23.3 دو قدمی مسابقتی مہر بند بولی کا انعقاد
23.3۔ 1 پہلا مرحلہ: غیر قیمتی تکنیکی تجاویز
غیر قیمتی تکنیکی IF B تیار کریں : ایک IFB تیار کریں جس میں غیر قیمتی تکنیکی تجاویز کی درخواست کی جائے جس میں پروکیورنگ ایجنسی کے حسب ضرورت مواد کے ساتھ درج ذیل مواد شامل ہو۔ اس کا مقصد جزوی مواد گائیڈ کے طور پر ہے، کیونکہ ہر ایجنسی کے پاس اس طرح کے مواد کو پیش کرنے کے لیے مناسب حصوں کے ساتھ اپنا IFB ٹیمپلیٹ ہوتا ہے۔
|
تجویز کردہ IFB سیکشن |
مواد کی تفصیل |
|
کور شیٹ |
دو قدمی طریقہ استعمال کرنے کے ارادے کا بیان۔ |
|
|
اس بات پر زور دیتے ہوئے کہ تکنیکی تجاویز میں قیمتیں یا قیمتوں کی معلومات شامل نہیں ہونی چاہئیں۔ تاہم، اگر قیمت کی بولیاں ایک ہی وقت میں جمع کرائی جائیں جیسے کہ غیر قیمتی تکنیکی پیشکشیں (یعنی مشترکہ دو قدمی IFB) ہدایت کرتی ہیں کہ قیمت کی بولیاں الگ سے مہر بند لفافے میں جمع کرائی جائیں جن کا نشان "بولی کی قیمت" ہے۔ |
|
|
کسی بھی چھوٹے کاروبار کو ایک طرف رکھنے کی ضروریات کو شامل کرنا؛ یا اگر یہ ارادہ ہے کہ سب سے کم قیمت والی بولی لگانے والے کے علاوہ کسی اور کو ایوارڈ دیا جائے، اس میں زبان کی شمولیت یہ بتاتی ہے کہ "ایک ایوارڈ ایک قابل، معقول درجہ کے DSBSD سے تصدیق شدہ چھوٹے کاروبار کو دیا جا سکتا ہے، بشمول ایک چھوٹی اقلیت-، خواتین- یا سروس سے معذور تجربہ کار اور مائیکرو بزنس پیشکش کرنے والا، اگر دستیاب ہو، یا اگر مناسب قیمت پیش کی گئی ہو، یا اس سے زیادہ قیمت پیش کی گئی ہو جب تک کہ یہ سب سے کم جوابدہ اور ذمہ دار غیر مصدقہ بولی دہندہ کے پانچ فیصد (5%) سے زیادہ DOE ہو۔" |
|
تجویز کی ہدایات |
اس بات کی نشاندہی کریں کہ کیا پری بولی کانفرنس منعقد ہوگی یا نہیں ہوگی۔ اگر کسی کو منعقد کیا جائے گا تو تاریخ/وقت/مقام کی تفصیلات فراہم کریں اور اگر حاضری لازمی ہے تو بتائیں۔ مشترکہ دو قدمی مسابقتی IFBs کے لیے، ہدایات میں یہ بتانا ضروری ہے کہ جوابات دو الگ الگ مہر بند لفافوں میں جمع کرائے جائیں- ایک پر "تکنیکی تجویز" کا نشان لگا ہوا ہے اور دوسرا "بولی" قیمت"—اور بولی دہندگان کو بولی لگانے والے کے نام، کمپنی کا نام اور پتہ، اور بولی کے حوالہ نمبر کے ساتھ دونوں لفافوں کی شناخت کرنی چاہیے۔ ایک بیان شامل کریں کہ یا تو: (1) ہر پیشکش کنندہ کی طرف سے صرف ایک تکنیکی تجویز پیش کی جا سکتی ہے ، یا (2) کہ متعدد تکنیکی تجاویز جمع کرائی جا سکتی ہیں۔ جب وضاحتیں مختلف تکنیکی طریقوں کی اجازت دیتی ہیں، تو یہ عام طور پر ایجنسی کے بہترین مفاد میں ہوتا ہے کہ متعدد تجاویز کی اجازت دی جائے۔اگر ایجنسی اسے DSBSD سے تصدیق شدہ چھوٹے کاروبار یا مائیکرو بزنس سیٹ-سائیڈ پروکیورمنٹ بنانے کا ارادہ رکھتی ہے، تو طے شدہ پروویژن کو IFB میںشامل کیا جانا چاہیے۔ |
|
تعارف / پس منظر |
اپنی ایجنسی اور پروجیکٹ کے بارے میں اعلیٰ سطحی معلومات فراہم کریں۔ |
|
کا بیان ضرورت (ضرورتیں) |
IT سپلائیز کی عمومی وضاحت فراہم کریں یا خدمات کی ضرورت ہے. |
|
تجویز کی ضروریات |
تقاضہ کریں کہ تکنیکی تجاویز میں یہ بیان کرنا چاہیے کہ بولی لگانے والا ایجنسی کی ضروریات کو کس طرح پورا کرنا چاہتا ہے اور کون سا سامان، سامان اور خدمات پیش کی جائیںگی۔ |
|
|
لازمی تکنیکی اور فعال ڈیٹا،وضاحتیں اور ضروریات کی وضاحت کریں؛ نظام الاوقات معائنہ یا جانچ؛ اختیاری مطلوبہ معلومات؛ مطلوبہ بولی کے نمونے، وضاحتی لٹریچر، تکنیکی ڈیٹا یا دیگر مواد جمع کرایا جائے؛ وغیرہ |
|
|
بولی لگانے والوں کی بولی/نان بولی کا تعین کرنے میں مدد کرنے کے لیے کسی بھی ترسیل یا کارکردگی کی ضروریات کے بارے میں معلومات فراہم کریں |
|
|
اس بات پر زور دیں کہ جو IT سامان یا خدمات خریدی جا رہی ہیں وہ بولی لگانے والے کی طرف سے بولی دہندہ کی تکنیکی کے مطابق پیش کی جائیں گی۔ پیشکش، اگر ایجنسی کے ذریعہ قابل قبول پایا جاتا ہے، اور یہ کہ وہ IFB کی ضروریات کو پورا کریں گے۔ |
|
|
تمام مطلوبہ عمومی، خصوصی اور IT/VITA مخصوص شرائط اور شامل کریں۔ شرائط اور ایک بیان شامل کریں کہ یہ ناقابل گفت و شنید ہیں۔ |
|
سپلائر پروکیورمنٹ اور سب کنٹریکٹنگ پلان |
اس بات کا تقاضہ کریں کہ تمام درخواستوں میں، رقم سے قطع نظر، ایک سپلائر پروکیورمنٹ اور سب کنٹریکٹنگ پلان شامل ہے۔ فارم ہمارے پروکیورمنٹ پالیسیوں کے صفحے پرپایا جا سکتا ہے: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-policies/ |
|
|
ایک بیان شامل کریں کہ کسی بھی ایوارڈ دستاویز میں درخواست کی شرائط و ضوابط اور سپلائر کی تکنیکی تجویز کے حوالے سے شامل کیا جائے۔ |
|
تشخیص کا معیار |
تمام عوامل اور کسی بھی اہم ذیلی عوامل سمیت غیر قیمتی تکنیکی پیشکشوں کی تشخیص میں استعمال کیے جانےوالے تشخیصی معیار پر بحث کریں ۔ ایک بیان شامل کریں کہ ایجنسی کسی تجویز کی قبولیت کے بارے میں حتمی فیصلہ صرف پیش کردہ تجویز کی بنیاد پر کر سکتی ہے۔ |
|
|
بیان کریں کہ ایجنسی کسی بھی بولی دہندہ سے مزید معلومات کی درخواست کیے بغیر دوسرے مرحلے کے ساتھ آگے بڑھ سکتی ہے۔ تاہم، سے اضافی معلومات یا بحث کی درخواست کی جا سکتی ہے۔ بولی دہندگان جن کی تجاویز کو قابل قبول ہونے کا معقول حدتک حساس سمجھا جاتا ہے ۔ |
|
|
بیان کریں کہ تشخیص کی تکمیل اور ناقابل قبولیت کے حتمی تعین پر بولی دہندگان کو ناقابل قبولیت کا نوٹسبھیج دیا جائے گا۔ |
|
|
بیان کریں کہ دوسرے مرحلے کے انعقاد میں، قیمت کی بولیوں کی درخواست صرف ان بولی دہندگان سے کی جائے گی جن کی تکنیکی تجاویز قابل قبول ہونے کا فیصلہ کیا گیا تھا، یا تو ابتدائی طور پر یا اس کے نتیجے میں بات چیت |
|
ملکیتی معلومات |
درخواست کریں کہ بولی دہندگان غیر قیمتی تکنیکی پیشکشوں کے ان حصوں کو متعین کریں جن میں تجارتی راز یا دیگر ملکیتی معلومات ہوں جن کو رازدارانہ رہنا چاہیے۔ |
IFB میں ترامیم: مرحلہ 1 تکنیکی جوابات کی وصولی کے لیے مقرر کردہ وقت سے پہلے IFB کو ضمیمہ جاری کر کے ترمیم کی جا سکتی ہے۔ ضمیمہ کی وصولی کا اعتراف بولی یا تجویز کی وصولی کے لیے مقرر کردہ وقت سے پہلے واپس کر دینا چاہیے یا بولی یا تجویز کے ساتھ ہونا چاہیے۔ ضمیمہ کی وصولی کو تسلیم کرنے میں ناکامی بولی یا پیشکش کو مسترد کرنے کا سبب بن سکتی ہے۔ l غیر قیمتی تکنیکی پیشکشوں کی وصولی کے بعد، دو قدمی IFB میں ترامیم صرف ان بولی دہندگان میں تقسیم کی جائیں گی جنہوں نے غیر قیمتی تکنیکی پیشکشیں جمع کرائی تھیں۔ بولی دہندگان کو نئی غیر قیمتی تکنیکی پیشکشیں جمع کرانے یا IFB ترمیم کے جواب میں پیش کردہ پیشکشوں میں ترمیم کرنے کی اجازت ہوگی۔ اگر کوئی مجوزہ ترمیم ایجنسی کی رائے میں اصل پروکیورمنٹ کی نوعیت یا دائرہ کار کو نمایاں طور پر تبدیل کر دے گی، تو IFB کو منسوخ کر کے ایک نیا جاری کیا جانا چاہیے۔
بولی کی غلطیاں یا اصلاح: غیر قیمتی تکنیکی پیشکش میں غلطیوں کو درست کیا جا سکتا ہے، یا پیشکش کو واپس لے لیا جا سکتا ہے، دو قدمی IFB میں سے ایک مرحلے کے دوران، اگر غیر قیمتی تکنیکی پیشکشوں کا جائزہ لینے سے پہلے کیا جاتا ہے۔ نیز، IFB میں کسی بھی ترمیم کا جواب دیتے وقت اصلاح یا واپسی کی اجازت ہے۔
غیر قیمتی تکنیکی پیشکشوں کی وصولی: غیر قیمتی تکنیکی پیشکشوں کی وصولی پر، ایجنسی پروکیورمنٹ آفیسر درج ذیل سرگرمیاں انجام دے گا:
- تکنیکی پیشکشوں کو عوامی طور پر کھولیں اور جمع کرانے والی فرموں کے ناموں کا اعلان کریں۔
- غیر مجاز افراد کو افشاء کرنے کے خلاف تکنیکی پیشکشوں کی حفاظت کریں۔ ایوارڈ تک ایجنسی کی طرف سے تکنیکی پیشکش کو خفیہ رکھا جائے گا۔ ایجنسی کو اس ڈیٹا کو قبول کرنا اور ہینڈل کرنا چاہیے جسے بولی دہندہ کے ذریعہ خفیہ یا ملکیتی نشان زد کیا گیا ہے جیسا کہ ضرورت کے مطابق باب 10 اس دستی کے.
- قیمت یا قیمت کا کوئی حوالہ ہٹا دیں۔
تکنیکی پیشکشوں کا اندازہ: تکنیکی پیشکشوں کی تشخیص درخواست میں فراہم کردہ معیار پر مبنی ہوگی۔ تشخیصی ٹیم ان تجاویز کا جائزہ لے گی اور ان کا انتخاب کرے گی جو اس کی ضروریات کو پورا کرتی ہیں، درخواست میں بیان کردہ لازمی معیار کی بنیاد پر۔ تشخیص کار پیشکش میں شامل تکنیکی معلومات کے بارے میں اضافی معلومات یا وضاحت کی درخواست کرنے کے لیے بولی دہندگان سے تحریری یا زبانی بات چیت کی درخواست کر سکتے ہیں۔ تکنیکی پیشکش کے مشمولات بات چیت کے تابع نہیں ہیں اور اس کا جائزہ لیا جانا چاہیے۔ جمع کرایا ان کی درجہ بندی نہیں کی گئی ہے لیکن ایجنسی کی ضروریات کو پورا کرنے کی ان کی اہلیت پر درج ذیل درجہ بندی کی گئی ہے:
- قابل قبول: تجویز IFB کی ضروریات کو پورا کرتی ہے۔
- ناقابل قبول: کوئی بھی تجویز جو IFB کی ضروری ضروریات اور تصریحات میں ترمیم کرتی ہے یا اس کے مطابق ہونے میں ناکام رہتی ہے اسے غیر جوابی سمجھا جائے گا اور اسے ناقابل قبول قرار دیا جائے گا۔ پروکیورمنٹ لیڈ کو پروکیورمنٹ فائل کے لیے غیر قیمتی تکنیکی پیشکش "ناقابل قبول" کے تعین کے لیے ایک تحریری بنیاد تیار کرنی چاہیے۔
§ کے مطابق 2.2-4328.1 اگر کسی ایجنسی کو IT پروڈکٹس کے لیے IFB کے جواب میں دو یا دو سے زیادہ مہر بند بولیاں موصول ہوتی ہیں جو ذیل میں سے ایک یا زیادہ معیار پر پورا اترتی ہیں، تو وہ ایجنسی صرف ان بولیوں میں سے انتخاب کر سکتی ہے:
- مصنوعات انرجی سٹار سے تصدیق شدہ ہیں۔
- مصنوعات FEMP کی طرف سے نامزد کارکردگی کی ضروریات کو پورا کریں۔
- مصنوعات FEMP کی کم اسٹینڈ بائی پاور پروڈکٹ کی فہرست میں ظاہر ہوتا ہے۔
- مصنوعات واٹر سینس مصدقہ ہیں۔
ایجنسیوں کو یہ شامل کرنا چاہیے کہ آیا بولی دہندگان کی مصنوعات § میں قائم کردہ توانائی اور پانی کی کارکردگی کی ضروریات کو پورا کرتی ہیں 2.2-4328.1 IFB میں، اور IFB کو بولی دہندگان کے جوابات کا جائزہ لینے کے معیار کے طور پر۔
تشخیص مکمل ہونے کے بعد، اگر مناسب قیمت کے مقابلے کو یقینی بنانے کے لیے کافی قابل قبول تکنیکی پیشکش موجود ہوں تو ایجنسی براہ راست دوسرے مرحلے پر جا سکتی ہے۔ جب تکنیکی تجویز ناقابل قبول پائی جاتی ہے (ابتدائی طور پر یا وضاحت کے بعد)، ایجنسی فوری طور پر بولی لگانے والے کو اس عزم کی بنیاد کے بارے میں مطلع کرے گی اور تجویز پر نظرثانی پر غور نہیں کیا جائے گا۔ تحریری درخواست پر، ایجنسی ناکام بولی دہندگان کو بیان کر سکتی ہے۔ صرف ان جوابی بولی دہندگان کو جن کی تکنیکی تجاویز قابل قبول ہونے کا تعین کیا گیا تھا، بولی کی قیمت جمع کرانے کے لیے مدعو کیا جائے گا۔
مقامی علاقوں میں اس بات کا تعین شامل ہو سکتا ہے کہ آیا بولی دہندہ کے پاس اخلاقی اور کاروباری دیانتداری اور قابل اعتماد ہے جو بولی دہندگان کی ذمہ داری کا تعین کرنے کے لیے نیک نیتی کی کارکردگی کو یقینی بنائے گی۔
اضافی معلومات یا وضاحت کی درخواست کریں۔: اضافی معلومات کے لیے درخواستیں شروع کرنے میں، ایجنسی بولی دہندگان کے لیے تمام اضافی معلومات جمع کرنے اور اس طرح کی اضافی معلومات کو اپنی پیشکشوں میں شامل کرنے کے لیے ایک مناسب وقت طے کرے گی۔ ایسا وقت ایجنسی کی صوابدید پر بڑھایا جا سکتا ہے۔ اگر ایجنسی کے ذریعہ پوسٹ کردہ وقت کے اندر کسی تجویز کے حصے کے طور پر شامل کردہ اضافی معلومات یہ ثابت کرتی ہے کہ تجویز قابل قبول ہے، تو اسے اس طرح درجہ بندی کیا جائے گا۔ دوسری صورت میں، یہ ناقابل قبول کے طور پر درجہ بندی کی جائے گی.
غیر قیمتی تکنیکی پیشکشوں کی بحث: ایجنسی اور کسی بھی بولی دہندہ کے درمیان بات چیت کی جا سکتی ہے جو قابل قبول یا ممکنہ طور پر قابل قبول غیر قیمتی تکنیکی پیشکش پیش کرتا ہے۔ ایجنسی کسی دوسرے بولی دہندہ کو ایک غیر قیمتی تکنیکی پیشکش سے حاصل کردہ معلومات کا انکشاف نہیں کرے گی۔
اگر صرف ایک قابل قبول پیشکش موصول ہوئی ہے: اگر دو قدمی IFB کے جواب میں صرف ایک جوابی بولی موصول ہوتی ہے، تو واحد بولی لگانے والے کو ایوارڈ دیا جا سکتا ہے اگر ایجنسی کو معلوم ہوتا ہے کہ جمع کرائی گئی قیمت منصفانہ اور معقول ہے اور دیگر ممکنہ بولی دہندگان کے پاس جواب دینے کا مناسب موقع ہے، یا دوبارہ درخواست کے لیے مناسب وقت نہیں ہے۔ بصورت دیگر، بولی کو مسترد کیا جا سکتا ہے، خریداری کو منسوخ کیا جا سکتا ہے، اور ایک نئی درخواست جاری کی جا سکتی ہے۔
قابل قبول تکنیکی پیشکشوں کی کمی کی وجہ سے دو قدمی مہر بند بولی کی منسوخی: اگر، ایجنسی کی رائے میں، پیشکشوں میں ترمیم یا تبدیلی کے بغیر مؤثر قیمت کے مقابلے کو یقینی بنانے کے لیے کافی قابل قبول غیر قیمتی تکنیکی پیشکشیں نہیں ہیں، تو ایجنسی IFB کو ترمیم جاری کر سکتی ہے یا درخواست کو منسوخ کر سکتی ہے۔ اگر دو قدمی مہر بند بولی بند کرنا ضروری ہو تو ایجنسی کو پروکیورمنٹ فائل میں حقائق اور حالات کا بیان شامل کرنا ہوگا۔ ہر بولی دہندہ کو تحریری طور پر مطلع کیا جائے گا۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔