34.5 کنٹریکٹ ریٹائرمنٹ کا انعقاد کریں۔
34.5۔ 3 فائل کو برقرار رکھنے کے لیے محفوظ کر لیا گیا۔
ورجینیا پبلک ریکارڈز ایکٹ ایجنسیوں سے یہ تقاضا کرتا ہے کہ وہ لائبریری آف ورجینیا کے ریکارڈ کو برقرار رکھنے اور ڈسپوزیشن کی ہدایات اور عوامی ریکارڈ کے تقاضوں کے ساتھ تعاون کریں۔ کوڈ آف ورجینیا کا سیکشن § 42.1-85B بیان کرتا ہے:
"بی۔ عوامی ریکارڈ رکھنے والی کوئی بھی ایجنسی سروے کرنے میں لائبریری آف ورجینیا کے ساتھ تعاون کرے گی۔ ہر ایجنسی ایسی ایجنسی کے ریکارڈ کے معاشی اور موثر انتظام کے لیے ایک فعال، جاری پروگرام قائم اور برقرار رکھے گی۔ ایجنسی اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ذمہ دار ہو گی کہ اس کے عوامی ریکارڈز کو ان کی زندگی بھر میں محفوظ، برقرار رکھا جائے، اور ان تک رسائی حاصل ہو، بشمول الیکٹرانک ریکارڈز کو جتنی بار ضروری ہو تبدیل کرنا اور منتقل کرنا تاکہ معلومات ہارڈ ویئر، سافٹ ویئر، یا میڈیا کے متروک ہونے یا خراب ہونے کی وجہ سے ضائع نہ ہوں۔ کوئی بھی سرکاری اہلکار جو الیکٹرانک ریکارڈ کو تبدیل کرتا ہے یا منتقل کرتا ہے وہ اس بات کو یقینی بنائے گا کہ یہ اصل ریکارڈ کی درست کاپی ہے۔ تبدیل شدہ یا ہجرت شدہ ریکارڈ میں اصل کی طاقت ہوگی۔"
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو یہ یقینی بنانا چاہیے کہ کنٹریکٹ اور کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن سے وابستہ تمام کاغذی اور الیکٹرانک ریکارڈز ورجینیا پبلک ریکارڈز مینجمنٹ مینول کے مطابق برقرار رکھے جائیں۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔