2.1 ٹیکنالوجی پر دولت مشترکہ کا انحصار بڑھتا اور تیار ہوتا ہے۔
دولت مشترکہ کا انحصار ڈیٹا، سسٹمز اور کمیونیکیشنز پر بڑھتا جا رہا ہے جو اپنے شہریوں اور اسٹیک ہولڈرز کو معلومات اور خدمات فراہم کرتے ہیں، بشمول وہ نظام جو ڈیٹا کو دوسرے وفاقی، ریاستی اور مقامی ایجنسیوں کے ساتھ مربوط اور شیئر کرتے ہیں۔
ٹیکنالوجی پر ہمارا انحصار اس بات کا تقاضا کرتا ہے کہ پروکیورمنٹ پروفیشنلز موثر اور دوبارہ قابل پروکیورمنٹ اور پروجیکٹ سے متعلقہ عمل استعمال کریں جو VPPA کی تعمیل کرتے ہیں۔ صنعت کے بہترین طریقوں؛ کامن ویلتھ سیکیورٹی، ڈیٹا پرائیویسی، پروجیکٹ مینجمنٹ اور دیگر تکنیکی معیارات؛ اور یہ کہ دولت مشترکہ کے بجٹ اور اسٹریٹجک ٹیکنالوجی پلان کے اندر رہتے ہوئے ٹیکنالوجی کے خطرات کے فوری تجزیہ اور تخفیف پر غور کیا جاتا ہے۔
IT کی قدر میں اضافے کا مطلب دولت مشترکہ اور اس کے شہریوں کو فراہم کی جانے والی خدمات کے خطرے میں اسی طرح اضافہ ہے۔ کامن ویلتھ IT پروکیورمنٹ پروفیشنلز کو ان خطرات کا اندازہ لگانا چاہیے اور کاروباری مقاصد سے ملنے کے لیے ایجنسی IT حکمت عملیوں اور نتائج کو اپنانا چاہیے۔ IT پروکیورمنٹ پروفیشنلز اپنے کردار اور ذمہ داریوں میں بنیادی تبدیلیوں کا سامنا کر رہے ہیں — اجناس کے خریداروں سے مذاکرات کاروں اور ٹرانزیکشنل آرڈر پلیسرز سے اسٹریٹجک IT سلوشن مینیجرز میں تبدیلی۔
VITA کی ٹیکنالوجی کی خریداری کا عمل IT سامان اور خدمات کو سورسنگ اور خریدنے سے کہیں زیادہ پر محیط ہے۔ اس میں منصوبہ بندی شامل ہے؛ ترقی کی ضروریات؛ دولت مشترکہ اور وفاقی، ٹیکنالوجی کے معیارات یا ضوابط کی تعمیل، خطرے کے عوامل کا اندازہ لگانا؛ درخواست، تشخیص، ایوارڈ اور معاہدے کے دستاویزات کی تیاری؛ منظوری، رسمی قبولیت اور ڈیلیوری ایبلز کی رسید؛ ادائیگی؛ انوینٹری ٹریکنگ اور ڈسپوزیشن اور پوسٹ ایوارڈ سپلائر کی کارکردگی اور تعمیل کا انتظام۔ اس سے قطع نظر کہ مطلوبہ ٹیکنالوجی پراڈکٹ یا خدمات ایجنسی کے ذریعے اس کی تفویض کردہ اتھارٹی کے تحت خریدی گئی ہے، ریاست بھر میں معاہدے کے تحت خریدی گئی ہے یا VITA کے ذریعے خریدی گئی ہے، ورک فلو بنیادی طور پر ایک جیسا ہے۔ یہاں کچھ چیزیں ہیں جن پر کسی بھی ٹیکنالوجی کی خریداری کرتے وقت غور کرنے کی ضرورت ہے:
- ٹیکنالوجی کی کاروباری ضروریات اور ٹیکنالوجی کی مصنوعات، خدمات یا حل کی شناخت کریں جو لائف سائیکل لاگت کی روک تھام کا تعین کرتے ہوئے اور ایجنسی کے IT اسٹریٹجک پلان کے مطابق ان ضروریات کو بہترین طریقے سے پورا کریں گے۔
- کاروبار کے مالک کی تکنیکی، فنکشنل اور کارکردگی کی ضروریات کا تعین کریں، اور اس بات کا تعین کریں کہ یہ اہداف ایک منظم خریداری کے ذریعے کیسے حاصل کیے جا سکتے ہیں۔ اس کے لیے ایجنسی کی خریداری کرنے والے اہلکاروں یا VITA کے اہلکاروں کو ضرورتوں، دستکاری کی ضروریات کی نشاندہی کرنے اور دستیاب ٹیکنالوجی کے حل تجویز کرنے میں مدد کرنے کے لیے اسٹیک ہولڈرز سے ملنے کی ضرورت ہوگی۔
- ایسی وضاحتیں تیار کریں جو ٹیکنالوجی پروڈکٹ، سروس یا حل کی تلاش کی خصوصیات کو بیان کرتی ہوں۔ قابل قبولیت اور قیمت کے علاوہ پروڈکٹ یا سسٹم کی مناسبیت اور مجموعی لاگت کی تاثیر پر غور کیا جانا چاہیے۔ اپنی نوعیت کے مطابق، وضاحتیں حدیں طے کرتی ہیں اور اس طرح سپلائرز کو متبادل حل تجویز کرنے سے ختم یا محدود کرتی ہیں۔ ٹکنالوجی کی تصریحات کا مسودہ تیار کرنے کے لیے فراہم کنندگان کی جانب سے مناسب جوابات کو یقینی بنانے کے لیے کافی تفصیل کے درمیان توازن کی ضرورت ہوتی ہے اور حوصلہ افزا، حوصلہ شکنی نہیں، مقابلہ۔ مقصد یہ ہے کہ دولت مشترکہ کے لیے بہترین قیمتی ٹیکنالوجی کے حل کی خریداری کرتے ہوئے زیادہ سے زیادہ معقول مقابلے کو مدعو کیا جائے۔
- ورجینیا پبلک پروکیورمنٹ ایکٹ کی طرف سے قائم کردہ کم از کم، چھوٹے کاروباروں اور اس دستورالعمل کے لیے مقرر کردہ کم سے کم کو پورا کرنے کے لیے محتاط رہتے ہوئے، متعدد ممکنہ سپلائرز سے بولیاں، تجاویز یا قیمت کے حوالے طلب کریں۔
- ٹیکنالوجی کی مصنوعات، حل یا خدمات کے مطلوبہ استعمال اور لائف سائیکل کے لیے مجموعی معیشت کا تعین کرنے کے لیے بولیوں یا تجاویز کا جائزہ لیں۔
- کامن ویلتھ اور اس کے اثاثوں اور ڈیٹا کی حفاظت کے لیے ورجینیا پبلک پروکیورمنٹ ایکٹ اور اس مینول کے مطابق کم خطرہ اور قانونی طور پر درست اور کافی ٹیکنالوجی کا معاہدہ تیار کریں۔
- ٹکنالوجی پروڈکٹ، حل یا سروس کو موصول/ٹیسٹ کریں اور تصدیق کریں کہ یہ معاہدے کی ضروریات کو پورا کرتا ہے اور باضابطہ قبولیت اور ادائیگی سے پہلے مطلوبہ ٹیکنالوجی حل فراہم کرتا ہے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔