باب 25 - IT معاہدے کی تشکیل

25.4۔ 2 آئی ٹی کے کامیاب معاہدے کے لیے عمومی ہدایات

کسی بھی IT معاہدے کی تشکیل میں کامیابی کی کلید ایجنسی کی کاروباری ضروریات اور پروجیکٹ کی توقعات کو ترتیب دینا اور پورا کرنا ہے۔ یہ معاہدہ کی کامیابی کو منظم کرنے کے لیے ایک مشترکہ اسٹیئرنگ کمیٹی کے عہدہ سے پورا کیا جا سکتا ہے۔ دونوں فریقوں کے لیے ایسے افراد کی شناخت کرنا جو اس منصوبے کے لیے ذمہ دار ہوں گے۔ مسلسل مکالمہ اور مسائل پر کھلی بحث؛ ایک مؤثر تبدیلی کنٹرول کے عمل کے ساتھ معاہدے کو تازہ ترین رکھنا؛ اور سپلائی کرنے والے کو جلد اور بار بار پیش رفت کی رپورٹ فراہم کرنے کی ضرورت ہے تاکہ حیرت کے امکانات کو کم سے کم کیا جا سکے۔ IT کنٹریکٹ ماہرین کے مطابق، IT کنٹریکٹ کی زیادہ تر پریشانیوں کا نتیجہ درج ذیل میں سے کسی ایک منظر نامے سے ہوتا ہے:

• سپلائر غیر حقیقی وعدے کرتا ہے (مثال کے طور پر ، کارکردگی کی ضمانتیں، ناقابل حصول نظام الاوقات، مطلوبہ تجزیہ کے بغیر مقررہ قیمت کے معاہدے) یا سپلائر مزدوری کے وقت، اخراجات، خطرات کو کم سمجھتا ہے۔

• معاہدے میں کوئی پختہ معاہدہ کی بنیاد نہیں ہے (مثلاً غیر واضح تقاضے، شرائط و ضوابط اور کام کے بیانات)۔

• فراہم کنندہ DOE ایجنسی کے تعلقات کا انتظام نہیں کرتا ہے (یعنی ، کام کرنے والے تعلقات کو مسلسل بڑھایا جانا چاہیے اور مسائل کو پوشیدہ نہیں ہونا چاہیے)۔

• معاہدہ DOE تبدیلی کے انتظام کے لیے کوئی طریقہ کار اور عمل شامل نہیں ہے (یعنی تبدیلی کے انتظام کا کوئی باقاعدہ عمل نہیں)۔

IT کنٹریکٹ بناتے وقت درج ذیل انڈسٹری کی بہترین پریکٹس پر غور کیا جانا چاہیے:

• ایک کامیاب IT معاہدہ میں دونوں فریقوں کی طرف سے تمام تکنیکی اور انتظامی توقعات اور وعدے شامل ہوں گے۔ معاہدے میں معیار کے جائزے، جانچ، پیشرفت کی پیمائش، کارکردگی کی گرفت اور رپورٹنگ، خرابی کا انتظام، تبدیلی کی درخواست پر کارروائی، اپ گریڈ اور مسائل میں اضافے کے طریقہ کار کو شامل کرنا چاہیے۔ ایجنسی کو سپلائر کی وشوسنییتا، کارکردگی، فعالیت، مطابقت، عمر، حفاظتی تعمیل، تعاون اور لاگت کے حوالے سے اپنی ضروریات پر غور کرنا چاہیے۔

• ناکامی کے امکانات کو کم کرنے کے لیے، معاہدہ ممکن حد تک مخصوص ہونا چاہیے۔ اس بات کو یقینی بنا کر معاہدہ کی ناکامی سے بچا جا سکتا ہے کہ دونوں فریق ایک مشترکہ، تحریری تعریفوں، تصریحات اور ٹائم ٹیبل پر متفق ہیں جو خدمات یا نظام خریدے جا رہے ہیں۔ جیسے جیسے سوالات اور مسائل پیدا ہوتے ہیں، دونوں فریق حوالہ دے سکتے ہیں اور اگر ضروری ہو تو دستاویز پر نظر ثانی کر سکتے ہیں۔

• فراہم کنندہ اپنی معاہدہ کی ذمہ داریوں کی وضاحت کرتا ہے جبکہ ایجنسی کاروباری مسائل کو حل کرنے کی کوشش کرتی ہے۔ نقطہ نظر میں اس فرق سے نمٹنے کے لیے، معاہدے میں تنازعات اور دفعات کو تبدیل کرنا چاہیے۔ مثال کے طور پر، معاہدہ کا معاہدہ کارکردگی، مسائل اور کامیابیوں کا جائزہ لینے کے لیے ماہانہ میٹنگز کا مطالبہ کر سکتا ہے۔ اس سے سپلائر مینجمنٹ کی حوصلہ افزائی ہوتی ہے اور فریقین کو مسائل سے نمٹنے میں مدد ملتی ہے اس سے پہلے کہ وہ بڑے مسائل بن جائیں۔

• ایجنسی کو تمام IT معاہدوں کی احتیاط سے نگرانی کرنی چاہئے، خاص طور پر IT خدمات کے معاہدوں کی. زیادہ تر IT معاہدوں میں، ایک سروس یا معاون عنصر شامل ہوتا ہے، اور سپلائی کرنے والوں کو ان کی کارکردگی/جوابی وقت کے معاہدے کی ضمانتوں اور ابتدائی نفاذ کی مدت سے آگے کی خدمت کی سطح کا وعدہ کیا جانا چاہیے۔ اگر سپلائر مناسب سروس فراہم نہیں کر رہا ہے یا سروس کی سطحوں پر متفق نہیں ہے، اگر پروڈکٹ وعدے کے مطابق کام نہیں کر رہا ہے، یا اگر ایجنسی کا استعمال متوقع طور پر زیادہ نہیں ہے، تو ایجنسی جزوی رقم کی واپسی یا کریڈٹ یا اس سے زیادہ رعایت کی درخواست کر سکتی ہے۔

• سروس لیول کے ایک تفصیلی معاہدے (SLA) سے اتفاق کرنے کا ایک فائدہ ہے جو اس بات کی تصدیق کرتا ہے کہ معاہدہ کے تحت فراہم کنندہ کی اصل ذمہ داریاں کیا ہیں۔ ایک اچھا SLA عام فہم پروجیکٹ کے مباحثوں کی عکاسی کرے گا اور مفادات اور ترغیبات کا توازن تلاش کرے گا۔

• قیمتوں کا تعین کچھ معاہدے کی تبدیلیوں کے مطابق ہونا چاہیے، مثال کے طور پر، خدمات میں تبدیلیاں، اختیاری خدمات اور نظر ثانی شدہ یا غیر پورا SLA۔ ایک اور انکولی قیمت کے طریقہ کار میں سبسکرپشن پر مبنی خدمات شامل ہوں گی جیسا کہ سافٹ ویئر بطور سروس پروکیورمنٹس جہاں پے-ایس-یو-گو قیمتوں کا تعین (یا توسیع پذیر قیمتوں کا تعین) کو قیمتوں میں شامل کیا جانا چاہئے تاکہ ایجنسیاں صرف سروس کے صارفین کی اصل تعداد کی ادائیگی کریں۔ اگر معاہدے کی قیمتیں ایک مدت میں طے کی جاتی ہیں تو قیمت بڑھ جاتی ہے، اور بعض اوقات کم ہو جاتی ہے، اس پر غور کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ ایجنسیوں کو مہنگائی کی شرح میں اضافے کو محدود کرنے کی کوشش کرنی چاہیے اور اس میں ایک کیپ بھی شامل ہو سکتی ہے۔ یعنی، CPI کا +/-3%۔

• دونوں فریقوں کو معاہدے کے مطابق مخصوص توقعات، وعدوں اور ہنگامی حالات سے اتفاق کرنا چاہیے۔ مثال کے طور پر، سسٹم کی خصوصیات میں نہ صرف مطلوبہ فعالیت شامل ہونی چاہیے، بلکہ کارکردگی کے تقاضوں یا رکاوٹوں، مطابقت کے تقاضوں، متوقع عمر، اور نقائص کی قابل قبول سطحوں کو بھی شامل کرنا چاہیے۔

• دونوں فریقوں کو کلیدی شرائط، شرائط، اور سرگرمیوں جیسے "بی ٹا ٹیسٹنگ" کے معنی یا اس بات کا تعین کرنے کے معیارات کی وضاحت کرنا چاہیے کہ ایجنسی نے نظام کو قبول کیا ہے یا نہیں۔ IT دنیا میں، کسی نظام کو قبول کرنا بہت سے مختلف اوقات میں ہو سکتا ہے، جیسے کہ جب اس نے متفقہ ٹیسٹوں کا ایک سلسلہ پاس کیا ہو ("قبولیت کی جانچ") اور ایک خاص مدت کے لیے بغیر کسی سنگین نقائص کے کام کر رہا ہو۔ اگر تمام فریق قبولیت کی وضاحت کرنے پر راضی نہیں ہیں، تو یہ ایک مضبوط انتباہی علامت ہے کہ تنازعہ ابھر سکتا ہے۔ تاہم، SLA بنانے کی مشق کسی بھی دستخط، ادائیگی، یا ترسیل سے پہلے ممکنہ مسائل کے علاقوں کو اچھی طرح سے ختم کر سکتی ہے۔

• تمام وقت کے حوالہ جات مخصوص تاریخوں میں ہونے چاہئیں۔ "مناسب وقت" یا "فوری طور پر" کے استعمال سے گریز کریں اور معاہدے کے تحت ہر فریق کی ضروریات میں مخصوص رہیں۔ یعنی "بعد کے تین دن کے اندر (کچھ وقت میں؛ یعنی معاہدہ دینے کی تاریخ)۔"

• اگر معاہدے کے اندر فارمولے استعمال کیے جاتے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ وہ کام کرتے ہیں۔

• مبہم حوالہ جات استعمال نہ کریں جیسے "ہمارے اطمینان کے لیے تیار،" "بروقت،" "معقول طور پر توقع کی جائے گی۔" یہ طے کرنا مشکل ہے کہ کب کسی سپلائر نے "بروقت کارکردگی کا مظاہرہ کیا ہے۔"

• "مادیت" اور "صرف" جیسے الفاظ استعمال کرنے سے گریز کریں جب تک کہ تعریفیں شامل نہ ہوں۔

• احتیاط سے الفاظ "شال" (لازمی) اور "مے" (اجازت) کے استعمال کا انتخاب کریں۔

• اگر کنٹریکٹ کو ضابطہ ورجینیا کے 2.2-4303.01 کے مطابق "ہائی رسک" کے طور پر بیان کیا گیا ہے، تو کنٹریکٹ میں واضح اور قابل پیمائش کارکردگی کے میٹرکس اور واضح نفاذ کی دفعات، بشمول جرمانے اور ترغیبات، اس صورت میں استعمال کی جائیں گی کہ معاہدے کی کارکردگی کے میٹرکس یا دیگر دفعات کو پورا نہ کیا جائے۔

آخر میں، VITA تجویز کرتا ہے کہ تمام کنٹریکٹ دستاویزات دونوں پارٹیوں کی تنظیموں میں چین آف کمانڈ میں اوپر اور نیچے جائیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ تمام متعلقہ اہلکار اس بات کو سمجھتے ہیں کہ کیا وعدہ کیا گیا ہے اور کیا توقع کی جاتی ہے اور حتمی معاہدے میں سبھی شامل ہیں۔ مزید برآں، VITA کا پراجیکٹ مینجمنٹ اینڈ اوور سائیٹ ڈویژن دولت مشترکہ کے پروجیکٹ سے متعلق معیاری ٹیمپلیٹس اور ٹولز فراہم کرتا ہے، بشمول ٹیکنالوجی مینجمنٹ کی لغت، ITپر مبنی اصطلاحات کے لیے تاکہ دولت مشترکہ میں مستقل مزاجی پیدا ہو۔ (ملاحظہ کریں: https://www.vita.virginia.gov/it-governance/project-management/)۔