12.3 منفرد IT پروکیورمنٹس
12.3۔ 1 حل پر مبنی اور پیچیدہ IT پروکیورمنٹس
حل پر مبنی RFPs فراہم کنندگان سے ایجنسی کے شناخت شدہ مسائل اور ضروریات کے لیے IT کاروباری حل تجویز کرنے کو کہتے ہیں۔ حل پر مبنی RFPs مختصر طور پر کاروباری ضرورت کو بیان کرتے ہیں، حل کیے جانے والے ٹیکنالوجی کے مسئلے کی وضاحت کرتے ہیں، اور/یا کم سے کم تفصیلات کی ضروریات فراہم کرتے ہیں۔ حل پر مبنی RFPs کا استعمال ان سپلائرز کو اجازت دیتا ہے جو ٹیکنالوجی کے موضوع کے ماہر ہیں، اپنی وسیع اسپیکٹرم مارکیٹ کے علم، تخلیقی صلاحیتوں اور وسائل کو جدید سرمایہ کاری مؤثر ٹیکنالوجی کے حل تجویز کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ حل پر مبنی RFPs سپلائرز سے درخواست کر سکتے ہیں کہ وہ کاروباری مسئلے کے صرف ایک حصے کے لیے حل فراہم کریں یا اعلیٰ سطحی تصوراتی قسم کے حل تجویز کریں جن کا تجزیہ سپلائر کے فراہم کردہ ضروریات کے تفصیلی سیٹ کی بنیاد پر کیا جاتا ہے۔
اپنی نوعیت کے مطابق، تصریحات اور تقاضے حدود طے کرتے ہیں اور اس طرح فراہم کنندہ کو اپنی تجویز میں شامل کرنے کے لیے دستیاب اشیاء یا حل کو ختم یا محدود کرتے ہیں۔ ٹیکنالوجی کی تصریحات کو حوصلہ افزائی کے لیے لکھا جانا چاہیے، حوصلہ شکنی نہیں، مقصد اور ٹیکنالوجی کے حل کے لیے مجموعی معیشت کی تلاش کے لیے مسابقت کے مطابق ہونا چاہیے۔ اس کے بعد ایک ایجنسی ٹیکنالوجی کے حل کی نشاندہی کرنے کے قابل ہوتی ہے، نہ کہ کسی خاص پروڈکٹ یا سروس کی، جو اس کی ٹیکنالوجی یا کاروباری ضرورت کو بہترین طریقے سے پورا کرے گی۔ حل پر مبنی پروکیورمنٹ کب استعمال کرنا ہے اس کے فیصلہ سازی کے عمل کے ایک حصے میں خطرے کا تجزیہ کرنا شامل ہے جس کے تحت پروجیکٹ ٹیم درج ذیل سوالات کو حل کرتی ہے:
- کیا ٹیکنالوجی کے کاروبار کا مسئلہ ہمارے اور ایک سپلائر کے درمیان باہمی فائدہ مند رسک شیئرنگ کا موقع فراہم کرتا ہے؟
- کون سے عوامل ہمارے پروجیکٹ کو وقت پر اور بجٹ کے اندر مکمل کرنے کے امکان کو نمایاں طور پر متاثر کر سکتے ہیں؟
- کیا مجوزہ حلوں کا یکساں جائزہ لینا ممکن ہے؟
- کیا مجوزہ حل اور دیگر مالی اختیارات کی حمایت کی متوقع لاگت کو شامل کرتے ہوئے ملکیت کے تجزیے کی کل لاگت کی بنیاد پر حل (حلات) کا جائزہ لیا جا سکتا ہے؟
حل پر مبنی SOW تیار کرتے وقت، کچھ اجزاء غیر حل پر مبنی SOW سے مختلف ہوں گے۔ حل پر مبنی SOW میں شامل ہونا چاہئے:
- ایجنسی کا تنظیمی پس منظر اور موجودہ کاروباری ماحول،
- پراجیکٹ، قانونی یا کاروباری مینڈیٹ سے متعلق عمل اور طریقہ کار کی ایک مخصوص فہرست،
- کسی بھی منصوبے کے طریقہ کار یا عمل کی دستاویزات،
- منصوبے کے فنڈنگ کا ذریعہ،
- ایجنسی کے موجودہ تکنیکی ماحول کی واضح تعریف بشمول تمام موجودہ ہارڈ ویئر اور سافٹ ویئر استعمال کیا جا رہا ہے، پروجیکٹ کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے یا استعمال کیا جانا چاہیے،
- کاروبار یا ٹیکنالوجی کے مسئلے کی تعریف جس کو حل کیا جائے، لیکن مطلوبہ حل یا مطلوبہ حل کے لحاظ سے مسئلے کی تعریف نہیں،
- تصریحات جو کسی ٹیکنالوجی پروڈکٹ، سروس یا حل کی تلاش کی خصوصیات کو بیان کرتی ہیں۔
درخواست میں لازمی تقاضوں کو شامل کرنے کے بجائے وضاحتیں چلانے کے لیے ٹیکنالوجی کے سوالات کا استعمال کریں۔ مقصد یہ ہے کہ دولت مشترکہ کے لیے بہترین ٹکنالوجی حل حاصل کرتے ہوئے زیادہ سے زیادہ معقول مقابلے کو مدعو کیا جائے۔ ڈرائیونگ کی ضروریات کے لیے درخواست میں سپلائرز سے سوالات کریں، جیسے: "اس پروڈکٹ کے لیے انڈسٹری کا معیار کیا ہے اور DOE آپ کی مصنوعات (پروڈکٹ) اس معیار پر پورا اترتی ہیں یا اس سے زیادہ؟" مجوزہ حتمی جوابات، جیسا کہ بات چیت کی گئی ہے، پھر معاہدے میں حتمی SOW کا حصہ بن جائیں گے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔