اخراجات کا جائزہ لینے، کاروباری مواقع تک سپلائر کی رسائی کو بہتر بنانے، اور ہر IT ڈالر کی قدر بڑھانے میں مدد کرتی ہے۔
• VITA کے پاس ایک موجودہ لازمی-استعمال یا اختیاری-استعمال کا ریاست بھر میں معاہدہ ہو سکتا ہے جو آپ کی IT پروکیورمنٹ کی ضرورت کو
پورا کرے گا۔ VITA کی IT پروکیورمنٹ اتھارٹی سے مشروط ایجنسیوں کو یہ تعین کرنا چاہیے
آیا کوئی پروکیورمنٹ پلاننگ کے عمل میں پہلے قدم کے طور پر دستیاب ہے یا نہیں۔

باب 11 IT پروکیورمنٹ پلاننگ اور اسٹریٹجک سورسنگ (PDF)

مقصد: اس باب میں انفارمیشن ٹکنالوجی کے سامان اور خدمات کے حصول میں استعمال ہونے والے دائرہ کار اور کام کے بیان (SOW) دستاویزات کی تیاری کا احاطہ کیا گیا ہے۔

اہم نکات:

• مکمل، واضح اور اچھی طرح سے ترقی یافتہ تقاضوں کی تعریف، دائرہ کار کے بیان، اور آئی ٹی کی درخواست اور معاہدے کے دستاویزات کے کام کے بیان کی اہمیت کو بڑھا چڑھا کر پیش نہیں کیا جا سکتا۔
• SOW میں واضح اور ابہام کے بغیر تمام تکنیکی، فعال، کارکردگی اور پراجیکٹ مینجمنٹ کی ضروریات اور توقعات کو شامل کرنا اور بیان کرنا بہت ضروری ہے۔
• SOW کے مواد اور تفصیل کا انحصار خریداری کی نوعیت پر ہوگا اور یہ انتہائی آسان خریدنے والے پیکیجڈ سافٹ ویئر سے لے کر انتہائی پیچیدہ حل یا سسٹم ڈیزائن کی خریداری تک ہو سکتا ہے۔ 

باب 12 IT پروکیورمنٹ کے لیے کام کے بیانات (PDF)

مقصد:  یہ باب ایک مضبوط IT پروکیورمنٹ پروجیکٹ ٹیم تیار کرنے کی اہمیت کی وضاحت کرتا ہے (صحیح وسائل، صحیح مہارت اور کام کو مکمل کرنے کے لیے درکار وقت کے ساتھ۔

اہم نکات:

• پی پی ٹی کو زیادہ سے زیادہ علم جمع کرنا چاہیے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ بہترین کوالیفائیڈ سپلائر کا انتخاب کیا گیا ہے۔
• پی پی ٹی کے اراکین/تجزیہ کاروں کو رازداری اور مفادات کے تصادم کا بیان مکمل کرنے کی ضرورت ہوگی۔

باب 13 IT پروکیورمنٹ پروجیکٹ ٹیم (PDF)

مقصد: اس باب کا مقصد IT کی خریداری کے پیشہ ور افراد کو IT کی خریداری کے مختلف طریقوں اور ان طریقوں کو کب استعمال کرنا ہے کی وضاحت فراہم کرنا ہے۔

اہم نکات:
• منصفانہ اور کھلا مقابلہ ورجینیا پبلک پروکیورمنٹ ایکٹ کے پیچھے بنیادی تصور ہے۔ حصولی کے دستیاب طریقے جو مسابقت کو استعمال کرتے ہیں وہ ہیں فوری قیمتیں، مسابقتی مہر بند بولی، مسابقتی گفت و شنید اور نیلامی۔
• ایسے حالات ہیں جہاں مسابقتی خریداریاں عملی نہیں ہیں۔ ایسے اوقات ہوتے ہیں جب صرف ایک سپلائر عملی طور پر دستیاب ہوتا ہے یا جب کسی ہنگامی صورتحال سے فوری طور پر نمٹا جانا ضروری ہوتا ہے۔

باب 14 IT پروکیورمنٹ طریقہ کار کا انتخاب (PDF)

مقصد:  یہ باب IT اور ٹیلی کمیونیکیشن کی چھوٹی خریداری کے رہنما خطوط کی وضاحت کرتا ہے۔

• اہم نکات:
  مائیکرو بزنسز کے لیے $10,000 سے کم تمام پروکیورمنٹس کے لیے ایک طرف متعین کرنا ضروری ہے جب کہ قیمت منصفانہ اور معقول ہو اور پانچ فیصد سے زیادہ نہ ہو (سب سے کم ذمہ دار اور ذمہ دار غیر تصدیق شدہ بولی لگانے والے کے۔ DSBSDDSBSD سے تصدیق شدہ چھوٹے کاروباروں کے لیے، $100,000 تک کی تمام پروکیورمنٹس کے لیے ایک طرف متعین کرنا ضروری ہے جب کہ قیمت منصفانہ اور معقول ہو اور پانچ فیصد سے زیادہ نہ ہو (سب سے کم ذمہ دار اور ذمہ دار غیر مصدقہ بولی دہندہ کا۔
• IT یا ٹیلی کمیونیکیشن کے سامان اور خدمات کے لیے دستیاب ریاست گیر معاہدوں کا جائزہ لینے سے ایجنسیوں اور اداروں کو یہ تعین کرنے کی اجازت ملتی ہے کہ آیا ضروری ٹیکنالوجی پروڈکٹ یا سروس کو ریاست گیر معاہدے کے ذریعے خریدا جا سکتا ہے۔
• ایک فوری اقتباس یا RFP $200,000 تک کی چھوٹی خریداریوں کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
• کلاؤڈ بیسڈ سلوشنز (سافٹ ویئر بطور سروس) کے لیے تمام خریداریاں، ڈالر کی رقم سے قطع نظر، VITA کی تیسری پارٹی کے استعمال کی پالیسی کے تقاضوں کے ساتھ ایجنسی کی تعمیل سے مشروط ہیں۔

باب 15 سمال IT خریداری کے طریقہ کار (PDF)

مقصد: یہ باب واحد ذریعہ IT پروکیورمنٹس کی وضاحت کرتا ہے اور واحد ذریعہ پالیسیوں کا خاکہ پیش کرتا ہے۔

اہم نکات:

• واحد ذریعہ IT پروکیورمنٹس کو پروکیورمنٹس کے طور پر بیان کیا جاتا ہے جہاں ایجنسی کی IT ضروریات کو پورا کرنے کے لیے صرف ایک ہی حل ہوتا ہے، اور صرف ایک سپلائر حل کے لیے درکار ٹیکنالوجی کے سامان اور/یا خدمات فراہم کر سکتا ہے۔
• ملکیتی IT حل واحد ذریعہ کی خریداری کا جواز پیش نہیں کرتے ہیں۔ ملکیتی خریداریوں کی تعریف ان کے طور پر کی جاتی ہے جس میں ایجنسی کی IT ضروریات کو پورا کرنے کے لیے صرف ایک ہی حل دستیاب ہوتا ہے۔ تاہم، متعدد سپلائرز حل کے لیے درکار ٹیکنالوجی کے سامان اور/یا خدمات فراہم کر سکتے ہیں۔

باب 16 واحد ذریعہ IT پروکیورمنٹس (PDF)

مقصد:  یہ باب ہنگامی IT خریداریوں کی وضاحت کرتا ہے اور ہنگامی خریداری کی پالیسیوں کا خاکہ پیش کرتا ہے۔

اہم نکات: 

• کوئی بھی ایجنسی ہنگامی صورت حال پیدا ہونے پر ہنگامی خریداری کر سکتی ہے، اور مخصوص IT کی ضرورت کو عام خریداری کے طریقوں سے پورا نہیں کیا جا سکتا۔ ایجنسی کے سربراہ کو ہنگامی خریداری کی تحریری منظوری دینی چاہیے۔
• ایمرجنسی ایک سنگین یا فوری صورتحال ہے جس میں افراد یا املاک کی حفاظت کے لیے فوری کارروائی کی ضرورت ہوتی ہے۔ سیلاب، وبائی امراض، فسادات، سامان کی خرابی، آگ کے نقصان یا اس طرح کی دیگر وجوہات کی وجہ سے ہنگامی صورتحال صحت عامہ، بہبود یا حفاظت کے لیے خطرہ ہو سکتی ہے۔
• ایجنسی کو پہلے VITA کے ریاستی معاہدوں کو تلاش کرنے کی ضرورت ہے تاکہ یہ معلوم کیا جا سکے کہ آیا ہنگامی خریداری کو پورا کرنے کے لیے موجودہ ذرائع دستیاب ہیں، کیونکہ ان معاہدوں کا مقابلہ اور بات چیت کی گئی ہے۔

باب 17 ایمرجنسی آئی ٹی پروکیورمنٹس (PDF)

مقصد: یہ باب معلومات کے لیے درخواستوں کے لیے رہنمائی فراہم کرتا ہے، فراہم کنندگان کی پیشگی اہلیت اور غیر منقولہ تجاویز کی وصولی کے لیے۔

اہم نکات:

• معلومات کی درخواست ( مختلف سپلائرز کی صلاحیتوں کے بارے میں تحریری معلومات جمع کرنے کے لیے ایک معیاری کاروباری عمل ہے۔
• پری کوالیفیکیشن پروڈکٹس یا سپلائرز کو اہل بنانے کا طریقہ کار ہے اور بولیوں یا تجاویز پر غور صرف ان پروڈکٹس یا سپلائرز تک محدود رکھتا ہے جو پہلے سے کوالیفائی کر چکے ہیں۔
• غیر منقولہ تجویز موصول ہونے والی ایک تجویز ہے جو کسی ایجنسی یا ادارے کی طرف سے شروع کی گئی درخواست کے جواب میں نہیں ہے۔

  باب 18 آر ایف آئی، سپلائیرز کی پری کوالیفیکیشن، غیر منقولہ تجویز (PDF)

مقصد:  اس باب میں عوامی، آن لائن اور ریورس نیلامی کے ذریعے IT سامان کے حصول سے متعلق پالیسیاں اور رہنما خطوط شامل ہیں۔

اہم نکات: 

• عوامی نیلامی سے IT سامان اور غیر پیشہ ورانہ خدمات کی خریداری کی اجازت کسی بھی اتھارٹی، محکمے، ایجنسی یا اعلیٰ تعلیم کے غیر مستثنی ادارے کے ذریعہ دی جائے گی اگر CIO کے ذریعہ پیشگی منظوری دی جائے۔
• ریورس نیلامی ایک حصولی کا طریقہ ہے جہاں سپلائرز کو ریئل ٹائم الیکٹرانک بولی کے ذریعے مخصوص سامان یا غیر پیشہ ورانہ خدمات پر بولی لگانے کے لیے مدعو کیا جاتا ہے، اور یہ ایوارڈ سب سے کم ذمہ دار اور ذمہ دار سپلائر کو دیا جاتا ہے۔

  باب 19 عوامی، آن لائن، اور ریورس آکشنز (PDF)

مقصد: اس باب میں مشترکہ اور/یا کوآپریٹو پروکیورمنٹس کو سپانسر کرنے اور استعمال کرنے سے متعلق پالیسیوں کا احاطہ کیا گیا ہے، اور عوامی اداروں کے ذریعہ GSA معاہدوں کے استعمال، IT سامان اور خدمات کی خریداری کے لیے۔

اہم نکات:

• مشترکہ اور/یا کوآپریٹو پروکیورمنٹ اس وقت تشکیل پاتی ہے جب متعدد فریق مشترکہ اور/یا کوآپریٹو پروکیورمنٹ انتظامات کے لیے موزوں مشترکہ ضروریات کی نشاندہی کرتے ہیں اور مشترکہ اور تعاون پر مبنی خریداری کے لیے ایک تحریری معاہدے پر دستخط کرتے ہیں۔
• CIO کو IT سامان اور خدمات کی خریداری کے لیے تمام مشترکہ اور/یا کوآپریٹو پروکیورمنٹ انتظامات اور مشترکہ طور پر اور تعاون کے ساتھ خریدے گئے معاہدوں سے تمام خریداریوں کی منظوری دینی چاہیے، بشمول GSA کنٹریکٹس، IT خریداری کی رقم سے قطع نظر۔
• مشترکہ اور/یا کوآپریٹو معاہدوں، بشمول GSA معاہدوں، کو عام طور پر ان خریداریوں کے لیے استعمال نہیں کیا جانا چاہیے جن میں دانشورانہ املاک شامل ہوں یا جن میں سروس لیول کے معاہدے شامل ہوں۔
• اگر مشترکہ اور/یا کوآپریٹو پروکیورمنٹ میں آف پریمیس (کلاؤڈ ہوسٹڈ) حل شامل ہے تو ایجنسیوں کو انٹرپرائز کلاؤڈ اوور سائیٹ سروسز (ECOS) کے عمل کی پیروی کرنی چاہیے۔
  
  

  باب 20 مشترکہ اور کوآپریٹو اور GSA معاہدے (PDF)

مقصد:  اس باب میں کارکردگی پر مبنی معاہدہ اور خدمات کی سطح کے معاہدوں کا احاطہ کیا گیا ہے جو انفارمیشن ٹیکنالوجی کے سامان اور خدمات کے حصول میں استعمال ہوتے ہیں۔

اہم نکات:

• کارکردگی پر مبنی معاہدہ (ایک حصولی کا طریقہ ہے جو حصولی کے تمام پہلوؤں کو کام کے مقاصد کے گرد ڈھانچہ بناتا ہے بجائے اس کے کہ کام کو انجام دینے کے طریقے کو بیان کیا جائے۔
• پی بی سی کا سب سے اہم عنصر، اور جو چیز اسے دوسرے معاہدے کے طریقوں سے ممتاز کرتی ہے، وہ مطلوبہ نتائج ہیں۔
• ایجنسی کو ہر کام کے لیے کم از کم ایک کارکردگی کے اشارے اور معیار کا تعین کرنا چاہیے اور اسے قابل قبول معیار کی وضاحت سے جوڑنا چاہیے۔
• کارکردگی کی ترغیبات مثبت یا منفی ہو سکتی ہیں اور مالیاتی یا غیر مالیاتی ہو سکتی ہیں- لاگت کے کنٹرول، معیار، ردعمل یا کسٹمر کی اطمینان پر مبنی۔
  
    باب 21 کارکردگی پر مبنی معاہدے اور سروس لیول کے معاہدے (PDF)

مقصد: یہ باب مسابقتی مہربند بولی کے لیے پالیسیوں اور رہنمائی دونوں کا احاطہ کرتا ہے اور پیشہ ورانہ خدمات کو چھوڑ کر، IT سامان اور خدمات کے حصول میں استعمال ہونے والی بولی (IFB) کے حصول کے طریقہ کار کا احاطہ کرتا ہے۔

کلیدی نکات: مسابقتی مہربند بولی میں، یہ ضروری ہے کہ جو IT سامان یا خدمات حاصل کی جا رہی ہیں وہ خاص طور پر بیان کرنے کے قابل ہوں تاکہ IFB کی ضروریات میں وضاحت کے خلاف بولیوں کا اندازہ لگایا جا سکے۔ IFB میں شرائط و ضوابط ناقابل تبادلہ ہیں۔ یہ ضروری ہے کہ IFB میں تمام لازمی، قانونی، خصوصی IT اور دولت مشترکہ اور پروکیورنگ ایجنسی کے لیے درکار دیگر شرائط و ضوابط شامل ہوں۔
• موصول ہونے والی تمام بولیوں کا عوامی افتتاح اور اعلان ہونا چاہیے۔
• ایوارڈ سب سے کم جوابدہ اور ذمہ دار بولی لگانے والے کو دیا جاتا ہے۔
• اگر کسی ایجنسی کو IFB پر دو یا زیادہ جوابات موصول ہوتے ہیں جو سیکشن 2.2-4328.1 میں قائم کردہ معیار پر پورا اترتے ہیں، تو ایجنسی صرف ان بولیوں میں سے انتخاب کر سکتی ہے۔

  باب 22 IT مسابقتی مہربند بولی/بولی کے لیے دعوت (IFB) (PDF)

مقصد:  یہ باب آئی ٹی سامان اور خدمات کے حصول کے لیے دو قدمی مسابقتی مہربند بولی پر بحث کرتا ہے۔

اہم نکات:

• دو قدمی مسابقتی مہر بند بولی مسابقتی طریقہ کار کا ایک مجموعہ ہے جو مناسب وضاحتیں دستیاب نہ ہونے پر مہر بند بولی کے فوائد حاصل کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔
• دو قدمی مسابقتی بولی کے عمل میں کوئی بات چیت نہیں ہے۔
• اگر کسی ایجنسی کو ان مصنوعات کے لیے دو یا دو سے زیادہ مہر بند بولیاں موصول ہوتی ہیں جو توانائی اور پانی کی کارکردگی کے تقاضوں کو پورا کرتی ہیں جو § میں بیان کی گئی ہیں، تو وہ ایجنسی صرف ان بولیوں میں سے انتخاب کر سکتی ہے۔
  
    باب 23 دو قدمی مسابقتی مہربند بولی (PDF)

مقصد: یہ باب مسابقتی گفت و شنید پر مبنی تجاویز (RFPs) کے لیے IT درخواستوں کی منصوبہ بندی، جاری کرنے، جائزہ لینے اور گفت و شنید کے لیے رہنمائی پیش کرتا ہے۔ یہ حل پر مبنی اور کارکردگی پر مبنی IT پروجیکٹس کے بارے میں عمومی معلومات بھی فراہم کرتا ہے۔

اہم نکات:
• مسابقتی گفت و شنید VITA کا تجویز کردہ پروکیورمنٹ طریقہ ہے جب کسی ایجنسی کے پاس IT کی ایک وضاحتی ضرورت ہوتی ہے اور وہ سپلائرز سے درخواست کرتی ہے کہ وہ اس ضرورت کو پورا کرنے کے لیے بہترین حل تجویز کریں۔
• RFP کے
کاروبار، فنکشنل اور تکنیکی ضروریات کو تیار کرنے کے لیے ڈیٹا اکٹھا کرنے کے لیے مناسب وقت اور وسائل کا عہد کریں۔
• یہ ضروری ہے کہ IT پروکیورمنٹ پروفیشنلز ٹیکنالوجی پر مبنی کاروباری حل کی مکمل قیمت کو سمجھیں۔

  باب 24 RFPs اور مسابقتی مذاکرات (PDF)

مقصد:  یہ باب اس بات پر بحث فراہم کرتا ہے کہ ایک مؤثر اور اچھی طرح سے تیار کردہ IT معاہدہ دستاویز کیسے بنایا جائے۔ 

اہم نکات:
• ایک مؤثر معاہدے کی تشکیل درخواست کا مسودہ تیار کرنے کے دوران شروع ہوتی ہے
• تمام IT معاہدوں کو سپلائر کی کارکردگی میں عمدگی کو فروغ دینا چاہیے۔
• ٹکنالوجی کی خریداری کی نوعیت، اور ان عوامی سرمایہ کاری سے وابستہ بہت سے خطرات کی وجہ سے، بہت سی مخصوص معاہدے کی دفعات ہیں جنہیں ٹیکنالوجی کے معاہدے میں شامل کیا جانا چاہیے جنہیں ایجنسیاں عام طور پر غیر ٹیکنالوجی کی خریداریوں کے لیے استعمال نہیں کرتی ہیں۔
• ٹیکنالوجی کنٹریکٹ کے لیے تفویض کردہ لیڈ پروکیورمنٹ پروفیشنل متعلقہ فیڈرل اور کوڈ آف Virginia کنٹریکٹ کی دفعات اور کسی بھی VITA کے لیے ضروری IT مخصوص معاہدے کی شرائط کو شامل کرنے کو یقینی بنانے کے لیے جوابدہ ہے۔

باب 25 IT کنٹریکٹ فارمیشن (PDF)

مقصد: یہ باب آئی ٹی معاہدے پر گفت و شنید کے طریقے اور حکمت عملی پیش کرتا ہے، اس سے بچنے کے خطرات اور معاہدے تک پہنچنے کے لیے ثابت شدہ طریقے جو ایک کامیاب تعلقات اور باہمی پروجیکٹ کی کامیابی میں معاون ہوں گے۔

اہم نکات:
• ایک مؤثر مذاکرات کار پوری طرح سے تیار ہے اور وہ تکنیکی اور کاروباری تقاضوں کے ساتھ ساتھ دوسرے مذاکراتی فریق کے مقابلے میں اپنی پوزیشن کی طاقتوں اور کمزوریوں کو جانتا ہے۔
• کامیاب گفت و شنید خریداری کے آغاز میں تیاری کے ساتھ شروع ہوتی ہے، یہاں تک کہ درخواست کی ترقی سے پہلے۔
• تیاری کے اہم شعبوں میں کاروباری ضروریات کو سمجھنا، مارکیٹ کو سمجھنا اور کسٹمر کے حوالے سے رابطہ کرنا شامل ہے۔
• سافٹ ویئر لائسنس کے لیے معاہدے پر گفت و شنید کرنا کچھ منفرد مذاکراتی تحفظات پیش کرتا ہے۔
• ٹیکنالوجی کے حصول میں عام طور پر ابتدائی فروخت کی قیمت سے زیادہ اخراجات ہوتے ہیں۔ سپورٹ اور ذیلی ٹیکنالوجی کے اخراجات کسی بھی اسٹیکر کی بچت سے کہیں زیادہ ہیں جو اصل آئٹم کی خریداری پر دلکش لگ سکتے ہیں۔

باب 26 IT معاہدوں پر بات چیت (PDF)

مقصد: یہ باب لائسنس یافتہ سافٹ ویئر کی خریداری اور دیکھ بھال کے لیے پالیسیاں اور رہنما خطوط فراہم کرتا ہے، بشمول COTS، اور متعلقہ معاون خدمات۔ یہ دانشورانہ املاک پر ایک جامع بحث بھی پیش کرتا ہے۔
کلیدی نکات:
• اچھی طرح سے تیار کردہ درخواست ایک کامیاب سافٹ ویئر اور/یا دیکھ بھال کے معاہدے پر گفت و شنید کا مرحلہ طے کرے گی۔ درخواست کے مرحلے کے دوران آئی پی کی ملکیت کے مسائل کو حل کرنے سے کامن ویلتھ اور ممکنہ سپلائرز کے لیے یکساں کھیل کا میدان یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے۔
• سافٹ ویئر خریدنے میں ایجنسی کا کاروباری مقصد کچھ بھی ہو، یہ ایجنسی کے فائدے میں ہے کہ وہ سافٹ ویئر لائسنسنگ اور/یا دیکھ بھال کے معاہدے میں لچک پیدا کرے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ لائسنس تیز رفتار تکنیکی ماحول میں ہونے والی تبدیلیوں کے مطابق ہو سکیں۔
• چھوٹی، ایک بار، یا غیر اہم سافٹ ویئر کی خریداریوں کے علاوہ، VITA تجویز کرتا ہے کہ سپلائر کے لائسنس کے معاہدے کو استعمال نہ کیا جائے، لیکن یہ کہ لائسنس کی حتمی شرائط ایجنسی کے معاہدے میں شامل ہیں۔
• ویلیو ایڈڈ ری سیلر (VAR) سافٹ ویئر پروڈکٹس کے لیے، VITA کو کچھ غیر گفت و شنید شرائط کے ساتھ اختتامی صارف کے لائسنس کے معاہدے کے ضمیمہ کے استعمال کی ضرورت ہے۔

باب 27 سافٹ ویئر لائسنسنگ کنٹریکٹس (PDF)

مقصد: یہ باب IT کی خریداری کرتے وقت دولت مشترکہ کی سلامتی اور تمام ایجنسیوں کے لیے کلاؤڈ تعمیل کی ضروریات کے بارے میں معلومات فراہم کرتا ہے۔ VITA کے پاس پالیسیوں، معیارات اور رہنما خطوط کو تیار کرنے اور لاگو کرنے، اور ایجنسی کی تعمیل کو یقینی بنانے کے لیے گورننس کے عمل اور آڈٹ فراہم کر کے غیر مجاز استعمال، دخل اندازیوں یا دیگر حفاظتی خطرات سے ریاستی حکومت کی الیکٹرانک معلومات کی حفاظت کا قانونی اختیار ہے۔

اہم نکات:
• تمام ریاستی ایجنسیوں اور آپ کی ایجنسی کو IT پروڈکٹس یا خدمات فراہم کرنے والے فراہم کنندگان کے لیے انفارمیشن سیکیورٹی کی تمام پالیسیوں، معیارات اور رہنما خطوط کی پابندی ضروری ہے۔
• نیز، دولت مشترکہ کی ایگزیکٹو، قانون سازی، اور عدالتی شاخوں اور آزاد ایجنسیوں کے ذریعے کی جانے والی انفارمیشن ٹیکنالوجی کی کوئی بھی خریداری معلومات کی حفاظت اور رازداری سے متعلق وفاقی قوانین اور ضوابط کے مطابق کی جائے گی۔
• فریق ثالث (سپلائر کی میزبانی کردہ) کلاؤڈ سروسز (یعنی، ایک سروس کے طور پر سافٹ ویئر) کے لیے کسی بھی پروکیورمنٹس کے لیے VITA سیکیورٹی سٹینڈرڈ SEC525 کے علاوہ، چونکہ ایجنسیوں کے پاس اس قسم کے حل حاصل کرنے کے لیے $0 تفویض اختیار ہے، اس لیے حصول کے لیے VITA کی منظوری حاصل کرنے کا ایک الگ عمل ہے۔
• کلاؤڈ سروسز کے لیے خاص طور پر مطلوبہ شرائط و ضوابط ہیں جنہیں کلاؤڈ سروسز کے لیے کسی بھی درخواست یا معاہدے میں شامل کیا جانا چاہیے اور ایک سوالنامہ جو بولی دہندگان کے لیے اپنی تجاویز کو مکمل کرنے اور جمع کرانے کے لیے درخواست میں شامل ہونا چاہیے۔

باب 28 ایجنسی IT پروکیورمنٹ سیکیورٹی اینڈ کُڈ ریکوائرمنٹ (PDF)

مقصد: یہ باب مطلوبہ اور قیمتی ایوارڈ اور پوسٹ ایوارڈ IT پروکیورمنٹ پالیسیوں اور رہنما خطوط کو بیان کرتا ہے۔

اہم نکات:
o گفت و شنید کی تکمیل پر، اگر قابل اطلاق ہو، اور کوئی بھی IT معاہدہ دینے سے پہلے، تفویض کردہ پروکیورمنٹ لیڈ کو اس بات کی توثیق کرنی چاہیے کہ سپلائر بعض اہم معاہدہ یا قانونی تقاضوں کے مطابق ہے۔
o $250,000 یا اس سے زیادہ کی قیمت کا کوئی بھی IT معاہدہ دینے سے پہلے، یا کسی بڑے پروجیکٹ کے لیے معاہدہ کرنے سے پہلے، ایجنسیوں کو ضروری VITA جائزے اور منظوری حاصل کرنی چاہیے۔ مزید برآں، پروکیورمنٹ گورننس ریویو (پی جی آر) کے عمل کو $250,000 یا اس سے زیادہ کی کسی بھی ٹیکنالوجی سرمایہ کاری کے لیے فالو کیا جانا چاہیے۔
o یہ تجویز کی جاتی ہے کہ کنٹریکٹ ایوارڈ کے 30 دنوں کے اندر، ایک کنٹریکٹ کک آف میٹنگ منعقد کی جائے۔

باب 29 ایوارڈ اور پوسٹ ایوارڈ آف آئی ٹی کنٹریکٹس (PDF)

مقصد: یہ باب "زیادہ خطرہ" کی درخواستوں اور معاہدوں کی وضاحت کرتا ہے، "زیادہ خطرہ" کی درخواست یا معاہدے کے تقاضے، اور تمام "زیادہ خطرہ" IT درخواستوں اور معاہدوں کے لیے ضروری جائزہ کا عمل۔

اہم نکات:
o تمام "زیادہ خطرے والی" IT درخواستوں اور معاہدوں کا، جیسا کہ § 2.2-4303.01(A) میں بیان کیا گیا ہے، ایک اعلی خطرے کی درخواست جاری کرنے سے پہلے اور اعلی خطرے والے معاہدے کو دینے سے پہلے VITA اور آفس آف اٹارنی جنرل (OAG) دونوں کے ذریعہ جائزہ لینا چاہیے۔
o VITA کنٹریکٹ رسک مینجمنٹ § 2.2-4303.01(B) کے مطابق ہائی رسک IT درخواست اور معاہدے کے جائزے کرے گا۔
o تمام ہائی رسک درخواستوں اور معاہدوں میں واضح اور واضح کارکردگی کے اقدامات اور نفاذ کی دفعات شامل ہونی چاہئیں، بشمول سپلائر کی عدم کارکردگی کی صورت میں علاج
o eVA اعلی خطرے والے معاہدوں کی کارکردگی سے متعلق ڈیٹا کی رپورٹنگ کے ریکارڈ کے نظام کے طور پر کام کرے گا۔

باب 30 ہائی رسک IT درخواستیں اور معاہدے (PDF)

مقصد: یہ باب آئی ٹی سامان اور خدمات کی خریداری سے متعلق احتجاجی طریقہ کار پر VITA کی پالیسیوں کو بیان کرتا ہے۔

اہم نکات:
• VITA تجویز کرتا ہے کہ تجاویز اور معاہدوں کے لیے تمام IT درخواستوں کو ایک مکمل جائزہ لینے اور احتجاج کے خطرے کو کم کرنے کے لیے کئی پرتوں اور جائزہ کے تناظر سے گزرنا چاہیے۔
• منصفانہ اور مسابقتی خریداری کے عمل کو فروغ دینے کے لیے اپنے سپلائرز کے ساتھ کھلا اور شفاف ہونا VITA کی پالیسی ہے۔

باب 32 احتجاجی طریقہ کار (PDF)

مقصد: یہ باب IT پروکیورمنٹس کے بعد ایوارڈ کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن کی بحث فراہم کرتا ہے۔

اہم نکات:

• کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن کا عمل درخواست کی دستاویزات کے ساتھ شروع ہوتا ہے اور کنٹریکٹ ایوارڈ کے وقت سے لے کر اس وقت تک جاری رہتا ہے جب تک کہ کام مکمل اور قبول نہ ہو جائے، کوئی تنازعہ یا ایڈجسٹمنٹ حل نہ ہو جائے، حتمی ادائیگی کر دی جائے اور معاہدہ باضابطہ طور پر بند ہو جائے۔
• کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو ایجنسی کے پروٹوکول کی بنیاد پر اور مخصوص IT معاہدے کی پیچیدگی اور ضروریات کے سلسلے میں، اس سے متوقع تمام سرگرمیوں کو سمجھنا چاہیے۔
• کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو کنٹریکٹ کے دستاویزات کو پڑھنا اور ان سے واقف ہونا چاہیے تاکہ معاہدے کے دونوں فریقین یعنی سپلائر اور ایجنسی کی طرف سے تعمیل کو یقینی بنانے کے لیے سرگرمیوں کا شیڈول قائم کیا جا سکے۔
• ایک کامیاب معاہدہ ایوارڈ کے بعد کی انتظامیہ پر بھی اتنا ہی منحصر ہوتا ہے جیسا کہ یہ کام کے اچھی طرح سے تحریری بیان یا سخت کارکردگی کے معیارات پر ہوتا ہے۔
• اگر معاہدے کی کارکردگی کے دوران کسی بھی فریق کے لیے کوئی دعویٰ اور تنازعہ پیدا ہوتا ہے تو، کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن فائل دستاویزات تک رسائی انتہائی اہمیت کی حامل ہو سکتی ہے۔ لہٰذا، یہ ضروری ہے کہ معاہدہ کی کارروائیوں، سپلائر کی کارکردگی اور ایجنسی کی کارکردگی سے متعلق تمام دستاویزات کو برقرار رکھا جائے اور قابل رسائی ہو۔

باب 34 IT کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن (PDF)