باب 24 - تجاویز کے لیے درخواستیں اور مسابقتی مذاکرات

24.5۔ 0 آر ایف پی کی تیاری

RFP کی تیاری کرتے وقت، ضمیمہ B میں مسائل اور سوالات کو حل کریں، RFP کی تیاری سے پہلے اور اس کے دوران حل کرنے کے لیے مسائل کی فہرست، اور ان بہترین مشق کی سفارشات پر عمل کریں: 

•  RFP منصوبہ بندی اور RFP دستاویز جامع ہونا چاہیے۔ RFP کو مبہم، متضاد اور غیر وضاحتی اصطلاحات سے گریز کرتے ہوئے سادہ، سیدھی زبان میں لکھا جانا چاہیے۔ تمام مخففات اور دیگر اہم اصطلاحات کی وضاحت ہونی چاہیے۔ 
• صرف VITA SCM: آر ایف پی کی تیاری اور جانچ کے لیے ٹیکنالوجی سورسنگ پروسیس (TSP) ماڈل استعمال کریں۔ 
• معیاری اور/یا مجاز RFP ٹیمپلیٹ استعمال کریں۔ اس سے اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ پراجیکٹ کی تمام ضروریات کی نشاندہی کی گئی ہے اور واضح طور پر فراہم کنندگان تک پہنچا دی گئی ہے۔ RFP ٹیمپلیٹ میں عام مسائل کی ایک "لانڈری لسٹ" شامل ہے جن کو نتیجہ خیز سوچ کے عمل کو متحرک کرنے اور اس بات کو یقینی بنانے کے لیے حل کرنے کی ضرورت ہے کہ کسی بھی تقاضے کو نظر انداز نہ کیا جائے۔ VITA نے VITA سورسنگ ماہرین کے استعمال کے لیے ایک RFP ٹیمپلیٹ تیار کیا ہے۔ اس ٹیمپلیٹ کے استعمال کے بارے میں کسٹمر ایجنسیوں کے لیے ٹریننگ VITA SCM سے دستیاب ہے اور اسے پہلی بار استعمال کرنے سے پہلے لیا جانا چاہیے۔ رابطہ کریں۔ scminfo@vita.virginia.gov RFP تربیت کے لیے۔ 
• موجودہ صورتحال یا کاروباری ضرورت، مطلوبہ حل اور مستقبل کے تعلقات کی شرائط و ضوابط کو سمجھنے کے لیے کسی بھی بیرونی فریق کو درکار تمام معلومات فراہم کریں۔ 
• سپلائرز کے لیے سوالات کی تیاری میں اضافی مستعدی کا استعمال کریں جو تکنیکی اور فعال تقاضوں کو تشکیل دیتے ہیں۔ یہ RFP کا "گوشت" ہیں۔ 
• کوالٹی اشورینس، کارکردگی کے معیارات اور اقدامات، خدمت کی سطح کی توقعات وغیرہ کا پتہ دیں۔ 
• ایڈریس اپ گریڈ، اضافہ، توسیع، ترمیم، ڈیزاسٹر ریکوری، کاروباری یقین دہانی، تربیت کے ساتھ ساتھ ماحولیاتی، رازداری اور وفاقی، ریاستی اور مقامی سیکورٹی اور ڈیٹا کی رازداری کے معیارات۔ 
• مناسب تقاضے شامل کریں، مجوزہ IT کنٹریکٹ ٹیمپلیٹ (دیکھیں باب 25 ، IT کنٹریکٹ فارمیشن۔) (دیگر ایجنسیاں: نیچے باکس کا متن دیکھیں۔) یہ سپلائرز پر سمجھ بوجھ کا بوجھ ڈالتا ہے کہ وہ پروجیکٹ کی ضروریات کو سنبھال لیں اور مکمل طور پر جوابی تجاویز تیار کریں۔ 
• RFP کے ساتھ تیار کردہ معاہدے کے مسودے میں جرمانے یا مراعات سمیت واضح اور قابل پیمائش کارکردگی کے میٹرکس اور واضح نفاذ کی دفعات شامل کریں۔  

VITA نے IT معاہدے کی شرائط و ضوابط تیار اور منظور کی ہیں جو مخصوص قسم کے IT حصول کے لیے اپنی مرضی کے مطابق بنائے گئے ہیں: سروسز، سافٹ ویئر، حل، ہارڈ ویئر، ہارڈ ویئر مینٹیننس، کلاؤڈ، اور EULA لائسنس کا اضافہ۔ ایجنسیوں کو VITA کے عملے کے تیار کردہ کنٹریکٹ ٹیمپلیٹس کو استعمال کرنے کی بھرپور ترغیب دی جاتی ہے، خاص طور پر RFPs کے معاملے میں زیادہ خطرے والے معاہدوں کے لیے۔ اگر کوئی ایجنسی اپنی ٹیمپلیٹس استعمال کرنے کا انتخاب کرتی ہے، تو ایجنسی کو یقینی بنانا چاہیے کہ اہم IT پروکیورمنٹس، ہائی رسک IT پروکیورمنٹس، اور ڈیلیگیٹڈ پروکیورمنٹس کے لیے RFP میں شامل ہیں۔ یہ فارمز سیکشن کے تحت اس مقام پر SCM کی ویب سائٹ پر پایا جا سکتا ہے: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. ایجنسی کی خریداری کے پیشہ ور افراد کو اس بارے میں تربیت دی جانی چاہیے کہ کس طرح ہمارے ٹیمپلیٹس کو پہلی بار استعمال کرنے سے پہلے ان میں صحیح طریقے سے ترمیم کی جائے۔ تربیت حاصل کرنے اور ہماری IT درخواست اور معاہدے کے سانچوں تک رسائی کے بارے میں مزید معلومات کے لیے، براہ کرم VITA SCM سے یہاں پر رابطہ کریں: scminfo@vita.virginia.gov.   مطلوبہ سیکورٹی اور کلاؤڈ سے متعلق شرائط و ضوابط کے بارے میں مزید معلومات کے لیے باب 28 سے رجوع کریں۔ 

ضروریات پوری ہونے کے بعد، ایجنسی کے عام معاہدے کی شرائط کے علاوہ، مناسب IT شرائط کے ساتھ ساتھ پروجیکٹ سے وابستہ کسی بھی غیر معمولی خطرے کو پورا کرنے کے لیے کوئی خاص شرائط شامل کی جانی چاہئیں۔ VITA سورسنگ کے ماہرین منظور شدہ ٹیمپلیٹ یا ماسٹر ڈیفینیشنز اور اصطلاحات استعمال کریں گے جو پروکیورمنٹ کی قسم سے مماثل ہوں، جبکہ ایجنسیوں کو وہ تمام ضروری دفعات شامل کرنی چاہئیں جو IT پروکیورمنٹ سے متعلق ہوں جیسے کہ خدمات، ہارڈ ویئر، یا سافٹ ویئر سے متعلق ضروری شرائط جن میں شامل ہو سکتے ہیں: دانشورانہ املاک کی ملکیت، تیسرے فریق کا حصول، سافٹ ویئر، سافٹ ویئر اپ گریڈیشن، سافٹ ویئر اپ گریڈیشن کے تیسرے فریق کا حصول۔ لائسنس، خصوصی وارنٹی وغیرہ۔ وہ ایجنسیاں جنہوں نے اپنی خود کی IT پروکیورمنٹس کرنے کا اختیار حاصل کیا ہے وہ مندرجہ ذیل پتے پر SCM سے رابطہ کر کے پیچیدہ حل، ایپلیکیشن سروس پرووائیڈر، اور/یا ایک سروس ٹائپ IT پروکیورمنٹ کے لیے سافٹ ویئر کے لیے مدد کی درخواست کر سکتی ہیں۔ scminfo@vita.virginia.gov.  

اگر کوئی ایجنسی ایسی خریداری کے لیے ایک RFP شائع کرنے کی منصوبہ بندی کر رہی ہے جس کے نتیجے میں "ہائی رسک کنٹریکٹ" ہونے کی توقع ہے، جیسا کہ کوڈ آف ورجینیا کے § 2.2-4303.01 میں بیان کیا گیا ہے، VITA اور OAG کو اشاعت سے پہلے RFP کا جائزہ لینا چاہیے۔ اس طرح کے جائزے 30 کاروباری دنوں کے اندر کیے جائیں گے اور اس میں یہ جائزہ شامل ہے کہ کس حد تک RFP قابل اطلاق ریاستی قانون کی تعمیل کرتا ہے، نیز RFP کی شرائط و ضوابط کی مناسبیت کا جائزہ بھی شامل ہے۔ 

ایجنسیوں کو VITA کے سپلائی چین مینجمنٹ (SCM) سے اس پر رابطہ کرنا چاہئے: scminfo@vita.virginia.gov خریداری کی منصوبہ بندی کے مرحلے کے دوران ایک ہائی رسک درخواست جاری کرنے سے پہلے۔ SCM ایجنسی کو RFP کی تیاری اور جائزہ لینے اور کارکردگی کے مطلوبہ اقدامات اور نفاذ کی دفعات کی شناخت اور تیاری میں مدد فراہم کرے گا۔  

ایک ایسا پروجیکٹ جو کسی بڑے وفاقی اقدام کا حصہ ہے یا وفاقی رقم سے فنڈز فراہم کرنے کے لیے مخصوص شرائط کی ضرورت ہو سکتی ہے جن کو فنڈنگ سپانسر یا وفاقی قانون سے نیچے جانا چاہیے۔ صحت کے ریکارڈ سے متعلق منصوبوں کے لیے HITECH اور HIPAA ایکٹ کی مثالیں ہیں۔ ظاہر ہے، اس قسم کا پروجیکٹ یا کسی بھی کامن ویلتھ ایجنسی کے ڈیٹا سے متعلق پروجیکٹ جو نجی صحت، خفیہ یا حساس شہری معلومات پر کارروائی کرتا ہے۔ یعنی، محکمہ صحت، محکمہ موٹر وہیکلز، یا محکمہ سماجی خدمات، کو بھی خصوصی سیکورٹی یا ڈیٹا تحفظ کی ضروریات ہو سکتی ہیں۔ پروکیورمنٹ حکام کو چاہیے کہ وہ اس طرح کے خصوصی شرائط و ضوابط کی ضروریات کا تعین کرنے کے لیے دستیاب داخلی ذرائع، OAG اور VITA کو تلاش کریں، پوچھیں، تحقیق کریں۔ 

فالتو، مبہم اور متضاد اصطلاحات کو ہٹانے کے لیے درخواست کا معیار کا جائزہ لینا ضروری ہے۔