باب 25 - IT معاہدے کی تشکیل

25.8۔ 16 کام کا آئی ٹی بیان

کام کا ایک مضبوط بیان (SOW) میں IT کی انجام دہی کی کوششوں کے حوالے سے فریقین کی تمام ذمہ داریوں کی قطعی، واضح اور مکمل وضاحت ہونی چاہیے۔ SOW تفصیلات بتاتا ہے کہ سپلائر کیا کرنے پر راضی ہے، ایجنسی کیا کرنے پر راضی ہے، فراہم کنندہ کو ہدایات اور تکنیکی، فعال اور کارکردگی اور رپورٹنگ کے تقاضے اور معاہدے کی تصریحات۔ کوئی بھی کام شروع کرنے سے پہلے تمام SOWs تحریری اور اس سے متفق ہونا ضروری ہے۔ SOW معاہدے کے لیے ایک نمائش ہونا چاہیے۔ SOW کافی تفصیل سے ہونا چاہئے تاکہ ایک شخص جو معاہدے سے ناواقف ہے وہ سب کچھ واضح طور پر دیکھ سکے گا کہ کیا شامل ہے اور کیا نہیں ہے۔ براہ کرم دستی باب 21 ، کارکردگی پر مبنی معاہدہ، SOWs اور SLAs اور باب 12 ، IT پروکیورمنٹس کے لیے SOWs کو مزید گہرائی سے بحث اور موثر اور مکمل SOWs بنانے سے متعلق تفصیلات کے لیے دیکھیں۔ باب 12 میں SOW ٹیمپلیٹ اور چینج آرڈر ٹیمپلیٹ کا لنک بھی شامل ہے۔ ایک مضبوط SOW میں درج ذیل عناصر شامل ہونے چاہئیں، جیسا کہ خریداری پر لاگو ہوتا ہے:

• سپلائی کنندہ کے ذریعہ انجام پانے والے مقصد، مقصد یا اہداف کا تفصیلی بیان۔

• فراہم کی جانے والی خدمات کی حدود۔

• تمام اہم مواد کی شناخت جو سپلائر کے ذریعہ تیار کی جائے اور ایجنسی کو فراہم کی جائے۔

• پراجیکٹ رپورٹنگ کی ضروریات (یعنی، پراجیکٹ کی حیثیت، فروخت کی حیثیت، ماہانہ/سہ ماہی، خدمت کی سطح/کارکردگی)۔ SWaM اور IFA سیلز رپورٹنگ کو SOW میں شامل کرنے کی ضرورت نہیں ہے اگر وہ معاہدے کی دستاویز میں کہیں اور ہیں۔

• مقررہ تاریخوں اور جمع کرانے کی ضروریات کے ساتھ تمام ڈیلیور ایبلز کی فہرست۔

• سپلائر کے ذریعہ پروڈکٹس/سروسز کی فراہمی کے لیے تخمینی وقت کا شیڈول اور/یا سنگ میل۔

• اگر کارکردگی پر مبنی معاہدہ نہیں ہے، تو اس طریقہ کار کو شامل کریں کہ پروڈکٹس/سروسز کیسے فراہم کی جائیں گی۔

• سفر اور حاضری کی ضروریات کو پورا کرنا۔

• جانچ کی ضروریات۔

• انجام پانے والے کام کی تکمیل/قبولیت کا معیار۔

• دیکھ بھال جو فراہم کی جائے گی۔

• جو مدد فراہم کی جائے گی۔

• سروس کی سطح کی ضروریات۔

• سپلائی کرنے والے اہلکاروں کا نام/شناخت تفویض کیا جائے، اگر مخصوص اہلکار مصروفیت کی کلید ہوں۔ (کچھ کو ملازمت کی درجہ بندی یا اہلکاروں کی مہارت کی سطح کی بھی ضرورت پڑسکتی ہے جو سپلائر کے ذریعہ دستیاب کرائے جائیں۔)

• سپلائر کے کام کے اوقات مقصد اور اہداف کو پورا کرنے کے لیے درکار ہیں۔

• انوائس کے طریقہ کار، اگر معاہدہ دستاویز میں نہیں ہے۔

• سپلائر کی کل لاگت اگر معاہدے کے قیمتوں کے شیڈول میں شامل نہیں ہے (شاید خریداری کے آرڈر کی نئی صورت حال میں)۔ کام کے دائرہ کار میں بلنگ کی شرحوں سمیت لاگت کا ٹوٹنا ہونا چاہیے۔ فراہم کنندہ کی خدمات کو قابل بل کاموں یا بل کے قابل یونٹوں میں تقسیم کریں جیسے سامان یا سامان کی قیمت کی فہرست یا خدمات کے لیے فی گھنٹہ کی شرح کی فہرست۔

• حفاظت، ڈیٹا کی رازداری اور واپسی، رازداری، آڈٹ اور ذمہ داری کے تقاضے، اگر معاہدے میں نہیں ہیں۔

• مطلوبہ تصریحات اور کسی بھی سپلائر کے پیشہ ورانہ سرٹیفیکیشنز یا لائسنسوں کی فہرست۔

• کارکردگی کی جگہ (ایجنسی آن سائٹ، سپلائر کا مقام، دیگر)

• خصوصی کام کے اوقات، اگر کوئی ہو۔

• ایجنسی کی ذمہ داریاں، جیسے سہولیات، سپلائر کی کارکردگی کے لیے آلات اور معلومات، ڈیٹا، دستاویزات فراہم کنندہ کی کارکردگی کو آسان بنانے کے لیے۔

• کوئی خاص حفاظتی تقاضے؛ یعنی ڈیٹا کی ترسیل، سرکاری سہولت تک رسائی وغیرہ۔

ورک ٹیمپلیٹ کا ایک بیان اور کام کی تبدیلی کے آرڈر ٹیمپلیٹ کا بیان https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-tools/ پر دستیاب ہے۔