باب 25 - IT معاہدے کی تشکیل

25.7۔ 3 سپلائر کی کارکردگی کو فروغ دینے کے تقاضے

کوڈ آف ورجینیا کا سیکشن 2.2-2012(E) کہتا ہے: "اگر VITA، یا VITA کی طرف سے مجاز کوئی ایگزیکٹو برانچ ایجنسی، کسی بھی قسم کے کمبل کی خریداری کے انتظامات کے تحت پرسنل کمپیوٹرز اور متعلقہ پرفیرل آلات کی خریداری کا انتخاب کرتی ہے جس کے تحت عوامی ادارے، جیسا کہ § 2 میں وضاحت کی گئی ہے، کسی بھی اچھے خرید سکتے ہیں4301 مسابقتی خریداری کے بعد لیکن استعمال کرنے والی ایجنسی یا ادارے کی طرف سے یا اس کے لیے انفرادی خریداری کے انعقاد کے بغیر، یہ آلات کے انتخاب کے لیے کارکردگی پر مبنی وضاحتیں قائم کرے گا۔"

تمام IT معاہدوں کو سپلائر کی کارکردگی میں عمدگی کو فروغ دینا چاہیے۔ معاہدے کے حصے کے طور پر سپلائر کی کارکردگی کی پیمائش، سپلائر کی کارکردگی کی ایجنسی کے انتظام کے ساتھ مل کر دولت مشترکہ اور ٹیکس دہندگان کے لیے زیادہ اہمیت فراہم کرے گی۔ سپلائی کنٹریکٹ کی کارکردگی میں عمدگی پر زور دینے کے لیے، VITA تجویز کرتا ہے کہ تمام IT معاہدوں میں درج ذیل شامل ہوں:

• ایجنسی اور پروجیکٹ کی کارکردگی کی توقعات اور مقاصد۔

• معاہدے کی مدت کے دوران فراہم کنندہ کی کارکردگی پر جاری کارکردگی کے ڈیٹا کو منظم طریقے سے جمع کرنے اور استعمال کرنے کے طریقہ کار۔

• طے شدہ وقت کے فریموں کے ساتھ ایک مسئلہ حل اور/یا اضافہ کا عمل۔

• فراہم کنندہ کی کارکردگی سے منسلک بلٹ ان مراعات/ علاج۔

• الگ اور قابل پیمائش کارکردگی میٹرکس

• واضح نفاذ کی دفعات، بشمول جرمانے اور مراعات، اس صورت میں استعمال کی جائیں گی کہ معاہدے کی کارکردگی کے میٹرکس یا معاہدے کی دیگر شرائط پوری نہ ہوں۔

معاہدے کے مذاکرات کے دوران، سپلائر کے ساتھ شراکت داری کے پروگرام اور قابل پیمائش اہداف قائم کرنے پر کام کریں تاکہ سپلائر کی کارکردگی اور قدر کو یقینی بناتے ہوئے دونوں فریقوں پر انتظامی بوجھ کو کم کیا جا سکے۔ معاہدے میں گفت و شنید کے اہداف شامل کریں۔ معاہدے کی مدت کے دوران سپلائر کی کارکردگی سے ایجنسی کی اطمینان کو ہمیشہ جاری رکھیں۔

کارکردگی کے ڈیٹا کی قسم کا تعین خریداری کی قسم سے کیا جائے گا۔ مثال کے طور پر، مینٹی نینس سپورٹ کے معاہدے کے لیے سپلائی کرنے والے کی سروس کی کارکردگی کے بارے میں ماہانہ رپورٹنگ کے ساتھ سروس لیول کے معاہدے کی ضرورت ہوگی تاکہ فی صد رعایت کے ذریعے ادائیگی سے علاج کو جوڑا جاسکے۔ ایک حل اور عمل درآمد پر مبنی خریداری میں ترتیب وار سنگ میل یا ڈیلیوری ایبل گذارشات اور بروقت ڈیلیوری اور/یا قبولیت کے معیار کے لیے گیئر ریمیڈیز شامل ہونے چاہئیں۔ ویلیو ایڈڈ ری سیلر (VAR) کے ساتھ معاہدے کے لیے یا آف دی شیلف IT کموڈٹی پروکیورمنٹ کے لیے، دستیابی اور ڈیلیوری پرفارمنس ڈرائیور ہو سکتی ہے۔ مزید گہرائی سے بحث اور قیمتی رہنمائی کے لیے براہِ کرم اس دستورالعمل کے باب 21 ، کارکردگی پر مبنی معاہدہ اور سروس لیول ایگریمنٹس سے رجوع کریں۔

اگر ایجنسی کا پروکیورمنٹ ایک "ہائی رسک کنٹریکٹ" ہے جیسا کہ § 2.2-4303.01 میں بیان کیا گیا ہے، تو پھر درخواست اور نتیجے میں ہونے والے معاہدے میں واضح اور قابل پیمائش سپلائر کی کارکردگی کے میٹرکس اور واضح نفاذ کی دفعات شامل ہونی چاہئیں، بشمول واضح طور پر جرمانے اور مراعات کا خاکہ، معاہدے کی کارکردگی کو پورا نہ کرنے کی صورت میں مقدمہ دائر کیا جائے گا۔ درج ذیل زبان کو آپ کے پروجیکٹ کے لیے اپنی مرضی کے مطابق بنایا جانا چاہیے اور اسے زیادہ خطرے والے معاہدوں کے لیے درخواست اور معاہدے کے دستاویزات میں شامل کیا جانا چاہیے:

"(آپ کی ایجنسی کا نام) نے اس معاہدے کے تحت سپلائر کی کارکردگی سے متعلق سپلائر کلیدی کارکردگی کے اشارے ("KPI") کا ایک سیٹ تیار کیا ہے اور جو یہاں منسلک ہیں اور نمائش XX کے حوالے سے شامل ہیں۔ فراہم کنندہ KPI کے مطابق اس معاہدے کے تحت پابند ہونے اور اپنی ذمہ داریوں کو انجام دینے سے اتفاق کرتا ہے۔ KPI کو پورا کرنے میں سپلائر کی ناکامی کا علاج نمائش XX میں بیان کیا گیا ہے۔

فراہم کنندہ اور (آپ کی ایجنسی کا نام) اس معاہدے کی مؤثر تاریخ کے 30 کیلنڈر دنوں کے اندر ملاقات کرنے پر اتفاق کرتے ہیں تاکہ KPI کارکردگی کا ڈیٹا فراہم کرنے، جمع کرنے، نگرانی کرنے، اور رپورٹ کرنے کے لیے ہر فریق کے طریقہ کار اور نامزد افراد کو متعین کیا جا سکے اور باہمی رضامندی سے مراعات اور علاج کے لیے۔ فراہم کنندہ (آپ کی ایجنسی کا نام) کو KPIs کے خلاف اس کی کارکردگی کی رپورٹ ہر چھ (6) مہینے میں اس معاہدے کی پوری مدت میں ایک بار فراہم کرنے سے اتفاق کرتا ہے۔ سپلائر کی رپورٹ میں متفقہ اہداف کے خلاف اس کی KPI کارکردگی کا موازنہ شامل ہونا چاہیے اور، سپلائر کی طرف سے کسی کمی کی صورت میں، تدارک کے مجوزہ اقدامات۔ فراہم کنندہ معاہدے کے لیے مجموعی طور پر اور ہر آرڈر یا SOW $1,000,000 سے زیادہ کے لیے اپنی KPI کارکردگی کی اطلاع دے گا۔ سپلائر کی عدم تعمیل کی کوئی بھی مثال سپلائر کے کنٹریکٹ فائل میں ریکارڈ کی جائے گی اور کنٹریکٹ اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ شیئر کی جائے گی۔ سپلائر مزید اس بات سے اتفاق کرتا ہے کہ سپلائر کی کارکردگی کی ذمہ داریوں میں کمی یا ناکامی کے نتیجے میں معاہدہ کی تجدید میں ناکامی، معاہدے کی سہولت کے لیے برخاستگی یا معاہدے کی خلاف ورزی پر برطرفی ہو سکتی ہے۔ VITA کے پاس قانون میں تمام حقوق اور علاج دستیاب ہوں گے۔"

KPI کا مقصد سپلائی کرنے والوں کے لیے مجرد، قابل مقدار اور قابل پیمائش کارکردگی کے اقدامات کے ذریعے اس بات کا تعین کرنے کے لیے ایک حوالہ فراہم کرنا ہے کہ آیا خریداری کامیاب رہی ہے۔ درج ذیل میٹرکس مثالیں ہیں اور انہیں ایجنسی کے مخصوص پروکیورمنٹ کی قسم اور اہداف کے مطابق بنایا جانا چاہیے:

"XX
کلیدی کارکردگی کے اشارے کی نمائش کریں۔

(سامان/مصنوعات کی قسم کی خریداری کے لیے)

• آرڈر یا SOW میں بیان کردہ تمام آرڈرز وقت پر فراہم کیے گئے ہیں۔
• آرڈر یا SOW پر درج پروڈکٹس/سامان اور VITA/مجاز صارف کو ڈیلیور کیے گئے پروڈکٹس/سامان کے درمیان مقدار، معیار اور حالت میں 100% مماثلت۔
• ایک کیلنڈر سال میں ڈیلیور کیے گئے سامان میں سے XX فیصد (XX%) سے زیادہ کو ناقص نہیں سمجھا جاتا یا قبولیت کی جانچ پاس نہیں کرتا۔

(خدمات کی قسم کی خریداریوں کے لیے)

• فراہم کنندہ مدت کے ہر مہینے تمام مجاز صارفین سے XX فیصد (XX%) کی مجموعی اطمینان حاصل کرتا ہے۔
• سپلائر ہر ماہ کم از کم XX فیصد (XX%) وقت کا سروس اپ ٹائم برقرار رکھتا ہے۔
• فراہم کنندہ ایک (1) گھنٹے کے اندر خدمات کے غیر منصوبہ بند ڈاؤن ٹائم کے تمام واقعات کا جواب دیتا ہے۔
• سپلائر مدت کے ہر مہینے تمام مجاز صارفین کے لیے تمام سنگ میل ڈیلیوریبلز کو پورا کرتا ہے۔
• سپلائر کی میزبانی کردہ لائسنس یافتہ خدمات کے لیے، سپلائر مدت کے تمام رپورٹنگ کے تقاضوں کو پورا کرتا ہے۔"

ایجنسیوں کو مندرجہ ذیل سوالات پر غور کرنا چاہئے اور انہیں معاہدے میں شامل کرنا چاہئے جو درخواست میں شامل تھا اور اگر قابل اطلاق ہو تو سپلائر کے ساتھ بات چیت کی گئی:

• آخری صارف (صارفین) کو مطمئن کرنے کے لیے پروجیکٹ کو کس DOE کی ضرورت ہے (مصنوعات کی تفصیلات، سروس کی تبدیلی وغیرہ)؟ "کامیاب پروجیکٹ کیسا نظر آئے گا؟"

• فراہم کنندہ کو ہر ناکامی کو کتنی جلدی درست کرنا چاہیے؟ اگر سپلائر DOE مقررہ وقت کے اندر ناکامی کو درست نہیں کرتا ہے تو ایجنسی کے علاج کیا ہیں؟

• کارکردگی کی پیمائش اور نفاذ کو یقینی بنانے کے لیے کون سے پیمائش اور نفاذ کے آلات اور عمل کو لاگو کیا جائے گا؟

• ایجنسی کو کن مالی یا دیگر مراعات یا علاج کی ضرورت ہے؟

• اگر سپلائر اپنی سروس لیول کی ذمہ داریوں کو پورا نہیں کر رہا ہے تو کیا ایجنسی کے پاس جرمانے کے بغیر معاہدے سے نکلنے کی صلاحیت ہے؟

• ایجنسی کے لیے سپلائر کے لیے "ٹرانزیشن سروسز" فراہم کرنا کتنا اہم ہے جب کہ کوئی ایجنسی نیا سپلائر حاصل کرنے کی کوشش کر رہی ہے؟