|
حصولی کا کردار
|
ذمہ داریاں
|
|
ایجنسی پروکیورمنٹ لیڈ/ سورسنگ ماہر
|
- کام کے دائرہ کار اور پروجیکٹ کے تکنیکی اور کاروباری مقاصد کے بارے میں جانیں۔
- اس بات کا تعین کریں کہ آیا VITA کے پاس ریاست بھر میں IT معاہدہ ہے جو IT کاروبار کی ضرورت کو پورا کرتا ہے، اس طرح خریداری کے نئے عمل کو ختم کر دیتا ہے۔
- پروکیورمنٹ پلان کا طریقہ کار اور فریم ورک تیار کریں۔
- ہر ٹیم کے رکن کو حصولی کے عمل کی مدت کے لیے کردار اور ذمہ داریوں کی وضاحت اور تفویض کریں۔
- ٹیم کے لیے سنگل پوائنٹ آف کنٹیکٹ (SPOC) کے طور پر کام کریں؛ تشخیصی ٹیم، اگر مختلف گروپ ہو؛ اسٹیئرنگ کمیٹی، اگر قابل اطلاق ہو؛ سپلائرز اور خریداری کے عمل کی نگرانی۔
- مناسب اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ تمام ممکنہ پروجیکٹ کے خطرات اور تخفیف کے طریقوں اور RFP/معاہدے کی زبان سمیت ہم آہنگی کریں اور اس میں حصہ لیں۔ یعنی، کاروبار کا مالک، پروجیکٹ مینیجر، انفارمیشن سیکیورٹی آفیسر، بجٹ تجزیہ کار۔
- اچھی طرح سے طے شدہ تشخیصی معیار قائم کرنے میں ٹیم کے ساتھ حصہ لیں۔
- واضح، جامع اسکورنگ پلان تیار کرنے کے لیے ٹیم کے ساتھ حصہ لیں۔
- پروجیکٹ کی کامیابی کے لیے کنٹریکٹ کی بہترین قسم کا انتخاب کریں۔
- ٹیم کے اراکین، مضامین کے ماہرین اور تشخیصی ٹیم سے تمام رازداری/غیر افشاء معاہدے حاصل کریں اور برقرار رکھیں، اگر مختلف گروپ ہوں۔
- آر ایف پی/ درخواست اور تشخیصی دستاویزات تیار کریں۔ VITA سورسنگ کے ماہرین کو VITA ٹیمپلیٹس کا استعمال کرنا چاہیے۔
- اگر منعقد ہو تو بولی دہندہ/ پیشگی تجویز کانفرنس کی صدارت کریں۔
- درخواست کی دستاویزات پوسٹ کریں اور سپلائر کے سوالات کا جواب دیں۔
- اگر ضروری ہو تو سپلائر کی تجاویز کی وضاحت حاصل کریں۔
- ٹیم کے ساتھ، سپلائی کرنے والے پروڈکٹ کے مظاہروں اور زبانی پریزنٹیشنز میں حصہ لیں، اگر منعقد کیا جاتا ہے۔
- تجویز کنندگان سے قیمت کی معلومات فراہم کریں اور ان کا کنٹرول برقرار رکھیں۔
- تجویز کی تشخیص اور معاہدے کے مذاکرات میں حصہ لیں اور ان کی قیادت کریں۔
- تشخیصی ٹیم کے چیئرپرسن کے طور پر خدمات انجام دیں۔
- جائزہ لیں اور تشخیص کی سفارش کو منظور کریں۔
- منصوبے کی منفرد ضروریات کے مطابق معاہدہ کرنے میں مدد کریں۔
- پروجیکٹ کی سالمیت اور کام کرنے کی صلاحیت کی حفاظت اور انتظام کریں۔
- ممکنہ سپلائرز کے ساتھ تعلقات کی حفاظت اور انتظام کریں۔
- منصفانہ اور کھلے مقابلے کے ذریعے خریداری کے عمل کی مجموعی سالمیت کو یقینی بنائیں۔
- قانونی اور/یا CIO کے جائزے اور اجراء/عمل درآمد سے پہلے درکار پروکیورمنٹ دستاویزات کی منظوری کو مربوط کریں۔
- ایوارڈ اور پوسٹ کنٹریکٹ۔
- یقینی بنائیں کہ پروکیورمنٹ فائل مکمل ہے۔
|
|
کاروبار کا مالک
|
- ضروریات کی وضاحت کریں۔
- بجٹ، درخواست کردہ ٹائم لائن اور دیگر ممکنہ رکاوٹوں کی وضاحت کریں۔
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ خریداری ایجنسی اور کامن ویلتھ کے IT اسٹریٹجک پلان کے مطابق ہو۔
- کارکردگی کی اطمینان اور حتمی قبولیت کی شرائط کی وضاحت کریں۔
- کاروباری ضروریات کی شناخت کریں جیسے:
- مظاہرے
- بانڈنگ/قبولیت کی جانچ
- سروس کی سطح
- سنگ میل/ادائیگی کی شرائط
- درکار سپلائر تکنیکی اور پیشہ ورانہ معیارات اور سرٹیفیکیشنز (ایجنسی، VITA، کامن ویلتھ، وفاقی، وغیرہ)
- اس بات کو یقینی بنانے کے لیے مذاکرات کی حمایت کریں کہ حتمی معاہدہ کاروباری ضروریات اور ایجنسی کی ضروریات کو پورا کرتا ہے۔
- سپلائر کے جوابات کا جائزہ لینے کے لیے تشخیصی ٹیم پر کام کریں۔
- VITA PMD کی شرکت اور PGR کی منظوری کے عمل کو مربوط کریں۔
|
|
|
ایجنسی انفارمیشن سیکیورٹی آفیسر یا AITR
|
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ درخواست میں تمام مناسب ایجنسی اور VITA سیکیورٹی پالیسی کے تقاضے شامل ہوں، بشمول ECOS، اگر خریداری کلاؤڈ پر مبنی حل ہے یا ہو سکتی ہے۔
- SPOC اور VITA سیکورٹی اور ECOS اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ تعاون کریں۔
|
|
|
موضوع کے ماہر (SME)
|
- ماہر تکنیکی، صنعت-، اجناس- یا سروس سے متعلق مخصوص قابلیت اور/یا پروجیکٹ کے لیے علم کا حامل ہو۔
- ٹیم کا ممبر ہو سکتا ہے یا ٹیم کا وسیلہ ہو سکتا ہے۔
|
|
|
بیرونی مشیر
|
- بیرونی کنسلٹنٹ تکنیکی، صنعت-، اجناس- یا خدمت سے متعلق مخصوص اہلیت اور/یا علم اندرونی وسائل سے دستیاب نہیں ہے۔
- سورسنگ ٹیم کے ارکان کو مشورہ یا مدد فراہم کریں۔
- سورسنگ ٹیم کے لیے نان ووٹنگ وسیلہ کے طور پر کام کرنا۔
- کسی بھی ایوارڈ کے نتائج سے فائدہ اٹھانے یا درخواست کی تیاری میں حصہ لینے سے منع کیا گیا ہے۔
|
|
|
تشخیصی ٹیم کے ارکان
|
- ایوارڈ کی سفارش کرنے کے لیے نامزد/ذمہ دار افراد۔
- پروکیورمنٹ پروجیکٹ ٹیم/تجزیے کی ٹیم میں عام طور پر ایجنسی کا نمائندہ (کاروباری مالک)، SMEs شامل ہوں گے اور اس کی قیادت ایجنسی پروکیورمنٹ لیڈ/ سورسنگ ماہر کرے گی۔
- ہر رکن اپنی مہارت کے شعبے کے مطابق کاروبار، قانونی، تکنیکی اور مالیاتی ان پٹ فراہم کرنے میں حصہ لیتا ہے۔ ممبران صرف تفویض کردہ مہارت کے اپنے شعبے کا جائزہ لیتے ہیں۔
|
|
|
رابطہ کا واحد نقطہ (SPOC)
|
- ایجنسی پروکیورمنٹ لیڈ/ سورسنگ ماہر یہ کردار ادا کرتا ہے۔ (اوپر کردار کی ذمہ داریاں دیکھیں۔)
- کیا درخواست کے عمل کے دوران سپلائی کرنے والوں اور دیگر تمام لوگوں کے ساتھ مواصلت کے لیے نامزد وسیلہ ہے؟
|
|