24.5 ایک RFP کی تیاری
24.5۔ 5 تشخیص کے معیار اور تشخیص کے عمل کی تیاری
PPT اور/یا ET تشخیصی معیار بناتا ہے جو تجویز کے جوابات کا جائزہ لینے اور جانچنے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے جس کا مقصد منصفانہ اور مسابقتی ماحول میں انتخاب پر اتفاق کرنے کے لیے درکار ڈیٹا اکٹھا کرنا ہے۔ تجاویز کا اندازہ لگانے کے لیے استعمال ہونے والے تشخیصی معیار ان عوامل پر مشتمل ہوتے ہیں جو کسی ایجنسی کے انتخاب کے فیصلے میں اہمیت کے حامل علاقوں کی عکاسی کرتے ہیں۔
تشخیصی عوامل کے ذریعے، ET مسابقتی تجاویز کی مماثلتوں، اختلافات، طاقتوں اور کمزوریوں کا اندازہ لگانے کے قابل ہے اور بالآخر، صحیح ذریعہ کے انتخاب کا فیصلہ کرنے میں اس تشخیص کو استعمال کرتا ہے۔ ایک اچھی طرح سے مربوط تشخیصی اسکیم ذریعہ کے انتخاب کے عمل کو مستقل مزاجی، نظم و ضبط اور معقولیت فراہم کرتی ہے۔ تشخیص RFP میں بیان کردہ تشخیصی عوامل پر مبنی ہوگی۔ سپلائر کے انتخاب کے تعین میں RFP میں متعین نہ ہونے والے عوامل پر غور نہیں کیا جائے گا۔
تحریری تشخیص کے معیارات جو قابل پیمائش اور مقصد ہیں تجاویز کی تشخیص کے لیے معیار کے طور پر استعمال کیے جائیں گے۔ "اچھا محسوس کریں" کے مقاصد کو قابل مشاہدہ، قابل پیمائش معیار میں تبدیل کریں۔ RFP کو تیار کرنے سے پہلے تشخیص کے معیار کی نشاندہی کرنا اور RFP کو تشخیصی معیار کے مطابق تیار کرنا تجاویز کا فوری جائزہ یقینی بنائے گا۔ تمام PPT اور/یا ET اراکین کو تشخیصی میٹرکس میں تفویض کردہ وزن سے متفق ہونا چاہیے۔
تشخیص کے معیار کو RFP پوسٹ کرنے سے پہلے مکمل کیا جانا چاہیے۔ اگر تجاویز کی تشخیص میں ایک عددی اسکورنگ کا نظام استعمال کیا جائے گا، تشخیصی معیار میں سے ہر ایک کو تفویض کردہ پوائنٹ ویلیوز RFP میں شامل کی جائیں گی یا تجاویز وصول کرنے کے لیے مقررہ تاریخ اور وقت سے پہلے خریداری کے نوٹس کی عوامی پوسٹنگ کے لیے مخصوص جگہ پر پوسٹ کی جائیں گی۔ کوڈ آف ورجینیا کا سیکشن 2.2- 4302.2(A)(3) دیکھیں۔ پروکیورمنٹ کے عملے کو تشخیصی معیارات کی تعداد کو ذہن میں رکھنے کی ضرورت ہے اور اس بات کو یقینی بنانا ہوگا کہ کلیدی معیار، جیسے سپلائر کا تجربہ، مناسب وزن حاصل کریں۔
تشخیص کے معیار کو ہر حصول کے مطابق بنایا جانا چاہیے اور اس میں صرف ایسے عوامل شامل کیے جائیں جن کا ماخذ کے انتخاب پر براہ راست اثر ہو۔ کسی حصول کے لیے استعمال کیے جانے والے تشخیصی معیار کی نوعیت اور اقسام پروکیورنگ ایجنسی کی وسیع صوابدید کے اندر ہیں۔ بہترین قدر کے تصور کی حمایت کرنے کے لیے، قیمت یا لاگت ہر ماخذ کے انتخاب میں ایک تشخیصی عنصر ہونا چاہیے۔
معاہدوں کو صرف ان قیمتوں یا قیمتوں پر دیا جا سکتا ہے جو منصفانہ اور معقول ہونے کا تعین کیا گیا ہو۔ لاگت یا قیمت کی تشخیص میں نہ صرف فراہم کنندہ کو ادا کی جانے والی لاگت یا قیمت پر غور کرنا شامل ہوسکتا ہے، بلکہ وہ دیگر اخراجات بھی شامل ہوسکتے ہیں جو کسی پروجیکٹ کو معاہدہ دینے کے نتیجے میں اٹھانا پڑسکتے ہیں (یعنی کل پروجیکٹ لائف سائیکل لاگت)۔ ان اخراجات کی مثالوں میں دوبارہ تربیت کے اخراجات، سسٹم یا سافٹ ویئر کی تبدیلی کے اخراجات، بجلی کی کھپت، زندگی کے چکر کے اخراجات بشمول سال سے باہر کی دیکھ بھال اور مدد، اور نقل و حمل کے اخراجات شامل ہیں۔ ان صورتوں میں، RFP کو واضح طور پر ان دیگر اخراجات کی نشاندہی کرنی چاہیے جن پر تشخیص میں غور کیا جائے گا۔
غیر لاگت والے عوامل تجویز کے تکنیکی اور کاروباری انتظام کے پہلوؤں سے وابستہ تشخیصی علاقوں کو حل کرتے ہیں۔ غیر لاگت والے عوامل کی مثالوں میں تکنیکی اور کاروباری انتظام سے متعلق شعبے شامل ہیں، جیسے تکنیکی نقطہ نظر اور سمجھ، صلاحیتیں اور اہم عملہ، منتقلی کے منصوبے، انتظامی منصوبہ، انتظامی خطرہ، اور وسائل۔ معاہدے کی کارکردگی میں مطلوبہ معیار کی سطح غیر لاگت والے عوامل کی تشکیل میں ایک اہم غور ہے۔ ماضی کی کارکردگی، سپلائر کے کاروبار کی پختگی اور سروس کے معیار کو تشخیص کے معیار میں شامل کیا جانا چاہیے لیکن اسے غیر لاگت والے عوامل کے طور پر شامل کیا جا سکتا ہے۔
غیر لاگت کی تشخیص کے معیار کی ایک اور مثال یہ ہے کہ آیا تجویز کنندہ معذور افراد کو ملازمت دیتا ہے جو معاہدے کی وضاحتیں انجام دیں گے۔ ضابطہ ورجینیا کے § 2.2-4302.2(A)(3) کے مطابق، ایک عوامی ادارہ تجویز کا جائزہ لینے کے ایک عنصر کے طور پر معاہدے کی تصریحات کو انجام دینے کے لیے تجویز کنندہ کی معذوری کی ملازمت کو شامل کر سکتا ہے۔ مزید معلومات کے لیے باب 7 دیکھیں کہ VITA کس طرح کامن ویلتھ کے سماجی اقتصادی اقدامات کی حمایت کرتا ہے۔
کاروبار کے مالک کو، PPT اور/یا ET کے ساتھ کام کرنے کے لیے، تشخیص کے معیار کا تعین کرنا چاہیے اور اس بات کی نشاندہی کرنا چاہیے کہ قیمتوں کا ماڈل (اگر قابل اطلاق ہو) کا اطلاق کیسے کیا جائے گا۔ تشخیص بہترین قدر کے طریقہ کار پر مبنی ہوگی، لیکن تشخیص کے معیار کا انتخاب کرتے وقت وسیع صوابدید کی اجازت ہے جب تک کہ معیار پروجیکٹ سے متعلق ہوں۔ یہ پرزور سفارش کی جاتی ہے کہ زیادہ تر RFP پروکیورمنٹس حل پر مبنی ہوں (یعنی مسئلہ کی وضاحت کریں اور سپلائرز کو مجوزہ حل پیش کرنے کی اجازت دیں)۔ لازمی (لازمی) تقاضوں کو شامل کرنے کی ضرورت پر احتیاط سے غور کریں جو RFP کا جواب دینے والے اہل فراہم کنندگان کی تعداد کو محدود کر سکتی ہے۔ RFP میں استعمال ہونے والے ہر معیار کی تعریف فراہم کنندہ کے لیے کافی معلومات کے ساتھ کی جائے گی تاکہ یہ سمجھ سکے کہ کامیاب سپلائر (سپلائرز) کا تعین کیسے کیا جائے گا۔ یہ سفارش کی جاتی ہے کہ ET کسی ایسی صورت حال سے نمٹنے کے لیے قواعد قائم کرے جب ٹیم تشخیص کے عمل میں کسی بھی موقع پر اتفاق رائے تک نہ پہنچ سکے۔
متفقہ تشخیصی معیار ہر وقت پروکیورنگ ایجنسی، ایگزیکٹو اسٹیئرنگ کمیٹی کے ممبران (اگر کوئی استعمال کیا جاتا ہے) اور پروکیورمنٹ پروجیکٹ ٹیم اور/یا ایویلیویشن ٹیم کے لیے ہر وقت خفیہ ہوتے ہیں۔
نوٹ: کلاؤڈ درخواستوں کے لیے، تجاویز کے ساتھ جمع کرائے گئے ECOS اسسمنٹ سوالنامے کو تشخیصی ٹیم کے ساتھ شیئر نہیں کیا جانا چاہیے اور نہ ہی اس کا جائزہ لیا جانا چاہیے۔ اگر ضروری ہو تو ECO اسسمنٹ کو صرف SPOC، ایجنسی AITR، ایجنسی انفارمیشن سیکیورٹی آفیسر، اور ایجنسی کے آخری صارف کے ساتھ شیئر کیا جانا چاہیے۔ یہ پیشکش کرنے والے کے لیے انتہائی خفیہ ہے اور اسے کبھی بھی عوامی طور پر ظاہر نہیں کیا جا سکتا، اور نہ ہی کسی نتیجے میں ہونے والے معاہدے میں شامل کیا جا سکتا ہے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔