26.2 مذاکرات کا انعقاد
ایک بار تیاری، خطرے کا تجزیہ، گفت و شنید کی حکمت عملی اور کرداروں کی تفویض مکمل ہوجانے کے بعد، یہ سپلائر (زبانوں) کے ساتھ بات چیت میں داخل ہونے کا وقت ہے۔ یہ سفارش کی جاتی ہے کہ ایجنسی ایک سے زیادہ سپلائرز کے ساتھ بات چیت کرے جو تجویز پیش کرنے والوں میں مکمل طور پر اہل اور بہترین سمجھے جاتے ہیں۔ فراہم کنندگان کو یہ بتانا مفید ہو سکتا ہے کہ دوسروں کے ساتھ مذاکرات کیے جا رہے ہیں، لیکن مقابلہ کا نام کبھی نہ دیں۔ اگرچہ ہر گفت و شنید منفرد ہوتی ہے، لیکن کچھ عام طرز عمل ہیں جن پر عمل کیا جانا چاہیے۔
- میٹنگ کے لیے ایجنڈا تیار کریں۔ آئٹمز میں تعارف، فراہم کنندہ کی پیشکش، مسائل کی شناخت، مشترکہ بنیاد، گفت و شنید کے موضوعات، مسئلہ حل کرنا، اور سمیٹنا شامل ہو سکتا ہے۔ اجلاس سے پہلے تمام شرکاء کو ایجنڈا بھیجیں۔
- صحیح لوگوں کے ساتھ گفت و شنید کریں۔ اس بات کی توثیق کریں کہ سپلائر کے جن نمائندوں سے آپ ملاقات کر رہے ہیں ان کے پاس فیصلے کرنے اور اپنی کمپنی کو معاہدوں کا پابند کرنے کا اختیار ہے۔
- جلدی اور جلدی مذاکرات سے گریز کریں۔ فراہم کنندہ کو داخلی ڈیڈ لائن یا پابندیوں کے بارے میں مطلع کرنا ایجنسی کے بہترین مفاد میں نہیں ہو سکتا، جب تک کہ ممکنہ اثرات اور رعایتوں کا جائزہ نہ لیا جائے اور مذاکرات کی حکمت عملی میں شامل نہ کیا جائے۔
- تحریری طور پر تمام ضروریات، توقعات اور سپلائر کے وعدوں کی تصدیق کریں ۔ یہ درخواست اور فراہم کنندہ کی تجویز پر مبنی ہیں۔ ان کو اپنے حتمی معاہدے کے حصے کے طور پر شامل کریں۔
- ایجنسی کا منظور شدہ معاہدہ فارم استعمال کریں۔ حتمی مذاکرات کے ساتھ ضرورت کے مطابق ایجنسی کے معاہدے کے سانچے کو حسب ضرورت بنائیں۔ سپلائر کو کنٹریکٹ فارم یا مسودہ تیار کرنے میں کوئی مدد فراہم کرنے کی اجازت نہ دیں۔
- مستقل اصطلاحات استعمال کریں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام فریق تنازعات اور غلط فہمیوں سے بچنے کے لیے ایک جیسی اصطلاحات استعمال کریں۔
- انجام دینے والے کام کے دائرہ کار کو بند کریں۔ خدمات، متعلقہ اخراجات اور فراہم کنندہ کی طرف سے پوری کی جانے والی کارکردگی کی تمام سطحوں کو شامل کرنا یقینی بنائیں۔ زیادہ تر IT سپلائرز کارکردگی پر مبنی معیارات پر گفت و شنید کے لیے تیار ہیں۔ تمام گاہک کی ضروریات کے ساتھ ساتھ سپلائر کس طرح ان ضروریات کو پورا کرنے کا ارادہ رکھتا ہے مکمل طور پر بات چیت کی جانی چاہئے اور معاہدے میں شامل کی جانی چاہئے۔
- "جیت جیت" مذاکرات کے نتائج کے لیے کوشش کریں۔ گفت و شنید میں لچکدار بنیں اور ایسے نکات پر حاصل کرنے کے لیے تیار رہیں جو اہم نہیں ہیں۔ پرچیزنگ ایجنسی کی گفت و شنید کی حکمت عملی کو اہم اور غیر اہم گفت و شنید کے نکات اور ہر ایک کے ساتھ منسلک قدر کی نشاندہی کرنی چاہیے۔ صحیح جگہوں پر مراعات حاصل کریں۔ سپلائر کے حوالہ جات کے ساتھ بات کریں اور جانیں کہ ان کی بات چیت کے دوران سپلائر کے اسٹیکنگ پوائنٹس کیا تھے۔ اگر ایک سپلائر اپنی سروس کی قیمتوں کے بارے میں غیر لچکدار معلوم ہوتا ہے، مثال کے طور پر، دوسرے شعبوں میں رعایتیں حاصل کریں، جیسے کہ لائسنس کی فیس۔ حکمت عملی کے ساتھ اپنے تجارتی تعلقات کی منصوبہ بندی کریں۔
- اپنی ایجنسی اور دولت مشترکہ کے مفادات کا تحفظ کریں۔ قانونی جائزہ سمیت معاہدے کا مکمل جائزہ لیں۔ اگر ممکن ہو تو، اپنے ساتھی اور وکیل کو اپنے مذاکرات سے پہلے اور اس کے دوران ان پٹ فراہم کریں تاکہ مذاکرات مکمل ہونے کے بعد دوبارہ کام کرنے کے امکان کو کم کیا جا سکے۔
- کم فروخت نہ ہو۔ گفت و شنید کے لیے ایک حقیقت پسندانہ قیمتوں کا ہدف مقرر کرنے کے لیے، ایک مارکیٹ سروے کریں یا سپلائی کرنے والے کے دوسرے صارفین سے رابطہ کریں جن کے پاس قیمت کا معاہدہ حاصل کرنے کے لیے اسی طرح کے پروجیکٹ ہیں/ ہیں۔
- ادائیگیوں کو بیعانہ کے طور پر استعمال کریں ۔ کچھ کارکردگی کے سنگ میلوں اور ایجنسی کی طرف سے تحریری رسمی قبولیت کی بنیاد پر سپلائر کی ادائیگیوں پر بات چیت کریں۔ سنگ میل سے منسلک ادائیگیاں سپلائر کو ایک ترغیب فراہم کرتی ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ پروجیکٹ شیڈول، قیمت اور حل، سروس یا مصنوعات کی قبولیت کے تقاضوں کو پورا کرتا ہے۔ حتمی قبولیت کی ادائیگی اس وقت تک جاری نہیں کی جانی چاہیے جب تک کہ ایجنسی ٹیسٹنگ مکمل نہ کر لے، اس بات کی تصدیق کر دے کہ سسٹم کارکردگی کے تمام تقاضوں کو پورا کرتا ہے، اور اسے پروڈکشن موڈ میں استعمال کرنے کے قابل ہے۔
- معاہدے میں اہم اہلکاروں کی شناخت کریں۔ اگر فراہم کیے جانے والے حل میں سپلائی کرنے والے کلیدی اہلکار (پروجیکٹ مینیجر، ٹیکنیشن وغیرہ) شامل ہیں جو پروجیکٹ کی کامیابی کے لیے اہم ہیں، تو یقینی بنائیں کہ معاہدے میں ان کی واضح طور پر نشاندہی کی گئی ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ معاہدے میں ایسی زبان شامل ہو جس کے لیے ایجنسی کو سپلائر کے عملے میں کسی بھی تبدیلی کی منظوری دینی چاہیے۔
- منصوبے کی مستقبل کی ضروریات پر غور کریں۔ ایجنسی کی ضروریات وقت کے ساتھ بدل سکتی ہیں۔ مستقبل کی اضافی نشستوں کے لیے لائسنس کی فیس ابتدائی معاہدے کے حصے کے طور پر جو بھی حجم رعایت پر بات چیت کی جائے اس میں شامل کی جانی چاہیے۔ معاہدے پر دستخط ہونے سے پہلے ان مسائل اور کسی بھی دوسرے قابلِ توجہ نکات پر گفت و شنید کا وقت ہے۔
- دولت مشترکہ کی سرمایہ کاری کی حفاظت کریں۔ IT سرمایہ کاری کے تحفظ سے پراجیکٹ کی عمر، (یعنی ملکیت کی کل لاگت) کا احاطہ کیا جانا چاہیے اور مناسب بات چیت پر غور کیا جانا چاہیے۔ ایجنسی کو وارنٹی کے بعد کی دیکھ بھال اور بعض غیر متوقع واقعات کی صورت میں ماخذ کوڈ کی دستیابی اور رسائی کے ساتھ ساتھ معاہدے کے بعد کی منتقلی کی خدمات کے لیے فراہم کنندہ کی مدد سے بات چیت کرنی چاہیے۔ ہارڈ ویئر اور/یا سافٹ ویئر کے اجزاء پر منحصر ہے جو IT پروجیکٹ بناتے ہیں، ان انفرادی اجزاء کی زندگی کا دورانیہ دو سے 20 سال تک ہو سکتا ہے۔ یہ مشورہ دیا جاتا ہے:
- وارنٹی کے بعد کی دیکھ بھال اور سپورٹ کی شرائط اور قیمتوں پر گفت و شنید کریں۔
- سافٹ ویئر سورس کوڈ کو منظور شدہ ایسکرو اکاؤنٹ میں رکھنے کے لیے شرائط پر گفت و شنید کریں۔
- سپلائر کے تکنیکی عملے کو پروڈکٹ کی مدد کے لیے بھرتی کرنے کے حق پر بات چیت کریں یا اس صورت میں کہ سپلائر کاروبار کرنا چھوڑ دے، دیوالیہ ہو جائے، کسی اور کمپنی کے ذریعے حاصل کر لیا جائے یا معاہدہ کسی بھی وجہ سے جلد ختم ہو جائے۔
- "سدا بہار" شقوں سے بچو۔ سدا بہار شقیں خودکار تجدید کی شقیں ہیں جو معاہدے میں توسیع کرتی ہیں۔ کچھ سپلائرز ایسی شقیں شامل کرنا چاہیں گے جو سروس کے معاہدے کی مدت میں خود بخود توسیع کرتی ہیں اگر سپلائر DOE کسی خاص تاریخ تک معاہدہ ختم کرنے کا نوٹس موصول نہیں ہوتا ہے۔ جب کہ کچھ سپلائرز سروس میں خلاء کو روکنے کے لیے اس پالیسی کا کسٹمر کی سہولت کے طور پر دفاع کرتے ہیں، اس کا مطلب یہ بھی ہو سکتا ہے کہ کسی ایجنسی کو اس سروس کے لیے ادائیگی کرنے کی ذمہ داری دی جا سکتی ہے جس کی مزید ضرورت نہیں ہے۔ معاہدہ میں ترمیم کے لیے قانونی رہنمائی کے لیے کوڈ آف ورجینیا کے § 2.2-4309 سے رجوع کریں۔
معاہدے کے دائرہ کار کی وضاحت ایجنسی یا سپلائر کی توقع سے کہیں زیادہ مشکل ہوتی ہے۔ ہارڈ ویئر کے معاملے میں، اس میں نہ صرف پروڈکٹ کی وضاحتیں، بلکہ تربیت کی لاگت، سروس کی شرائط اور/یا وارنٹیز اور کسی بھی پیشہ ورانہ خدمات کی لاگت بھی شامل ہے جو آلات کو موجودہ ماحول میں ضم کرنے کے لیے درکار ہے۔ سافٹ ویئر کے لیے، معاہدے میں لائسنس کی لاگت اور سپورٹ، ٹریننگ، پیچ/اپ گریڈ اور عمل درآمد، انضمام یا حسب ضرورت سے وابستہ پیشہ ورانہ خدمات کے اخراجات کی وضاحت ہونی چاہیے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔