29.6 ایوارڈ کے بعد کی سرگرمیاں
29.6۔ 2 کنٹریکٹ کک آف میٹنگ
کنٹریکٹ کِک آف یا اورینٹیشن میٹنگ ایجنسی اور فراہم کنندہ کے درمیان ایک تعامل ہوتا ہے جو معاہدہ دینے کے فوراً بعد ہوتا ہے۔ یہ تجویز کی جاتی ہے کہ کنٹریکٹ ایوارڈ کے 30 دنوں کے اندر، کنٹریکٹ کِک آف میٹنگ کی جائے۔ شرکت کرنے والوں میں پروکیورنگ ایجنسی کی پروکیورمنٹ لیڈ، کنٹریکٹ مینیجر/ایڈمنسٹریٹر، بزنس اونر/پروجیکٹ مینیجر، ٹیکنیکل لیڈز اور ایجنسی SWaM کا نمائندہ شامل ہونا چاہیے (اور VITA کے لیے، IFA کوآرڈینیٹر، جیسا کہ قابل اطلاق ہو)؛ سپلائر کا پروجیکٹ یا اکاؤنٹ مینیجر، کنٹریکٹ مینیجر، اور کلیدی تکنیکی عملہ؛ اور، کوئی دوسرے اہم اسٹیک ہولڈرز جن کا معاہدہ کی کامیاب کارکردگی میں حصہ ہے۔ اس میٹنگ کا مقصد فریقین کے لیے تمام معاہدے کی ذمہ داریوں، تمام انتظامی اور رپورٹنگ کی ضروریات کا جائزہ لینا اور معاہدے میں بیان کردہ کسی دوسرے تعلق، ذمہ داری، مواصلات اور کارکردگی کے معیار پر بات کرنا ہے۔ ہر معاہدے کے لیے پورے پیمانے پر رسمی کِک آف میٹنگ کی ضرورت نہیں ہوتی، لیکن ایوارڈ کے بعد، ہر معاہدے کے ساتھ ایک بحث ہونی چاہیے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ فریقین معاہدے کی شرائط کے تحت لاگو کارکردگی کی توقعات، ضروریات اور انتظامی طریقہ کار پر متفق ہیں۔ ایجنسی کی پروکیورمنٹ لیڈ کو یہ فیصلہ کرنا چاہیے کہ آیا کِک آف میٹنگ ضروری ہے یا ٹیلی فون کانفرنس کافی ہوگی۔ VITA کا سورسنگ اور/یا پروکیورمنٹ عملہ VITA کے معاہدوں کے لیے اس وقت کے موجودہ داخلی طریقہ کار کے مطابق کرے گا۔ کم پیچیدہ، کم ڈالر کے معاہدوں کے لیے، کنٹریکٹ کے اہم نکات کا جائزہ لینے کے لیے سپلائر کو ٹیلی فون کال کافی ہو سکتی ہے۔ باضابطہ ملاقات یا ٹیلی فون کے جائزے کی ضرورت کا تعین کرنے کے لیے درج ذیل عوامل استعمال کیے جا سکتے ہیں۔
- معاہدے کی قسم
- معاہدے کی قیمت اور پیچیدگی
- معاہدے کی لمبائی، کارکردگی کی مدت اور/یا ترسیل
- تقاضے
- درکار سامان یا خدمات کی خریداری کی تاریخ
- سپلائی کرنے والے کی مہارت/ٹریک ریکارڈ
- ترسیل کے شیڈول کی فوری ضرورت
- فراہم کنندہ کے ساتھ ایجنسی کا سابقہ تجربہ
- کوئی خاص یا غیر معمولی ادائیگی کی ضروریات
- معاہدے کی تنقید یا پیچیدگی
کِک آف میٹنگ کا استعمال کنٹریکٹ کی شرائط کو تبدیل کرنے کے لیے نہیں کیا جانا چاہیے، لیکن اسے مندرجہ ذیل کو پورا کرنا چاہیے:
- معاہدے کی شرائط و ضوابط کا جائزہ
- کسی بھی مطلوبہ انشورنس اور انشورنس سرٹیفکیٹ کا جائزہ اور ہم آہنگی۔
- فریقین کے کنٹریکٹ مینیجرز/ایڈمنسٹریٹرز، پراجیکٹ مینیجرز، کلیدی تکنیکی لیڈز وغیرہ کو شامل کرنے کے لیے کرداروں اور ذمہ داریوں کی شناخت۔
- معاہدے کی کارکردگی کی توقعات، پیمائش اور کسی بھی علاج کو تقویت دینا
- کسی بھی ترغیبی انتظامات کا جائزہ
- کسی بھی شراکت داری کے انتظامات کو تقویت دینا۔
- منصوبے کے شیڈول اور سنگ میل کے بارے میں تبادلہ خیال۔
- کسی بھی سیکورٹی، رازداری، IT تک رسائی اور/یا سیکشن 508 کی تعمیل سمیت معاہدے کے فنکشنل اور تکنیکی تقاضوں کو دوبارہ دیکھیں اور/یا واضح کریں۔
- رپورٹنگ کی ضروریات، جیسا کہ قابل اطلاق، بشمول SWaM، سیلز، اسٹیٹس، سروس لیول وغیرہ۔
- قابل اطلاق کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن طریقہ کار، بشمول ڈیلیوری، معائنہ اور ڈیلیوری ایبلز کی قبولیت، ترمیم، معاہدے کی نگرانی اور پیش رفت کی پیمائش
- اگر قابل اطلاق ہو تو ای وی اے آرڈر کرنے کے طریقہ کار کا جائزہ
- انوائسنگ اور ادائیگی کی ضروریات اور طریقہ کار کا جائزہ لیں۔
- ڈیلیوری، معائنہ اور قبولیت کے معیار کو بحال کریں۔
- دونوں جماعتوں کے اہلکاروں کے لیے اختیارات کی حدود کی وضاحت
- اضافے کے لیے طریقہ کار
کِک آف میٹنگ کے بعد، پروکیورمنٹ لیڈ کو فائل کے لیے ایک میمورنڈم تیار کرنا چاہیے جس میں شامل آئٹمز کی تفصیل ہو۔ اس میں وہ علاقے شامل ہونے چاہئیں جن کے لیے ریزولیوشن کی ضرورت ہے، شرکاء کی فہرست، اور خاص طور پر، وہ افراد جن کو مزید کارروائی کے لیے ذمہ داریاں تفویض کی گئی ہیں اور ان کارروائیوں کے لیے مقررہ تاریخیں ہیں۔ میمورنڈم کی کاپیاں تمام شرکاء میں تقسیم کی جائیں۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔