ضمیمہ C: RFP عمل کی چیک لسٹ
|
مرحلہ # |
عمل |
|
1 اس کی ضروریات کا تعین کرنے کے لیے گاہک سے ملیں۔ DOE کامیابی کیسی نظر آتی ہے؟ ET پر کون ہوگا؟ ٹائم لائن کی ابتدائی بحث۔ |
√ |
|
2 ایسی مصنوعات/خدمات/حل کے بارے میں آگاہی حاصل کرنے کے لیے مارکیٹ کا تجزیہ کریں جو کاروبار کو پورا کر سکتے ہیں یا ٹیکنالوجی کی ضرورت ہے. میک بمقابلہ خرید تجزیہ انجام دیں۔ RFP سرمایہ کاری کی لاگت سمیت پروجیکٹ کی سرمایہ کاری کی لاگت کا تخمینہ لگائیں۔ |
√ |
|
3 اس بات کا تعین کرنے کے لیے کہ آیا کاروبار یا ٹیکنالوجی کی ضروریات ریاست گیر معاہدوں سے خریداری کے ذریعے پوری کی جا سکتی ہیں، VITA کے ریاستی معاہدوں کا تجزیہ کریں۔ ریاست گیر معاہدے عام طور پر ایجنسی کے مخصوص معاہدوں سے کم قیمت پیش کرتے ہیں۔ اگر ریاست بھر میں کوئی معاہدہ دستیاب نہیں ہے، تو مرحلہ 3 کے ساتھ جاری رکھیں۔ |
√ |
|
4 کسی بھی پروجیکٹ کی حمایت کے لیے ایک ایگزیکٹو اسٹیئرنگ کمیٹی بنائی جا سکتی ہے جیسا کہ کاروبار کے مالک نے طے کیا ہے۔ تاہم، بڑے IT پروجیکٹس اور بڑے انٹرپرائز پروکیورمنٹس کے لیے ایک ایگزیکٹو اسٹیئرنگ کمیٹی کی ضرورت ہوگی۔ ایگزیکٹو اسٹیئرنگ کمیٹی عام طور پر کاروباری مالکان اور ایگزیکٹوز پر مشتمل ہوتی ہے۔ ایگزیکٹو اسٹیئرنگ کمیٹی ایک مشاورتی کردار ادا کرے گی اور کاروباری ضروریات اور ضروریات کو تیار کرنے میں مدد کر سکتی ہے۔ ایگزیکٹو اسٹیئرنگ کمیٹی تشخیص کے عمل میں شامل نہیں ہوگی۔ |
√ |
|
5 تعین کریں کہ آیا پراجیکٹ حل پر مبنی RFP کے لیے موزوں ہے۔ اگر عزم "ہاں" ہے، تو RFP میں ایسی زبان شامل ہونی چاہیے جو کہ "یہ بہترین قدر، حل پر مبنی RFP ہے۔" |
√ |
|
6 ایک پروکیورمنٹ پروجیکٹ/تجزیہ ٹیم کا خلاصہ دستاویزی دستاویز بنائیں: اراکین کے کردار اور ذمہ داریاں، SPOC کے مرکزی میزبان، رابطہ اور رابطہ کار کے کردار کے بارے میں واضح رہیں، اور مفادات کے تنازعات کے دستخط شدہ بیانات حاصل کریں۔ |
√ |
|
7 اس بات کا تعین کریں کہ آیا DSBSD سے تصدیق شدہ چھوٹے کاروباروں کے لیے خریداری مناسب ہے اور ان کی شرکت کی حوصلہ افزائی کے لیے رکاوٹوں اور حدود کو ہٹا دیا گیا ہے۔ |
√ |
|
8 RFP کے مقصد کا واضح اور متفقہ بیان تیار کریں۔ اسے VITA ITIB پروجیکٹ مینجمنٹ (یعنی ProSight) کے ساتھ کام کرنے کے دوران کاروباری مالک کے ذریعہ تیار کردہ کسی بھی پروجیکٹ پلاننگ چارٹر/مشن سٹیٹمنٹ کے مطابق ہونا چاہیے۔ RFP کا ایک اعلیٰ سطحی خاکہ تیار کریں اور پروکیورمنٹ پروجیکٹ/تجزیہ ٹیم سے اس کا جائزہ لیں۔ |
√ |
|
9 RFP کے لیے شیڈول تیار کریں۔ اپینڈکس جی سے رجوع کریں۔ |
√ |
|
10 باب 8 کے رہنما خطوط کے مطابق حل کی ضروریات یا ضروری وضاحتیں تیار کریں، ضرورت کو بیان کرتے ہوئے: وضاحتیں اور تقاضے۔ |
√ |
|
11 اس باب میں بیان کردہ رہنما خطوط کا استعمال کرتے ہوئے، ٹیم کی تفہیم کو آسان بنانے کے لیے فراہم کردہ ہر معیار کے لیے واضح، جامع تعریفات سمیت تشخیصی معیار قائم کریں۔ $100,000 سے زیادہ کے تمام معاہدوں کے لیے ایک سپلائر پروکیورمنٹ اور ذیلی کنٹریکٹنگ پلان درکار ہوگا۔ وزن کے معیار کو قائم کریں۔ |
√ |
|
12 ایک تشخیصی اسکورنگ پلان تیار کریں جو اس بات کی وضاحت کرے کہ تشخیصی ٹیم کے ساتھ تجاویز کی جانچ کیسے کی جائے گی۔ |
√ |
|
13 سپلائر کی کارکردگی کے میٹرکس اور/یا ادائیگیوں کو قائم کرنے کے لیے پروجیکٹ کے اہم سنگ میلوں اور ڈیلیوری ایبلز کی شناخت کریں۔ |
√ |
|
14 RFP میں تقاضوں، تصریحات اور سنگ میلوں کو تیار کرنے کے نتیجے میں کسی تکنیکی، فنکشنل، سیکیورٹی، رازداری، ڈیٹا پروٹیکشن، لاگت یا شیڈول کے خطرات کی نشاندہی کریں جن کو حل کرنے اور حل کرنے کی ضرورت ہے، یا اس بات کا تعین کریں کہ آیا سپلائرز کو ان کے حل سے وابستہ کسی بھی خطرے کی نشاندہی کرنے کی ضرورت ہے، بشمول اخراجات۔ تمام پروکیورمنٹ اسٹیک ہولڈرز کو RFP کے فرق کو کم کرنے کے لیے تعاون اور بات چیت کرنی چاہیے (یعنی پروکیورمنٹ، پروجیکٹ مینیجر/کاروباری مالک، انفارمیشن سیکیورٹی آفیسر، فنکشنل/ٹیکنیکل ایس ایم ایز)۔ |
√ |
|
15 VITA کے RFP ٹیمپلیٹس کا استعمال کرتے ہوئے، VITA سورسنگ عملہ اس باب میں بیان کردہ رہنما خطوط کے مطابق RFP دستاویز تیار کرے گا۔ دیگر ایجنسیوں کو اپنی ٹیمپلیٹس اور "بڑے" ٹیکنالوجی پروجیکٹس کے میٹرکس کے لیے VITA کے کم از کم معاہدے کے تقاضے استعمال کرنے چاہئیں جو SCM کی ویب سائٹ پر فارم سیکشن کے تحت اس جگہ پر پائے جاتے ہیں: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ جب تک کہ وہ VITA کے RFP اور معاہدہ کے سانچوں پر VITA کی تربیت حاصل نہ کر لیں۔ VITA SCM اضافی SaaS یا ASP شرائط و ضوابط فراہم کر سکتا ہے۔ رابطہ کر کے VITA SCM سے مشورہ اور جائزہ حاصل کیا جا سکتا ہے۔ scminfo@vita.virginia.gov. |
√ |
|
16 اس بات کا تعین کریں کہ آیا پیشگی تجویز کانفرنس منعقد کی جائے گی اور آیا سپلائر کی حاضری اختیاری ہوگی یا لازمی۔ RFP میں پیشگی تجویز کانفرنس کے بارے میں معلومات شامل کریں۔ پری پروپوزل کانفرنس ٹیلی کانفرنس کے ذریعے منعقد کی جا سکتی ہے۔ |
√ |
|
17 پروکیورمنٹ پروجیکٹ/تجزیہ ٹیم کے ساتھ RFP کو حتمی شکل دیں۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے RFP دستاویز کا جائزہ لیں کہ تمام ضروری اور مخصوص تقاضے شامل ہیں۔ تجویز جمع کرانے کی آخری تاریخ طے کریں۔ |
√ |
|
18 اگر ضرورت ہو تو CIO کی منظوری حاصل کریں (دستی باب 1 ، VITA کا مقصد اور دائرہ کار دیکھیں۔) |
√ |
|
19 آر ایف پی جاری کریں۔ eVA میں کم از کم 10 دنوں کے لیے RFP پوسٹ کریں۔. جس علاقے میں معاہدہ کیا جائے گا وہاں کے عام گردش کے اخبار میں RFP کا نوٹس پوسٹ کرنا اختیاری ہے۔ سوچ سمجھ کر، مکمل جوابات کو یقینی بنانے کے لیے مزید پیچیدہ خریداریوں کے لیے ایک طویل رسپانس کی مدت پر غور کریں۔ |
√ |
|
20 سپلائرز کے سوالات کے جوابات دیں۔ سپلائی کرنے والوں کے سوالات کا جواب دینے کے لیے پراجیکٹ ٹیم ممبر کی مناسب شرکت کے ساتھ تیار کردہ اختیاری پری پروپوزل کانفرنس یا ٹیلی کانفرنس کا انعقاد کریں۔ ای وی اے میں مواد کے جوابات پوسٹ کریں۔ |
√ |
|
21 اگر ضرورت ہو تو RFP میں ترمیم کریں۔ ای وی اے میں ترمیم کے بعد۔ |
√ |
|
22 تجاویز وصول کریں۔ |
√ |
|
23 آر ایف پی میں فراہم کردہ تشخیص اور وزن کے معیار کو استعمال کرتے ہوئے تجاویز کا اندازہ کریں۔ |
√ |
|
24 ابتدائی اسکورنگ اور خاتمے کا سیشن رکھیں۔ |
√ |
|
25 کسی بھی سپلائر کو آن سائٹ مظاہرے، پیشکشیں یا وضاحتی سیشنز کا انعقاد کریں۔ |
√ |
|
26 دو یا دو سے زیادہ سپلائرز کو منتخب کریں جنہیں تشخیص کی بنیاد پر سب سے زیادہ مکمل طور پر اہل اور بہترین موزوں سمجھا جاتا ہے۔ |
√ |
|
27 مذاکرات کریں اور معاہدے کو حتمی شکل دیں۔ |
√ |
|
28 کوئی بھی مطلوبہ جائزے/ منظوری حاصل کریں (CIO، OAG، دیگر) |
√ |
|
29 ایوارڈ کا معاہدہ |
√ |
|
30 ایک مکمل پروکیورمنٹ فائل تیار کریں۔ |
√ |
|
31 ای وی اے میں کنٹریکٹ ایوارڈ کا نوٹس پوسٹ کریں۔ |
√ |
|
32 نوٹس آف انٹینٹ کی صورت میں، پروکیورمنٹ فائل ایوارڈ کے بعد 10 دنوں تک معائنہ کے لیے کھلی رہتی ہے۔ |
√ |
|
33. Facilitate eVA catalogue. |
√ |
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔