ضمیمہ سی: سافٹ ویئر کے معاہدوں کے لیے بہترین پریکٹس کی تجاویز
نیچے دی گئی فہرست میں سافٹ ویئر پروکیورمنٹ کے بہترین طریقے شامل ہیں جو بڑھے ہوئے فوائد حاصل کر سکتے ہیں:
-
وضاحت کریں کہ سافٹ ویئر کے ساتھ کیا کیا جانا ہے، موجودہ اور مطلوبہ پلیٹ فارم/ماحول اور درخواست اور معاہدے میں تمام فنکشنل اور تکنیکی کارکردگی کی توقعات۔ چونکہ یہ جامع اور مکمل ہونے چاہئیں، اس لیے متاثر کن صارفین کو کسی بھی پروجیکٹ کی منصوبہ بندی اور پری پرچیز کمیٹی کے مباحثوں کا حصہ ہونا چاہیے۔
-
ایک سپلائر اصرار کر سکتا ہے کہ ایجنسی اس کے معیاری سافٹ ویئر لائسنس کی شرائط کو قبول کرے، تاہم، مستعدی سے بات چیت کی جانی چاہیے۔ کامن ویلتھ اور VITA میں لازمی شرائط ہو سکتی ہیں اور سپلائر کی معیاری شرائط کو قبول کرنا دولت مشترکہ کو خطرے میں ڈال سکتا ہے۔ سافٹ ویئر کنٹریکٹ گفت و شنید میں مدد اس پر رابطہ کر کے حاصل کی جا سکتی ہے: scminfo@vita.virginia.gov ۔
-
واقعات یا سنگ میل کی بنیاد پر ادائیگیوں کو پھیلانے کی کوشش کریں۔ بالکل اسی طرح جیسے گھر کے ٹھیکیدار کے ساتھ کام کرنا، ہر چیز کے لیے ایک ساتھ ادائیگی کرنا ایجنسی کے لیوریج کو کم کر سکتا ہے اگر بعد میں کوئی مسئلہ ہو۔ تمام ادائیگیوں کو واضح طور پر متعین، پہلے سے طے شدہ سنگ میل، سروس کی سطحوں اور/یا قبولیت کے معیار پر احتیاط سے نقشہ بنائیں؛ درست ڈیلیوری کی تاریخیں شامل ہیں۔
-
یقینی بنائیں کہ معاہدہ ختم کرنے کی پالیسیاں اور تقاضے واضح اور تحریری ہیں۔
-
ہر چیز کو ہجے کریں۔ اگرچہ یہ زیادہ کام ہو سکتا ہے، ڈیلیوری کے قابل تقاضے - اس بات کی وضاحتیں کہ ایک پروڈکٹ کس وقت کیا کرے گا - معاہدے میں۔ اگر سافٹ ویئر DOE توقع کے مطابق کارکردگی کا مظاہرہ نہیں کرتا ہے تو نتائج شامل کریں۔ سروس کی سطح کا معاہدہ یہ کہہ سکتا ہے کہ ہر گھنٹے کے لیے ایک سرور گزشتہ 24 گھنٹے کے لیے بند ہے، فراہم کنندہ ایجنسی کو کریڈٹ کرتا ہے $1,000 ۔
-
سپلائر کی طرف سے پیش کردہ پہلی قیمت کو خود بخود قبول نہ کریں۔ ایجنسی کو کسٹمر-سپلائر کے تعلقات کو تباہ کیے بغیر بہتر قیمتوں کے لیے کوشش کرنی چاہیے۔ اگر وہ رشتہ مثبت نہیں ہے تو، ایک ایجنسی پہلے معاہدے کی مدت کے لیے اچھی قیمت حاصل کر سکتی ہے، کسی پروڈکٹ کے لیے عہد کر سکتی ہے، اور پھر اگلے سالوں میں یا سپورٹ اور دیکھ بھال کی خدمات میں قیمت میں نمایاں اضافہ دیکھ سکتی ہے۔ قیمتیں کم کرنے کی کوششوں میں ثابت قدم رہیں۔ اگر فراہم کنندہ قیمتیں کم نہیں کر سکتا یا نہیں کرے گا، تو پوچھیں کہ ان کی چین آف کمانڈ میں کس کے پاس اس شخص کے ساتھ بات چیت اور کام کرنے کا اختیار ہے۔ سپلائرز کو یاد دلائیں کہ اگر کامن ویلتھ یا آپ کی ایجنسی کوئی نئی ٹیکنالوجی اپناتی ہے تو دیگر ریاستی یا مقامی حکومت کے صارفین اس کی پیروی کر سکتے ہیں۔
-
ایک ایجنسی خریداروں کے ایک بڑے گروپ کا حصہ بن کر اور VITA ریاست بھر میں معاہدہ کر کے اپنی قوت خرید کا فائدہ اٹھا سکتی ہے۔ اس سے سپلائر کے ممکنہ گاہکوں میں اضافہ ہوتا ہے اور اس کے نتیجے میں قیمتیں کم ہو سکتی ہیں۔
-
فی صد رعایت کے لیے کثیر سالہ معاہدوں پر بات چیت کریں۔ ایجنسیوں کو حتمی رعایتی قیمت پر 5% تا 15% رعایت حاصل کرنے کی توقع رکھنی چاہیے۔ محتاط رہیں کہ کثیر سالہ رعایت کو والیوم ڈسکاؤنٹ کے ساتھ نہ ملایا جائے۔ کثیر سال کی رعایت اور والیوم ڈسکاؤنٹ پر الگ الگ بات چیت کی جانی چاہیے اور اصل قیمت سے منہا کی جانی چاہیے۔
-
اپنے ڈیٹا کے حقوق کے بارے میں واضح رہیں۔ فراہم کنندگان کو رازداری کے معاہدے کا پابند ہونا چاہیے۔ معاہدہ ختم ہونے پر، ایک سپلائر سے کامن ویلتھ یا ایجنسی کا تمام ڈیٹا قابل استعمال فارمیٹ میں واپس دینے کی ضرورت ہوتی ہے۔
-
اس بات کو یقینی بنائیں کہ جو سافٹ ویئر لائسنس حاصل کیا جا رہا ہے وہ دائمی ہے اور کبھی ختم نہیں ہوتا، بشمول سافٹ ویئر کنٹریکٹ کے اختتام پر، جب دیکھ بھال کی فیس ختم ہو جاتی ہے یا اگر کمپنی حاصل کر لی جاتی ہے یا دیوالیہ ہو جاتی ہے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔