باب 24 - تجاویز کے لیے درخواستیں اور مسابقتی مذاکرات

24.5۔ 12 RFP پیکج مکمل کرنا

ایک جامع RFP پیکج، بشمول تمام ضمیموں کو SPOC دوسرے PPT اراکین کی مدد سے جمع کرے گا۔ SMEs RFP کے مکمل تکنیکی ضروریات کے حصے فراہم کریں گے اور مکمل RFP کے حتمی جائزے میں حصہ لیں گے۔ کاروبار کا مالک RFP کے مکمل کاروباری اور فعال ضروریات کے حصے فراہم کرے گا اور مکمل RFP کے حتمی جائزے میں حصہ لے گا۔ SPOC ایک مکمل، جامع RFP پیکج کے لیے جوابدہ ہے۔ پوسٹنگ سے پہلے RFP پیکج کو حتمی شکل دیتے وقت، SPOC: 

• RFP کے مجموعی معیار کو یقینی بناتے ہوئے درستگی، مکمل اور وضاحت کے لیے SMEs اور کاروباری مالک کے ذریعے جمع کرائے گئے RFP حصوں کا جائزہ لیں۔ 
• RFP کے بقیہ مواد کا مسودہ تیار کریں، بشمول عمومی اور VITA کے IT کے لیے مخصوص شرائط و ضوابط۔ 
• مناسب اور منظور شدہ VITA IT معاہدہ ٹیمپلیٹ کو منتخب کریں اور شامل کریں۔ 

غیر VITA SPOCs اپنی ایجنسی کا معاہدہ فارمیٹ اس وقت تک استعمال کریں گے جب تک کہ وہ VITA کے کنٹریکٹ ٹیمپلیٹ کے استعمال کی تربیت حاصل نہ کر لیں یا ٹیمپلیٹ ٹریننگ میں VITA کی مدد کی درخواست نہ کریں۔ یہ ضروری ہے کہ ایجنسیاں "بڑے" ٹیکنالوجی پروجیکٹس کے لیے "VITA کم از کم کنٹریکٹ کے تقاضے" کا استعمال کریں جو بڑے پروجیکٹس کے لیے CIO کی منظوری کی ضرورت ہوتی ہے اور اسے تمام ڈیلیگیٹڈ IT پروکیورمنٹس میں استعمال کرنے کی انتہائی سفارش کی جاتی ہے۔ میٹرکس اس مقام پر SCM کے ویب پیج پر پایا جا سکتا ہے:  https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. 

(نوٹ: اس بیان کو شامل کرنا یقینی بنائیں کہ کوئی بھی سپلائر RFP اور شرائط و ضوابط کو مستثنیات سے خارج کرے یا ذمہ داری سے متعلق کسی بھی دفعات میں تجویز کردہ زبان پر نظر ثانی کرے۔ یہ صرف بات چیت کے وقت سپلائر سے درخواست کی جائے گی۔) یہ ضرورت § 2.2-4302.2 میں درج ذیل زبان کی وجہ سے ہے: 

"انفارمیشن ٹکنالوجی کی تجویز کی صورت میں، جیسا کہ § 2.2-2006 میں بیان کیا گیا ہے، ایک عوامی ادارہ کسی پیشکش کنندہ کو تجویز میں بیان کرنے کی ضرورت نہیں کرے گا کہ وہ تجویز کی درخواست میں موجود ذمہ داری کی شرائط سے مستثنیٰ ہو۔ اس کے بعد اس طرح منتخب کردہ پیشکش کرنے والوں میں سے ہر ایک کے ساتھ مذاکرات کیے جائیں گے۔ پیشکش کرنے والا مذاکرات کے آغاز میں تحریری طور پر تجویز کی درخواست میں شامل ذمہ داری کی شرائط میں کسی بھی استثناء کا اظہار کرے گا، اور مذاکرات کے دوران اس طرح کے استثناء پر غور کیا جائے گا۔ 

• مکمل حتمی مسودہ RFP پیکج کو مناسب اندرونی، VITA یا دیگر جائزہ لینے والوں/منظور کنندگان تک پہنچا دیں۔ 
• RFP اور تمام منسلکات کے حتمی جائزے میں PPT کی رہنمائی کریں۔ 
• RFP پیکج کو حتمی شکل دیں اور مکمل کریں، بشمول تمام اٹیچمنٹ، جسے اگر ضرورت ہو تو ایگزیکٹو اسٹیئرنگ کمیٹی کی منظوری کے بعد جاری کرنے کے لیے تیار ہونا چاہیے۔ 
• مذاکراتی حکمت عملی کی منصوبہ بندی کے لیے مسائل کی دستاویز کرنا شروع کریں۔