باب 25 - IT معاہدے کی تشکیل

25.7۔ 2 اہم اور تفویض ایجنسی کی خریداری کے تقاضے

کنٹریکٹ (یا درخواست) جاری کرنے کے لیے منظوری کی خواہشمند ایجنسیوں کو اسپریڈشیٹ میں دکھائے گئے کم از کم عناصر کو شامل کرنا چاہیے جس کا CIO عنوان ہے، IT VITA " کم از کم معاہدہی ضروریات برائے "بڑے" ٹیکنالوجی پروجیکٹس اور ڈیلیگیٹڈ پروکیورمنٹس، ضمیمہ A میں پائے گئے، مناسب VITA SCM ویب پیج کے لنک پر عمل کرتے ہوئے۔

اس دستی کا نتیجہ § 2.2-2012 میں فراہم کردہ ہدایت سے نکلتا ہے۔ CIO ہر تفصیل کی انفارمیشن ٹیکنالوجی کی خریداری کے لیے پالیسیاں، معیارات اور رہنما خطوط تیار کرے گا" اس لیے، ورجینیا ڈیپارٹمنٹ آف جنرل سروسز، ڈویژن آف پرچیزز اور سپلائی کے وینڈرز مینوئل DOE کی دفعات IT معاہدوں پر لاگو نہیں ہوتی ہیں۔ جب VITA نے ٹیکنالوجی کی خریداری کے لیے کسی ایجنسی کو اختیار تفویض کیا ہے، تو کوئی بھی زبان جو اس دستور العمل سے متصادم ہو اسے ایجنسی کے معاہدے کے دستاویز (دستاویزات) سے ہٹا دیا جانا چاہیے۔

"ہائی رسک" پروکیورمنٹ کرنے والی ایجنسیاں، جیسا کہ ضابطہ ورجینیا کے § 2.2-4303.01 میں بیان کیا گیا ہے، شرائط و ضوابط کا جائزہ لینے کے لیے VITA اور ایجنسی کے آفس آف اٹارنی جنرل (OAG) کے نمائندے کو درخواست اور نتیجہ دونوں جمع کرانا چاہیے۔ جائزے 30 کاروباری دنوں کے اندر کیے جائیں گے اور اس میں اس بات کا جائزہ شامل ہو گا کہ کنٹریکٹ قابل اطلاق ریاستی قانون کے ساتھ کس حد تک تعمیل کرتا ہے، نیز معاہدے کی شرائط و ضوابط کی مناسبیت کا جائزہ بھی شامل ہے۔ جائزے میں واضح اور قابل پیمائش کارکردگی کے میٹرکس کے ساتھ ساتھ جرمانے اور مراعات کی شمولیت کو بھی یقینی بنایا جائے گا، اس صورت میں کہ معاہدے کی کارکردگی کی پیمائشیں پوری نہ ہوں۔

ایجنسیوں کو VITA کے سپلائی چین مینجمنٹ ڈویژن (SCM) سے اس پر رابطہ کرنے کی ضرورت ہے: scminfo@vita.virginia.gov کو اعلی خطرے کا معاہدہ دینے سے پہلے معاہدے کی منصوبہ بندی کے مرحلے کے دوران۔ SCM معاہدہ کی تیاری اور جائزہ لینے اور کارکردگی کے مطلوبہ میٹرکس اور نفاذ کی دفعات کی شناخت اور تیاری میں ایجنسی کی مدد کرے گا۔

VITA تجویز کرتا ہے کہ جائزہ اور منظوری کے لیے VITA یا CIO کو جمع کرائے گئے تمام درخواستوں اور معاہدوں میں، یا جنہیں VITA یا CIO کی منظوری کی ضرورت کے بغیر ایجنسی کو سونپ دیا جاتا ہے، ایجنسی کے لیے تبدیلی کے وقت کو بہتر بنانے کے لیے درج ذیل خصوصیات شامل ہیں:

• ٹائپوگرافیکل، املا اور فارمیٹنگ کی غلطیوں سے پاک رہیں۔

• نقل اور متضاد زبان / اصطلاحات سے پاک رہیں۔

• کوڈ آف ورجینیا اور کسی بھی فیڈرل فلو ڈاون تقاضوں کے لیے درکار تمام لازمی دفعات شامل کریں۔

• تمام دستاویز کی نمائشیں شامل کریں جو پورے معاہدے پر مشتمل ہوں۔

• اگر ضروری ہو تو ایجنسی کے OAG نمائندے سے پہلے ہی جائزہ لیں۔

• ایجنسی کے اس وقت کے نامزد کردہ PMD نمائندے کو مائیکروسافٹ ورڈ فارمیٹ میں الیکٹرانک طور پر جمع کروائیں۔

• تمام درخواستیں اور معاہدے جو VITA کو نظرثانی کے لیے جمع کرائے جاتے ہیں ان میں لازمی طور پر ضمیمہ A میں میٹرکس کا ایجنسی سے مکمل شدہ ورژن شامل ہونا چاہیے، VITA کے جائزے کی سہولت کے لیے معاہدے سے علیحدہ دستاویز کے طور پر۔

مزید برآں، تمام حتمی معاہدوں کا جن کے لیے CIO کی منظوری درکار ہوتی ہے، VITA کو جمع کروانے سے پہلے ایجنسی کے OAG نمائندے کے ذریعے جائزہ لیا جانا چاہیے۔ ایجنسیاں ایک درخواست ای میل کر کے ٹیکنالوجی کے معاہدے کو تیار کرنے میں مدد حاصل کر سکتی ہیں: scminfo@vita.virginia.gov ۔