باب 24 - تجاویز کے لیے درخواستیں اور مسابقتی مذاکرات

24.3۔ 1 پروکیورمنٹ پروجیکٹ ٹیم (PPT) اور ایویلیویشن ٹیم (ET) کو اکٹھا کرنا

پیچیدہ IT پروکیورمنٹ پر کام کرتے وقت مختلف اسٹیک ہولڈرز اور نقطہ نظر کے PPTs اور ETs بنانا ضروری ہے۔ یہ افراد صحیح RFP تیار کرنے کے لیے ان پٹ اور رہنمائی لاتے ہیں۔ تجویز کی تشخیص اور/یا بعد میں مذاکراتی حکمت عملی کی منصوبہ بندی میں حصہ لیں۔ نیچے دی گئی جدول VITA کی سفارشات کو "کلیدی" PPT اور ET ممبران اور RFP کے عمل کے دوران ان کے کرداروں کو بیان کرتی ہے۔ تشخیص میں دوسرے شرکاء (مثلاً تکنیکی، فنکشنل، کنٹریکٹ، قانونی، مالیاتی موضوع کے ماہرین) کو شامل کرنے کی ضرورت ہو سکتی ہے جو اصل پروکیورمنٹ پروجیکٹ ٹیم میں شامل نہیں ہو سکتے اور اس کے برعکس۔ پراجیکٹ کی قسم اور پیچیدگی پر منحصر ہے، حصولی کے لیے رابطہ کا واحد نقطہ (SPOC) اور کاروبار کا مالک تشخیص کے عمل اور/یا گفت و شنید میں پروکیورمنٹ پروجیکٹ ٹیم کے کچھ اراکین کو شامل نہ کرنے کا انتخاب کر سکتا ہے۔ تاہم، یہ تجویز کیا جاتا ہے کہ مہارت کے ان چار گوشوں کو تشخیصی ٹیم میں پیش کیا جائے: کاروباری علاقہ، تکنیکی علاقہ، قانونی علاقہ اور مالیاتی علاقہ۔ 

کلیدی پروکیورمنٹ پروجیکٹ ٹیم (PPT) اور ایویلیوایشن ٹیم: 

کاروبار کا مالک (ایجنسی/گاہک): 

• منصوبے کے لیے "کیوں" جواز کے لیے ذمہ دار ہے۔ 

• مصنوعات یا خدمات کے لیے کاروبار یا فنکشنل ضرورتوں کی نشاندہی کرتا ہے۔ 
• VITA (پروکیورمنٹ گورننس ریویو (PGR)، پراجیکٹ مینجمنٹ اور/یا پروجیکٹ گورننس کے عمل اور طریقہ کار کی تعمیل کو یقینی بناتا ہے، جیسا کہ پروجیکٹ کی پیچیدگی اور ڈالر کی قیمت پر لاگو ہوتا ہے۔ سے رجوع کریں: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/. جیسا کہ قابل اطلاق ہے، پراجیکٹ میں مصروفیت پر بات کرنے کے لیے VITA سپلائی چین مینجمنٹ ڈویژن کے سورسنگ عملے سے رابطہ کریں: scminfo@vita.virginia.gov  
• دستاویزات کا پس منظر، دائرہ کار اور کاروباری ضروریات سے متعلق معلومات۔ 
• رابطے کے ناموں اور پروجیکٹ کے لیے دستیاب ممکنہ وسائل کی نشاندہی کرتا ہے۔ 
• مجموعی مقاصد، اہم واقعات اور ٹائم فریموں کی شناخت اور دستاویز کرتا ہے۔ 
• سورسنگ پروجیکٹ کی وابستگی، اسپانسرشپ اور فنڈنگ حاصل کرتا ہے۔ 
• ان پٹ اور پروجیکٹ کا احتساب فراہم کرتا ہے۔ 
• فنکشنل اور تکنیکی ضروریات اور تشخیص سکور کارڈ تیار کرنے میں ٹیم کی مدد کرتا ہے۔ 
• VITA انٹرپرائز آرکیٹیکچر، ڈیٹا اسٹینڈرڈز، سیکیورٹی، انٹرپرائز کلاؤڈ اوور سائیٹ سروسز (ECOS)، جیسا کہ قابل اطلاق، اور پروجیکٹ مینجمنٹ گروپس اور ان کے اپنے انفارمیشن سیکیورٹی آفیسر (ISO) کے ساتھ کوآرڈینیٹ کرتا ہے تاکہ قابل اطلاق IT معیارات اور پالیسیوں کو پروجیکٹ/ پروکیورمنٹ کے لازمی تقاضوں میں شامل کیا جا سکے یا کسی چھوٹ یا استثنیٰ کے عمل کو آسان بنایا جا سکے۔ 
• تشخیصی ٹیم کے حصے کے طور پر حصہ لیتا ہے۔ 
• مذاکرات کے مقاصد کی نشاندہی کرتا ہے اور مذاکرات میں حصہ لیتا ہے۔ 
• ورجینیا پبلک پروکیورمنٹ ایکٹ کی تعمیل کو یقینی بنانے کے لیے تفویض کردہ پروکیورمنٹ لیڈ کے ساتھ تعاون کرتا ہے، VITA پروکیورمنٹ پالیسیوں اور رہنما خطوط اور VITA کے جائزے کے کسی بھی عمل کے ساتھ۔ 
• موضوع کے ماہر (ایس ایم ای) 
• سورسنگ فیصلے کے "کیا" پہلو کے لئے ذمہ دار ہے۔ 
• RFP کی تکنیکی ضروریات اور وضاحتیں تیار اور دستاویز کرتا ہے۔ 
• تشخیص کے معیار کو تیار کرنے اور لازمی ضروریات یا لازمی ضروریات کا تعین کرنے میں سورسنگ عملے کی مدد کرتا ہے۔ تجویز کی جانچ اور سپلائرز کی مختصر فہرست کے تعین میں حصہ لے سکتا ہے۔ 
• SMEs جو دولت مشترکہ کے ملازمین ہیں تشخیص اور سپلائر کے انتخاب میں حصہ لے سکتے ہیں۔ غیر دولت مشترکہ کے ملازم SMEs ET کو معلومات فراہم کر سکتے ہیں لیکن اسکور نہیں کر سکتے۔ 
• کاروبار کے مالک/گاہک کی تشخیص کے مرحلے کے ٹیسٹ/پائلٹ پروگراموں کے انعقاد میں مدد کر سکتا ہے۔   

تفویض کردہ ایجنسی پروکیورمنٹ لیڈ یا سورسنگ اسپیشلسٹ سنگل پوائنٹ آف کانٹیکٹ (SPOC): 

• سورسنگ فیصلے کے "کون اور کیسے" پہلو کے لیے ذمہ دار ہے۔ 
• سورسنگ کے عمل کی قیادت کرتا ہے۔ 
• مطلوبہ رازداری، مفادات کے تصادم اور/یا انکشاف نہ کرنے کی تعمیل اور دستاویزات کی سہولت فراہم کرتا ہے۔ 
• PPT اور ET تک مساوی رسائی کو مربوط کرتا ہے اور تجویز پیش کرنے سے پہلے فراہم کنندگان کے ذریعہ درکار ڈیٹا اور معلومات کو گیٹ کیپ رکھتا ہے۔ تمام سپلائرز RFP سے وابستہ تمام معلومات اور RFP سے وابستہ تمام سوالات SPOC کے ذریعے بتاتے ہیں۔ ایگزیکٹو اسٹیئرنگ کمیٹی SPOC کے ذریعے تمام معلومات فراہم کرتی ہے۔ 
• ٹیمپلیٹس وغیرہ کی فراہمی کے ذریعے پہلے سے قائم کردہ ٹولز اور عمل (یعنی، RFI، RFP، معاہدہ، وغیرہ) فراہم کرتا ہے۔ 
• کاروبار کے مالک اور SMEs کی مدد سے پروکیورمنٹ پروجیکٹ پلان تیار کرتا ہے۔ 
• RFP کی ترقی میں سہولت فراہم کرتا ہے، دستاویزات کے تقاضوں اور تشخیص کے معیار میں مدد کرتا ہے، تمام قانونی معاہدے کی شرائط کو شامل کرنے کو یقینی بناتا ہے، اور VITA کے علاوہ دیگر ایجنسیوں کے لیے، بڑی اور ڈیلیگیٹ شدہ خریداریوں کے لیے SCM کم از کم تقاضوں کے میٹرکس کی تکمیل کو یقینی بناتا ہے۔ 
• آر ایف پی پیکج کو مکمل کرتا ہے اور ای وی اے میں آر ایف پی کو ایشو/ پوسٹ کرتا ہے۔ 
• ایگزیکٹیو اسٹیئرنگ کمیٹی اور/یا PPT اور ET کو پیشرفت پر اپ ڈیٹ کرتا ہے۔ 
• پیشگی تجویز کانفرنس کی سہولت فراہم کرتا ہے، اگر منعقد ہوتا ہے۔ 
• سپلائرز کی مختصر فہرست کا تعین کرنے کے لیے تشخیص کے عمل میں سہولت فراہم کرتا ہے۔ 
• مذاکراتی عمل کی قیادت کرتا ہے۔ 
• اگر قابل اطلاق ہو تو ECOS پالیسیوں کی تعمیل کو یقینی بناتا ہے۔ 
• مالیاتی تجزیہ اور کارکردگی کے انتظام میں معاونت فراہم کرتا ہے۔ 
• متعلقہ قانونی تقاضوں وغیرہ کے ساتھ فراہم کنندہ پری ایوارڈ کی تعمیل کی تصدیق اور دستاویزات۔ 
• سپلائر کی خریداری اور ذیلی کنٹریکٹنگ پلان کی ضروریات کو تسلی بخش طریقے سے پورا کرنے کی ذمہ داری، بشمول سپلائر کی خریداری اور ذیلی کنٹریکٹنگ پلان میں منصوبہ بند اخراجات سے سپلائر کا فرق، سپلائر کی نااہلی یا پلان کے ساتھ تعمیل کی تصدیق کرنے سے انکار – یا VITA کے ذریعے VITA کو ریاستی طور پر معاہدہ کرنے میں ناکامی کے بارے میں معلومات فراہم کرنا رپورٹنگ سسٹم (SRS) – معاہدے کی کارکردگی کے دوران۔ 
• کنٹریکٹ فارم کے معاہدوں کو برقرار رکھتا ہے اور، VITA کے لیے، VITA کی SCM پالیسی اور گورننس اور ایگزیکٹو مینیجرز کے ساتھ معاہدے کے مسائل کو مربوط کرتا ہے۔ 
• عملدرآمد کے لیے معاہدہ تیار کرتا ہے اور معاہدوں کے ڈیٹا بیس کو اپ ڈیٹ کرتا ہے۔ 
• کنٹریکٹ کک آف/اورینٹیشن میٹنگ کا انعقاد کرتا ہے۔ 
• VITA کے ریاستی معاہدوں کے لیے، VITA SPOC eVA کیٹلاگ کی تخلیق میں سہولت فراہم کرتا ہے۔ 

SCM معاہدہ رسک مینجمنٹ: 

• معاہدہ کے مسائل پر RFP کا جائزہ/ منظوری اور رہنمائی فراہم کرتا ہے۔ 
• ورجینیا کے قانون اور VITA پالیسی کے تقاضوں کی تعمیل کے لیے ذمہ دار۔ 
• ذمہ دار، جیسا کہ کلاؤڈ پروکیورمنٹس پر لاگو ہوتا ہے، ECOS پالیسی اور عمل کی تعمیل کے لیے۔ 
• RFP کے عمل اور متعلقہ دستاویزات کے "تعمیل" کے پہلو کے لیے ذمہ دار۔