باب 20 - مشترکہ اور تعاون پر مبنی اور GSA معاہدے

20.1۔ 4 مشترکہ اور/یا کوآپریٹو معاہدہ استعمال کرنے یا قائم کرنے میں چیلنجز

تمام سرکاری خریداری تنظیمیں کسی نہ کسی قسم کی خریداری یا قانونی ضابطہ کے تحت کام کرتی ہیں جس کا مقصد اپنے شہریوں کے لیے بہترین قیمت حاصل کرنا، دھوکہ دہی اور بدسلوکی سے تحفظ فراہم کرنا، انصاف، مساوات اور شفافیت کو یقینی بنانا اور عوامی اعتماد کو برقرار رکھنا ہے۔ تاہم، ایسے اختلافات ہو سکتے ہیں جو مشترکہ اور/یا کوآپریٹو IT معاہدہ بنانے میں آپ کی ایجنسی کے استعمال یا حصہ لینے کی صلاحیت کو متاثر کرتے ہیں۔ یہ فہرست کچھ مثالیں پیش کرتی ہے:

• قانونی تعمیل: اگرچہ زیادہ تر پروکیورمنٹ قوانین ایک جیسے ہیں، لیکن حکومتی پروکیورمنٹ کوڈز میں فرق ہو سکتا ہے۔ دوسری حکومتوں کی طرف سے دیے گئے مشترکہ اور/یا کوآپریٹو معاہدوں کا استعمال کرتے وقت کچھ حکومتوں کو اپنے ہی خریداری کے قوانین کی سختی سے تعمیل کی ضرورت ہوتی ہے۔ مشترکہ اور/یا کوآپریٹو ممبران کی طرف سے خریداری کے عمل میں مواصلات اور شرکت مشترکہ اور/یا کوآپریٹو معاہدے کو عالمی تعمیل حاصل کرنے میں مدد کرے گی۔

• مقامی قوانین خریدیں: بہت سے دائرہ اختیار میں ایسے قوانین ہیں جو مقامی سپلائرز کے حق میں ہیں یا انہیں ترجیح دیتے ہیں۔ یہ قوانین کسی عوامی ادارے کی مشترکہ اور/یا کوآپریٹو معاہدہ تیار کرنے اور دینے کی صلاحیت میں مداخلت کر سکتے ہیں یا ایجنسیوں کو مشترکہ اور/یا کوآپریٹو معاہدہ استعمال کرنے سے روک سکتے ہیں۔

• کھلا مقابلہ: بہت سے سرکاری حصولی پروگرام ایسے سپلائرز کی فہرستیں برقرار رکھتے ہیں جو معاہدہ کرنے کے مواقع کے لیے مقابلہ کرنے کے لیے رجسٹر ہوتے ہیں اور انھیں بولیوں یا تجاویز کے لیے دعوت نامے کے لیے عوامی اشتہارات پوسٹ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ مقامی سپلائرز کو مشترکہ اور/یا کوآپریٹو IT کنٹریکٹ کی درخواست کے بارے میں مطلع کرنا اور مقامی اشاعتوں میں درخواست کی تشہیر اس بات کو یقینی بنائے گی کہ مقامی سپلائرز کو مشترکہ اور/یا کوآپریٹو IT معاہدے کے لیے مقابلہ کرنے کا موقع ملے گا۔ کامن ویلتھ ایجنسیوں کو تمام درخواستیں اور ایوارڈز eVA پر پوسٹ کرنے کی ضرورت ہے اور وہ عام سرکولیشن کے ایک مقالے میں درخواستیں شائع کر سکتے ہیں، جبکہ ہمارے علاقوں کو صرف eVA پر پوسٹ کرنے کی ترغیب دی جاتی ہے۔

• چھوٹے کاروبار میں شرکت: کچھ چھوٹے کاروبار بشمول خواتین، اقلیتوں، اور سروس سے معذور سابق فوجیوں کی ملکیت والے چھوٹے کاروبار، نیز مائیکرو کاروبار، ایک ریاست یا مقامی دائرہ اختیار کے لیے کاروبار کو سنبھالنے کے قابل ہو سکتے ہیں، لیکن متعدد حکومتوں کی مشترکہ ضروریات یا ضروریات کو پورا کرنے کے قابل نہیں ہو سکتے۔ مقامی ڈیلیوری اور سروس نیٹ ورکس کی حوصلہ افزائی اور چھوٹے کاروباری ذیلی ٹھیکیداروں کا استعمال ان چھوٹے کاروباروں کو مشترکہ اور/یا کوآپریٹو اراکین کی خدمت جاری رکھنے کے مواقع فراہم کرے گا۔

• فارمز اور شرائط: وفاقی قانونی ضوابط کے استثناء کے ساتھ، زیادہ تر ریاستی اور مقامی حکومتیں منفرد پروکیورمنٹ کنٹریکٹ کی شرائط و ضوابط استعمال کرتی ہیں، لہٰذا، ایک دائرہ اختیار کی طرف سے دیا گیا مشترکہ اور/یا کوآپریٹو IT معاہدہ دوسرے کی مطلوبہ شرائط و ضوابط کے مطابق نہیں ہو سکتا۔ معاہدہ کے اختلافات کو دور کرنے کے کئی طریقے ہیں، بشمول مشترکہ اور/یا کوآپریٹو ممبران کے لیے معیاری شرائط و ضوابط کی ترقی، حکومت اور سپلائر کے درمیان شرکت کے معاہدوں کی درخواست اور گفت و شنید میں تمام سرکاری معاہدے کے تغیرات کو شامل کرنا۔ ریاست یا مقامی ضروریات میں فرق کو معاہدہ کے ضمیمہ میں حل کیا جا سکتا ہے۔ جب تک کہ اسپانسر کرنے والی ایجنسی اس درخواست میں سامنے سے اتفاق کرتی ہے کہ اس میں شرکاء کی اپنی شرائط و ضوابط ہو سکتے ہیں۔ ایک قانونی ضابطے کی ایک مثال جو دولت مشترکہ کے لیے منفرد ہو سکتی ہے سپلائی کرنے والوں کے لیے کسی بھی معاہدے کی زندگی کے لیے اسٹیٹ کارپوریشن کمیشن کے ذریعے ہماری ریاست میں کاروبار کا لین دین کرنے کا مجاز ہونا ہے۔

• قیمتوں کے تعین پر توجہ: اگرچہ زیادہ تر مشترکہ اور/یا کوآپریٹو معاہدے حکومتوں کے لیے لاگت میں خاطر خواہ بچت پیدا کرتے ہیں، لیکن تمام مشترکہ اور/یا کوآپریٹو معاہدے بہترین قیمت حاصل نہیں کرتے۔ سپلائرز زیادہ قیمتیں پیش کر سکتے ہیں کیونکہ بہت سے مشترکہ اور/یا کوآپریٹو اراکین چھوٹے ہیں یا دور دراز علاقوں میں واقع ہیں۔ اگر معاہدے کے استعمال کے تخمینے غلط ہیں، تو قیمت اصل استعمال سے بہت کم پر مبنی ہو سکتی ہے۔ پگی بیک کنٹریکٹس میں قیمتوں کا تعین ناگوار ہونے کا زیادہ امکان ہے کیونکہ استعمال کا پہلے سے اندازہ لگانا مشکل ہے۔ اس کے علاوہ، سپلائر مشترکہ اور/یا کوآپریٹو معاہدے سے وابستہ اعلی انتظامی اخراجات کی وجہ سے معاہدے کی قیمت زیادہ رکھ سکتا ہے۔

• وقت اور وسائل: ایک کنٹریکٹ دینے میں زیادہ وقت اور محنت درکار ہوتی ہے جو کہ متعدد حکومتوں اور ایجنسیوں کی خدمت کرتا ہے اس کے مقابلے میں DOE اس معاہدے کے لیے جو ایک ایجنسی کی خدمت کرتا ہے۔ . اصولی طور پر، مشترکہ اور/یا کوآپریٹو IT کنٹریکٹ کا وقت اور وسائل کی سرمایہ کاری دیگر عوامی اداروں کی طرف سے دیے گئے مشترکہ اور/یا کوآپریٹو IT کنٹریکٹس کا استعمال کرتے ہوئے وصولی سے زیادہ ہے۔ وقت اور وسائل کے تقاضوں کو دیگر حکومتوں کے رضاکاروں کا استعمال کرتے ہوئے خریداری، تصریحات کے مسودے یا تشخیص کے عمل میں حصہ لینے میں مدد کے لیے بھی کم کیا جا سکتا ہے۔

• piggybacking دیکھیں: چونکہ "piggyback" معاہدے مجموعی حجم پر مبنی نہیں ہوتے ہیں، اس لیے کسی دوسرے ادارے کے معاہدے پر "piggybacking" ایجنسیاں پیمانے کی حقیقی معیشتوں سے فائدہ نہیں اٹھا سکتی ہیں۔ کسی دوسرے عوامی ادارے کے معاہدے DOE سے پگی بیکنگ ہمیشہ بہترین قیمت پیدا نہیں کرتی ہے۔ بعض صورتوں میں، ادارے موجودہ مشترکہ اور/یا کوآپریٹو کو بند کر سکتے ہیں لیکن لیڈ سٹیٹ کو مطلع کرنے میں ناکام ہو سکتے ہیں یا معاہدہ میں شریک ضمیمہ کو مکمل کر سکتے ہیں۔ اس کا نتیجہ غیر دستاویزی معاہدے کی سرگرمی اور حجم اور اثر والی رعایت کا باعث بن سکتا ہے۔

• فیس: بہت سے مشترکہ اور/یا کوآپریٹو خریداری کے پروگرام دیگر سرکاری اداروں کے مشترکہ اور/یا کوآپریٹو معاہدوں کو استعمال کرنے کے لیے استعمال اور رسائی کی فیس کا اندازہ لگاتے ہیں۔ فیس ایک بار یا سالانہ اندراج کی فیس سے لے کر ہر خریداری کی قیمت کے 1% سے 2% سے کم تک ٹرانزیکشن فیس تک ہوتی ہے۔ یہ فیسیں براہ راست مشترکہ اور/یا کوآپریٹو لیڈ کنٹریکٹ کے انتظامی ادارے یا سپلائر سے وصول کی جا سکتی ہیں۔