باب 34 - IT معاہدہ انتظامیہ

34.3۔ 0 ترمیم کی پروسیسنگ اور انتظامیہ

معاہدے کے مطابق مطلوبہ سرٹیفیکیشنز، لائسنسنگ اور رپورٹنگ کے ساتھ سپلائر کی تعمیل کی تصدیق کسی بھی معاہدے میں ترمیم کے نفاذ سے پہلے کی جانی چاہیے جس سے معاہدے کی قدر یا دائرہ کار یا سپلائر کو کوئی فائدہ یا ترغیب ملے۔ مندرجہ ذیل معلومات کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کے سپلائر کی توثیق کے عمل میں مدد کر سکتی ہیں:

• ای وی اے کی ویب سائٹ پر فراہم کنندہ کی ریاست کی روک تھام کی حیثیت کی توثیق کریں: eVA غیر فعال وینڈرز کی فہرست

• فیڈرل ویب سائٹ پر سپلائی کرنے والے فیڈرل ڈیبارمنٹ سٹیٹس کی توثیق کریں اگر فیڈرل فنڈز کنٹریکٹ کو سپورٹ کرتے ہیں اس پر: https://sam.gov/

• 804-367-8380 پر کال کرکے یا Irms.Support@tax.virginia.govپر ای میل کے ذریعے فراہم کنندہ کی ریاستی ٹیکس کی تعمیل کی حیثیت (مثلاً، فی الحال کوئی مداخلت نہیں کی جا رہی ہے) کی توثیق کریں۔

• اس بات کی توثیق کریں کہ سپلائر اپنے معاہدے کے تحت واجب الادا سپلائر پروکیورمنٹ اور ذیلی کنٹریکٹنگ پلان اور رپورٹنگ کے تقاضوں کی تعمیل کر رہا ہے کیونکہ ایسا کرنے میں ناکامی معاہدے کی تجدید یا ترمیم کو ممنوع یا تاخیر کا شکار کر سکتی ہے۔

• سپلائر سیلز/آئی ایف اے رپورٹنگ کی تعمیل (صرف VITA) کی توثیق کریں بذریعہ ای میل: ifacoordinator@vita.virginia.gov

• سپلائر کے موجودہ رجسٹریشن فارم اور SCC شناختی نمبر کی ایک کاپی حاصل کرکے دولت مشترکہ میں کاروبار کے لین دین کی اجازت فراہم کرنے والے کے پاس موجودہ اجازت ہے۔

مزید برآں، کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹرز کو ضابطہ ورجینیا ، § 2.2-4309 میں پائے جانے والے معاہدے میں ترمیم کے حوالے سے قانونی تقاضوں کی پابندی کرنی چاہیے۔

کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کے لیے ضروری ہے کہ وہ کنٹریکٹ کی ترمیم یا ترمیم کی زبان سے واقف ہو اور اس بات کو یقینی بنائے کہ مجوزہ ترمیم کی جا سکتی ہے اور اسے تمام مطلوبہ اسٹیک ہولڈرز—بنیادی طور پر فراہم کنندہ اور ایجنسی کے کاروباری مالک/پروجیکٹ مینیجر کے ذریعے منظور کیا جاتا ہے۔ کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر اس بات کو یقینی بنانے کا ذمہ دار ہو گا کہ تمام ترامیم کو معاہدے اور کسی بھی قانونی یا وفاقی (اگر معاہدہ وفاقی طور پر فنڈڈ ہے) کی ضروریات/حدود کے مطابق عمل میں لایا جائے۔ IT کنٹریکٹ میں ترمیم پر درج ذیل تقاضے لاگو ہوتے ہیں:

• کسی بھی ترمیم کے لیے تمام ضروری منظوریوں کی توثیق کنٹریکٹ فائل میں کی جاتی ہے۔

• اگر ترمیم کے لیے فنڈنگ کی ضرورت ہو تو تمام فنڈنگ موصول ہو جاتی ہے اور فنڈنگ کی تبدیلی DOE کوڈ آف ورجینیا کے § 2.2-4309 سے متصادم نہیں ہے۔

• ترمیم DOE معاہدے کی کسی دوسری شق کے ساتھ تنازعہ پیدا نہیں کرتی ہے۔

• سپلائی کرنے والے کی پابندی کی حیثیت، ریاستی ٹیکس کی تعمیل اور SWaM یا سیلز/IFA رپورٹنگ (اگر قابل اطلاق ہو) کی تعمیل فائل میں درج ہے۔

• ترمیم DOE کوڈ آف ورجینیا اور ورجینیا پبلک پروکیورمنٹ ایکٹ میں متعلقہ قانونی ضوابط سے متصادم نہیں ہے۔

• سپلائر کو ترمیمی دستاویز پر ایجنسی DOE سے پہلے دستخط کرنے کی ضرورت ہے۔

• معاہدے میں ترمیم کی دستاویز کا فارمیٹ ایجنسی کے پروٹوکول کے مطابق ہے۔

• متعلقہ اسٹیک ہولڈرز کو اطلاع اور الیکٹرانک ریکارڈز اور معاہدے یا مالیاتی ڈیٹا بیس کو اپ ڈیٹ کرنا ایجنسی کے عمل اور طریقہ کار کے مطابق ہے۔

• تمام مکمل طور پر عملدرآمد شدہ ورژن کی کاپیاں کنٹریکٹ فائل میں ہیں۔

• VITA SCM کے لیے، SCM کے عمل کے مطابق تمام معاہدے میں ترمیمات فراہم کریں۔ ہارڈ کاپیاں کنٹریکٹ فائل میں رکھی جائیں۔ ریاست گیر معاہدوں کے لیے جن کے لیے ویب اپ ڈیٹ کی ضرورت ہوتی ہے، قائم شدہ عمل کی پیروی کریں۔