باب 2 - انفارمیشن ٹیکنالوجی کی خریداری کیسے مختلف ہے؟

چیلنج

اثر/خطرہ

ملازمت کے لیے IT سورسنگ کے اصول

IT کنٹریکٹ میں تخفیف کے لیے نقطہ نظر

کاروباری کاموں کی پیچیدگی، ٹیکنالوجی اور قانونی مسائل خریداری کو طویل اور مشکل بنا دیتے ہیں۔

کاروباری، تکنیکی یا قانونی نقطہ نظر سے بڑی کوتاہی متوقع اور روکی جاتی ہے۔

ایک منظم IT حصول کے عمل کا استعمال کریں جو ایک فریم ورک فراہم کرتا ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ تمام علاقے اسکریننگ اور انتخاب کے عمل کا حصہ ہیں۔

ایک واضح، استعمال میں آسان معاہدہ کا مسودہ تیار کریں جو کاروباری تعلقات کو دستاویز کرتا ہو، اور اس میں صرف لازمی اور خصوصی IT شرائط و ضوابط اور معاہدے کا خلاصہ شامل ہو۔

صنعت کا استحکام/ اجارہ داری فراہم کرنے والے

اہم مصنوعات طاقتور سپلائرز کے ساتھ جھوٹ بولتے ہیں

حل پر مبنی درخواستیں استعمال کریں جو کاروباری مسائل اور حل پر مرکوز ہوں، نہ کہ تکنیکی وضاحتیں یا ضروریات

بامعنی خدمت کی سطح کے معاہدوں (SLAs) اور کاروباری کارکردگی کے وعدوں اور پیمائشوں کو مانیٹر کرنے کے لیے اپنائیں تاکہ کاروباری ضروریات کو پورا کیا جا سکے۔

سپلائر کی کارکردگی کو ترغیب دینے کے لیے معاہدے میں مراعات/علاجات تفویض کریں۔

مصنوعات اور حل غیر محسوس ہوتے ہیں۔

مصنوعات کی وضاحت اور اندازہ کرنا مشکل ہے۔

ایک تشخیصی عمل میں تعاون کریں جو کامیاب IT حل کے لیے درکار تمام شعبوں کو شامل کرتا ہے: کاروبار، تکنیکی، قانونی اور مالی

ایویلیویشن ٹیم میں مضامین کے ماہرین (SMEs) کو شامل کریں جو صرف اپنی مہارت کے علاقے (علاقوں) کا جائزہ لیں گے۔

التجا کے ساتھ معاہدہ کا سانچہ فراہم کریں، انتخاب کے بعد تیار نہیں۔

تشخیص کے حصے کے طور پر معاہدے کے سانچے کے پیش کش کے جواب کو شامل کریں۔

اہم کاروباری علاج کے ساتھ مضبوط وارنٹی زبان استعمال کریں۔

دولت مشترکہ کے دیگر اداروں کو استعمال، رسائی، منتقلی کے حق کو یقینی بنانے کے لیے دانشورانہ املاک کے حقوق اور متبادلات پر نمایاں توجہ دیں۔

تیز اور منصوبہ بند متروک پن

پرانے ورژن

مارکیٹ میں نئے آنے والے

مارکیٹ کے خطرے کا اندازہ لگانے کے لیے مارکیٹ ریسرچ کریں۔

قیمت سے لاگت کے تناسب کی بنیاد پر تشخیص

تشخیص میں زندگی کے کل اخراجات شامل کریں۔

حل فراہم کرنے کے لئے معاہدے کے وعدوں کو باندھیں، مصنوعات کی نہیں۔

مناسب وقت کے لیے ورژن اور اپ گریڈ کی مدد فراہم کریں۔

باہر نکلنے میں اہم رکاوٹیں

گاہک مصنوعات یا خدمات میں بند ہے۔

اس بات کو یقینی بنائیں کہ تشخیص اور معاہدے کے مذاکرات مضبوط متوازن فیصلہ سازی کے عمل کے عزم کا حصہ ہیں۔

منتقلی/باہر نکلنے کی حکمت عملیوں کی توقع کریں۔

سسٹم ڈیٹا فراہم کریں، بیک اپ؛ کام کے پروڈکٹ کی ملکیت یا کام کی مصنوعات کے لیے مستقل لائسنس، بشمول نظام/حل چلانے کے لیے درکار فریق ثالث کی مصنوعات

ایجنسی کے لیے ایک مضبوط منتقلی/خارج کا منصوبہ فراہم کریں۔

IT مصنوعات اور خدمات کی پیچیدگی

ضروری IT اچھی یا سروس کی پیچیدگی کی وجہ سے ویلیو سلوشن میں سے بہترین کا انتخاب کرنا مشکل ہے۔

ٹیم پر مبنی عمل میں تعاون کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ تمام ضروری تقاضوں کا مناسب جائزہ لیا گیا ہے۔

تمام پراجیکٹ، سیکورٹی، ڈیٹا پرائیویسی اور لاگت کے خطرے کے عوامل کو حل کریں۔

بہت سے مختلف نقطہ نظر کو یکجا کرنے کے لیے ڈیٹا پر مبنی تشخیصی عمل کا استعمال کریں۔

حل پر بنیادی معاہدہ، مخصوص مصنوعات یا ورژن کی خریداری نہیں

پروڈکٹ سپلٹرز یا بنڈلنگ کے خلاف تحفظات شامل ہیں۔

خطرے کو کم کرنے کے منصوبے کی سرگرمیاں اور معاہدے کی زبان کو خطرے کی صلاحیتوں کے ساتھ ہم آہنگ کرنے کے لیے شامل کریں۔

IT کو کاروباری فعل کی حمایت کرنی چاہیے۔

کاروباری قدر اور ضروریات پر مرکوز تشخیصی معیار؛ تصریح سے چلنے والا عمل نہیں۔

حل پر مبنی درخواستیں استعمال کریں جو کاروباری مسائل کو حل کرنے اور سپلائرز کو حل پیش کرنے کی ترغیب دینے پر توجہ مرکوز کریں، نہ کہ صرف تکنیکی وضاحتیں پوری کریں۔

بامعنی SLAs اور کارکردگی کے وعدوں اور نگرانی کے اقدامات شامل ہیں جو کاروباری ضرورت کو پورا کرتے ہیں۔

معاہدے میں مراعات / علاج تفویض کریں۔

حل جو خریدے جا رہے ہیں وہ ایک دوسرے پر منحصر ہیں۔

مکمل حل کے لیے کوئی جوابدہی نہیں۔

سب سے کمزور جزو آپ کے رسک پروفائل کو چلائے گا۔

حل کی مکمل سپلائی چین کا نظارہ کریں۔

آزادانہ اور اجتماعی طور پر، حل کی طاقت پر سپلائرز اور اجزاء کا جائزہ لیں۔

پرائم کنٹریکٹر کو کارکردگی کے لیے جوابدہی دیں، لیکن کامن ویلتھ کو خدمات کو برقرار رکھنے کے لیے ذیلی ٹھیکیداروں تک پہنچنے کی بھی اجازت دیں

معاہدوں کو کامن ویلتھ ڈیٹا اور سسٹمز کی حفاظت کرنی چاہیے۔

دولت مشترکہ کے حساس ڈیٹا سے سمجھوتہ

دولت مشترکہ کے ڈیٹا اور شہری خدمات کی غیر مجاز معذوری۔

پروکیورمنٹ/پروجیکٹ کی ڈیٹا کی حساسیت کو سمجھیں۔

اپنے کاروبار کے مالک، پروجیکٹ مینیجر، انفارمیشن سیکیورٹی آفیسر اور دیگر SMEs کے ساتھ تعاون کریں۔

ڈیٹا پرائیویسی اور سیکیورٹی کا احاطہ کرنے کے لیے حفاظتی معاہدے کی شرائط شامل کریں۔

سپلائی کرنے والے سے مخصوص کارروائیاں کرنے، خصوصی انشورنس کوریجز اور دولت مشترکہ کے ڈیٹا، فن تعمیر اور حفاظتی معیارات کی تعمیل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ 

ایجنسی کو ایوارڈ دینے سے پہلے سپلائر سے اپنے کلاؤڈ حل (ساس ایپلیکیشن) کی حفاظتی تشخیص سے گزرنے کی ضرورت ہے

VITA SCM کے پاس کلاؤڈ شرائط دستیاب ہیں اگر خریداری سافٹ ویئر بطور سروس ہے۔

ایجنسی اس پر پوچھ سکتی ہے: scminfo@vita.virginia.gov