ضمیمہ B - GSA IT کا استعمال کرتے ہوئے IT سروسز آرڈر کرنے کے اقدامات
GSA IT معاہدوں سے IT خدمات کا آرڈر دیتے وقت، درج ذیل کو مکمل کرنے سے پہلے VITA کے SCM ڈویژن سے scminfo.vita.virginia.gov پر رابطہ کریں:
- کوٹیشن (RFQ) کے لیے ایک درخواست تیار کریں جس میں شامل ہیں:
- کام کا بیان: انجام دینے والے کام، کام کا مقام، کارکردگی کی مدت، قابل ترسیل شیڈول، قابل اطلاق کارکردگی کے معیارات اور کوئی خاص تقاضے (مثلاً، سیکیورٹی کلیئرنس، رپورٹس، سفر، اور خصوصی علم) کی تفصیل شامل کریں۔
- تشخیص کا معیار: کم از کم، کام، قیمت، تجربہ اور ماضی کی کارکردگی کو انجام دینے کے لیے پروجیکٹ پلان کا جائزہ شامل کریں۔
- قیمتوں کا تعین: ایک فرم مقررہ قیمت آرڈر کی درخواست کی جائے گی، جب تک کہ آرڈر کرنے والی ایجنسی یہ فیصلہ نہ کر لے کہ کام یا اخراجات کی حد یا مدت کا درست اندازہ لگانا یا کسی معقول حد تک اعتماد کے ساتھ ممکن نہیں ہے۔ جب اس طرح کا تعین کیا جاتا ہے، تو مزدوری کے اوقات یا وقت اور مواد کوٹیشن کی درخواست کی جا سکتی ہے۔ آرڈر کی طے شدہ قیمت میں سفری اخراجات یا آرڈر کی گئی خدمات کی کارکردگی سے متعلق دیگر براہ راست چارجز بھی شامل ہونے چاہئیں۔ مزدوری کے اوقات اور وقت اور مواد کے آرڈرز کے لیے زیادہ سے زیادہ قیمت مقرر کی جانی چاہیے۔
- خصوصی قیمتوں کا تعین: قیمتوں کے تعین کی معلومات کی ضرورت جو پیش کردہ قیمتوں کو GSA IT معاہدے کی قیمتوں سے جوڑتی ہے اور جہاں مناسب ہو قیمتوں میں اضافی کمی کی کوشش کرتی ہے۔
- RFQ کو GSA IT ٹھیکیداروں کو منتقل کریں۔
- تین اقتباسات حاصل کریں: کم از کم تین GSA IT سپلائرز کو RFQ (بشمول کام کا بیان اور تشخیصی معیار) فراہم کریں جو درخواست کردہ IT خدمات پیش کرتے ہیں اور کسی دوسرے GSA IT سپلائرز کو جو کاپیوں کی درخواست کرتے ہیں۔
نوٹ: ہر GSA IT معاہدے میں آرڈر کی زیادہ سے زیادہ حد ہوتی ہے، جو خاص آئٹم نمبر کے لحاظ سے مختلف ہوتی ہے۔ آرڈر کی زیادہ سے زیادہ حد اس نقطہ کی نمائندگی کرتی ہے جہاں، ممکنہ آرڈر کی ڈالر کی قیمت کو دیکھتے ہوئے، آرڈر کرنے کی سرگرمی قیمت میں کمی کی کوشش کرے گی۔
- جوابات کا اندازہ کریں اور آرڈر دیں یا کمبل کی خریداری کا معاہدہ قائم کریں۔
- تشخیص کا انعقاد کریں: RFQ میں تشخیص کے معیار کو استعمال کرتے ہوئے موصول ہونے والے تمام جوابات کا جائزہ لیں۔ GSA پہلے ہی طے کر چکا ہے کہ فراہم کنندہ کی GSA IT قیمت کی فہرست میں شامل خدمات کے لیے فی گھنٹہ کی قیمتیں منصفانہ اور معقول ہیں۔ تاہم، کسٹمر کی ذمہ داری ہے کہ وہ کسی مخصوص کام کو انجام دینے کے لیے تجویز کردہ کوشش کی سطح اور مشقت کے اختلاط پر غور کرے، اور یہ تعین کرنے کے لیے کہ کل فرم مقررہ قیمت یا زیادہ سے زیادہ قیمت منصفانہ اور معقول ہے۔
- ایوارڈ بنائیں: خریداری کا آرڈر GSA IT سپلائر کے ساتھ دیں جو IT کی بہترین قیمت کی نمائندگی کرتا ہے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔