29.4 معاہدے پر عمل درآمد اور ایوارڈ
ایجنسی کے لیے مخصوص اور VITA کے ذریعے ڈیلیگیٹ کیے گئے IT معاہدوں کے لیے، پروکیورنگ ایجنسی ان کے معاہدے کو حتمی شکل دینے اور اپنے ایوارڈ کا اعلان کرنے کی ذمہ دار ہے۔ VITA معاہدوں کو حتمی شکل دینے اور ریاست گیر اور غیر VITA کی طرف سے IT اور ٹیلی کمیونیکیشن کے معاہدوں کے لیے ایوارڈز کا اعلان کرنے کا ذمہ دار ہے۔ ایک بار جب کوئی معاہدہ ایوارڈ کے لیے تیار ہو جاتا ہے، تو درج ذیل سرگرمیوں کو پروکیورمنٹ لیڈ/ سورسنگ ماہر کے ذریعے مربوط کیا جانا چاہیے:
-
معاہدے کو حتمی شکل دیں۔
-
ایوا میں اشاعت کے ذریعے ایوارڈ (ایوارڈز) پوسٹ کریں اور، اگر منتخب ہو جائیں (حوالہ § 2.2-4303)، عام گردش کا ایک اخبار۔ ایوارڈ نوٹسز پر اضافی رہنمائی کے لیے ذیل میں سیکشن 29.5 دیکھیں۔
-
دستخط کے لیے سپلائر کو حتمی معاہدے کے دو قابل عمل اصل بھیجیں۔ ایجنسی کے دستخط کرنے سے پہلے سپلائر کو حتمی معاہدے پر ہمیشہ دستخط کرنا چاہیے۔
-
ایک بار جب سپلائر نے دستخط کر کے دو اصلوں کو واپس کر دیا تو، معاہدے کے دستاویزات کا جائزہ لیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ سپلائر نے کوئی تبدیلی نہیں کی ہے جس پر توجہ دینے کی ضرورت ہے، معاہدے کی اصل کو دستخط کے لیے مناسب VITA یا ایجنسی ایگزیکٹیو کے سامنے پیش کریں، ڈالر کی سطح یا اتھارٹی کے لحاظ سے۔ کسی بھی ایوارڈ دستاویز پر صرف ایجنسی کے ایک مجاز اہلکار کے ذریعے دستخط اور جاری کیے جا سکتے ہیں۔ فراہم کنندہ کو مکمل طور پر مکمل شدہ اصل واپس کریں۔
-
حصہ لینے کے لیے ان کا شکریہ ادا کرنے اور مستقبل کی دلچسپی کی حوصلہ افزائی کے لیے تمام غیر ایوارڈ یافتہ سپلائرز کو خطوط یا ای میلز جاری کریں۔ غیر منتخب سپلائرز کی کوششوں کو باضابطہ طور پر تسلیم کرنا ضروری ہے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔