ریکارڈ کی درخواست (FOIA)

• آپ کو عوامی ریکارڈ کی نقول کا معائنہ کرنے یا وصول کرنے کی درخواست کرنے کا حق ہے۔
• آپ کو یہ حق حاصل ہے کہ آپ پہلے سے درخواست کردہ ریکارڈز کے لیے کسی بھی چارجز کے تخمینہ کی درخواست کریں۔
• اگر آپ کو یقین ہے کہ آپ کے FOIA حقوق کی خلاف ورزی ہوئی ہے، تو آپ FOIA کی تعمیل پر مجبور کرنے کے لیے ڈسٹرکٹ یا سرکٹ کورٹ میں درخواست دائر کر سکتے ہیں۔ آپ فریڈم آف انفارمیشن ایڈوائزری کونسل (http://foiacouncil.dls.virginia.gov) سے بھی رابطہ کر سکتے ہیں۔ ایک غیر پابند، مشاورتی رائے کے لیے۔

موجودہ ریکارڈ یا دستاویزات طلب کریں۔
FOIA ریکارڈز تک رسائی فراہم کرتا ہے، نہ کہ عوامی اداروں کو اپنے کام کے بارے میں سوالات کا جواب دینے کے لیے۔ نہ ہی اس کے لیے کوئی ایسا ریکارڈ بنانے کی ضرورت ہے جو موجود ہی نہ ہو۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3704(D).

ہمیں بتائیں کہ آپ کس فارمیٹ میں ریکارڈ حاصل کرنا چاہتے ہیں۔
VITA آپ کے ساتھ الیکٹرانک ریکارڈ فراہم کرنے کے لیے کام کرے گا جو کہ VITA کے ذریعہ کاروبار کے باقاعدہ کورس میں استعمال کیا جاتا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر آپ ایکسل اسپریڈشیٹ میں رکھے ہوئے ریکارڈز کی درخواست کر رہے ہیں، تو آپ ایکسل دستاویز، ایک اور آسانی سے دستیاب فارمیٹ جیسے CSV یا PDF، یا پرنٹ شدہ کاپی حاصل کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ براہ کرم نوٹ کریں کہ الیکٹرانک فارمیٹ میں رکھے گئے ریکارڈز کی پرنٹنگ اور کاغذی کاپیاں فراہم کرنے کے نتیجے میں لاگت آئے گی۔

ہمیں آپ کے ساتھ آپ کی درخواست پر بات کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
FOIA کی درخواست کرنا ایک مخالفانہ عمل نہیں ہونا چاہیے، اور ہم آپ کی درخواست کو باہمی رضامندی سے حل کرنے کو ترجیح دیتے ہیں۔ ہمیں آپ کے ساتھ آپ کی درخواست پر بات کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کون سے ریکارڈز تلاش کر رہے ہیں۔ درخواست کی وضاحت غیر ضروری اخراجات سے بچنے میں بھی مدد کر سکتی ہے۔ جہاں آپ نے ریکارڈ کی ایک بڑی درخواست کی ہے، ہم جواب کے بارے میں آپ کے ساتھ معاہدہ کرنے کی کوشش کریں گے۔

VITA سے ریکارڈ کی درخواست کیسے کریں۔
FOIA کے لیے ضروری نہیں ہے کہ آپ کی درخواست تحریری ہو، اور نہ ہی آپ کو یہ بتانے کی ضرورت ہے کہ آپ FOIA کے تحت ریکارڈ کی درخواست کر رہے ہیں۔ تاہم، ایک تحریری درخواست آپ کی درخواست کا ایک ریکارڈ بناتی ہے جس میں واضح بیان ہوتا ہے کہ آپ کس ریکارڈ کی درخواست کر رہے ہیں تاکہ زبانی درخواست پر کوئی غلط فہمی نہ ہو۔ یہ آپ کے ساتھ رابطے میں بھی سہولت فراہم کرتا ہے۔ ہم آپ کو VITA FOIA ایڈریس پر ای میل کرکے تحریری طور پر ریکارڈ کی درخواست کرنے کی ترغیب دیتے ہیں۔

ان ریکارڈوں کی شناخت کریں جن کی آپ "معقول خصوصیت" کے ساتھ تلاش کر رہے ہیں۔
اس عام فہم معیار کا تقاضا ہے کہ آپ کافی مخصوص ہوں تاکہ ہم ان ریکارڈوں کی شناخت اور ان کا پتہ لگا سکیں جن کی آپ تلاش کر رہے ہیں۔  براہ کرم نوٹ کریں، وسیع درخواستوں میں مطلوبہ ریکارڈ تک رسائی، نقل تیار کرنے، سپلائی کرنے یا تلاش کرنے میں کافی، حقیقی اخراجات اٹھانے کا امکان زیادہ ہوتا ہے۔ وی دیکھیں۔ کوڈ §§ 2.2-3704(F) اور (H).

VITA ریکارڈز کی درخواست کرنے کے لیے یا اگر آپ کے سوالات ہیں، تو براہ کرم ہمارے FOIA آفیسر، جوشوا ہیسلنگا سے رابطہ کریں۔

ریکارڈ کی درخواست کرنے کا بہترین طریقہ FOIA@vita.virginia.gov پر ای میل کے ذریعے ہے، لیکن آپ ہم سے فون کے ذریعے (804)510-7288 ، یا میل کے ذریعے بھی رابطہ کر سکتے ہیں:

ورجینیا انفارمیشن ٹیکنالوجیز ایجنسی
ATTN: FOIA آفیسر
7325 Beaufont Springs Drive
Richmond, VA 23225

اس کے علاوہ، فریڈم آف انفارمیشن ایڈوائزری کونسل FOIA کے بارے میں آپ کے کسی بھی سوال کا جواب دینے کے لیے دستیاب ہے۔ کونسل کے عملے سے foiacouncil@dls.virginia.gov پر یا فون کے ذریعے (804) 698-1810 پر رابطہ کریں۔ آپ FOIA پبلک کمنٹ فارم کے ذریعے FOIA کونسل میں عوامی تبصرہ جمع کرا سکتے ہیں۔ 

VITA کو آپ کی درخواست کو موصول ہونے کے پانچ کاروباری دنوں کے اندر جواب دینا چاہیے۔
پانچ دن کی مدت کاروباری دن سے شروع ہوتی ہے جب ہمیں آپ کی درخواست موصول ہوتی ہے اور اس میں ویک اینڈ یا چھٹیاں شامل نہیں ہوتی ہیں۔

VITA پبلک ریکارڈز کی درخواست کے پیچھے کی وجہ غیر متعلقہ ہے۔
آپ کی درخواست کا جواب دینے میں VITA کی ذمہ داریاں آپ کی درخواست کی وجہ سے قطع نظر ایک جیسی ہیں۔ تاہم، FOIA فراہم کرتا ہے کہ عوامی ادارہ درخواست دہندگان کو اپنا نام اور قانونی پتہ فراہم کرنے کا مطالبہ کر سکتا ہے۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3704(A).

FOIA درخواست کے جوابات کی پانچ عمومی اقسام ہیں۔
اگر VITA درخواست کردہ ریکارڈز کا نگہبان ہے، تو FOIA کا تقاضہ ہے کہ VITA پانچ دن کی مدت کے اندر آپ کی درخواست پر درج ذیل میں سے ایک جواب دے۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3704(B):

1. ہم آپ کو وہ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں جن کی آپ نے مکمل طور پر درخواست کی ہے۔
2. ہم آپ کے درخواست کردہ تمام ریکارڈز کو روکتے ہیں کیونکہ تمام ریکارڈز ایک مخصوص قانونی استثنیٰ کے تابع ہیں۔ اگر ہم تمام ریکارڈز کو روکتے ہیں، تو ہمیں آپ کو تحریری طور پر جواب بھیجنا چاہیے۔ اس تحریر کو روکے گئے ریکارڈز کے حجم اور موضوع کی نشاندہی کرنا چاہیے اور کوڈ آف ورجینیا کے مخصوص حصے کو بیان کرنا چاہیے جو ہمیں ریکارڈز کو روکنے کی اجازت دیتا ہے۔
3. ہم درخواست کی گئی کچھ معلومات فراہم کرتے ہیں، لیکن دیگر معلومات کو روکتے ہیں۔ حالات پر منحصر ہے، ہم ریکارڈ کے کچھ حصے کو دوبارہ ترتیب دے سکتے ہیں جسے روکا جا سکتا ہے اور باقی ریکارڈ آپ کو فراہم کر سکتے ہیں۔ ہمیں آپ کو کوڈ آف ورجینیا کے مخصوص حصے کا تحریری جواب فراہم کرنا چاہیے جو ہمیں کچھ یا تمام درخواست کردہ ریکارڈز کو روکنے کی اجازت دیتا ہے۔
4. مطلوبہ ریکارڈز نہیں مل سکے یا موجود نہیں ہیں۔ اگر ہم جانتے ہیں یا سمجھتے ہیں کہ کسی اور ایجنسی کے پاس درخواست کردہ ریکارڈز ہیں، تو ہمارے جواب میں اس ایجنسی کے لیے رابطے کی معلومات شامل ہوں گی۔
5. اگر VITA کے لیے پانچ دن کی مدت کے اندر آپ کی درخواست کا جواب دینا عملی طور پر ممکن نہیں ہے، تو ہمیں اسے تحریری طور پر بیان کرنا چاہیے اور اس کی وجہ بتانا چاہیے۔ یہ ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے سات اضافی کام کے دنوں کی اجازت دے گا، ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے پورے 12 کام کے دن ملیں گے۔

اگر درخواست کسی دوسری ایجنسی کو بھیجی جائے - مثال کے طور پر، کیونکہ VITA درخواست کردہ ریکارڈز کا نگراں نہیں ہے - ہم دوسری ایجنسی کی شناخت کریں گے اور رابطے کی معلومات فراہم کریں گے۔

VITA آپ کے ساتھ کام کر سکتا ہے یا اضافی جوابی وقت کے لیے عدالت سے درخواست کر سکتا ہے۔
اگر آپ ریکارڈز کی ایک بہت بڑی تعداد کی درخواست کرتے ہیں، اور ہمیں لگتا ہے کہ ہم اپنی دیگر تنظیمی ذمہ داریوں میں خلل ڈالے بغیر آپ کو 12 دنوں کے اندر ریکارڈ فراہم نہیں کر سکتے ہیں، تو ہم آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے اضافی وقت کے لیے عدالت سے درخواست کر سکتے ہیں۔ تاہم، ہم مزید وقت مانگنے کے لیے عدالت جانے سے پہلے ریکارڈز کی تیاری سے متعلق آپ کے ساتھ ایک معاہدے تک پہنچنے کی معقول کوشش کریں گے۔

ایک عوامی ادارہ مناسب چارجز لگا سکتا ہے کہ مطلوبہ ریکارڈ تک رسائی، نقل تیار کرنے، سپلائی کرنے یا تلاش کرنے میں اس کی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہو۔

ایک عوامی ادارہ مناسب چارجز لگا سکتا ہے کہ وہ مطلوبہ ریکارڈ تک رسائی، نقل تیار کرنے، سپلائی کرنے یا تلاش کرنے میں اس کی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہو اور مطلوبہ ریکارڈ کو کم سے کم قیمت پر فراہم کرنے کے لیے تمام معقول کوششیں کرے گا۔ کوئی بھی پبلک باڈی ریکارڈ بنانے یا برقرار رکھنے یا پبلک باڈی کے عمومی کاروبار کے لین دین سے وابستہ عمومی اخراجات کی وصولی کے لیے کوئی بھی بیرونی، ثالثی، یا اضافی فیس یا اخراجات عائد نہیں کرے گی۔ عوامی ادارے کی طرف سے وصول کی جانے والی کوئی بھی ڈپلیکیٹنگ فیس نقل کی اصل قیمت سے زیادہ نہیں ہوگی۔ ریکارڈ کی تلاش کرنے سے پہلے، عوامی ادارہ درخواست گزار کو تحریری طور پر مطلع کرے گا کہ عوامی ادارہ مناسب چارجز لگا سکتا ہے کہ وہ مطلوبہ ریکارڈ تک رسائی، نقل تیار کرنے، سپلائی کرنے، یا تلاش کرنے میں اس کی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہو اور درخواست گزار سے استفسار کرے کہ آیا وہ Fth کے ذیلی سیکشن کے مطابق درخواست کردہ ریکارڈ کی فراہمی سے پہلے لاگت کے تخمینہ کی درخواست کرنا چاہتا ہے۔ 2.2-3704 ورجینیا کے کوڈ کا۔ اس طرح کے الزامات عائد کرنا عوامی ادارے کی صوابدید پر چھوڑ دیا گیا ہے۔

آپ کو ان ریکارڈز کے لیے ادائیگی کرنا پڑ سکتی ہے جن کی آپ VITA سے درخواست کرتے ہیں۔
FOIA ہمیں FOIA کی درخواستوں کا جواب دینے کے اصل اخراجات کے لیے چارج کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس میں مطلوبہ ریکارڈز کی تلاش اور جائزہ لینے میں سٹاف کا وقت، کاپی کرنے کے اخراجات، اور درخواست کردہ ریکارڈ کی فراہمی سے براہ راست متعلق کوئی بھی دیگر اخراجات شامل ہیں۔ اس میں عمومی اوور ہیڈ اخراجات شامل نہیں ہو سکتے۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3704(F) ۔ 

VITA اس بات کا جائزہ لیتا ہے کہ آیا درخواست کی بنیاد پر چارج کرنا ہے۔  VITA جن چارجز کا اندازہ لگاتا ہے وہ اس وقت پر مبنی ہوتا ہے جو VITA کے اہلکار درخواست پر خرچ کرتے ہیں، جیسے کہ ریکارڈ کا جائزہ لینے اور اسے درست کرنے کا وقت۔  فی گھنٹہ کی شرح جو VITA ایسے وقتی چارجز پر لاگو کرتا ہے وہ $45/hour ہے، جو VITA FOIA کے اہلکاروں کی اس وقت کی تنخواہ (مراعات سمیت) کی بنیاد پر 2021 میں مقرر کیا گیا تھا اور اس کے بعد سے اس میں اضافہ نہیں کیا گیا ہے۔

آپ کو ڈپازٹ ادا کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
اگر ہمارا اندازہ ہے کہ آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے $200 سے زیادہ لاگت آئے گی، تو ہم آپ کی درخواست پر آگے بڑھنے سے پہلے، آپ سے ایک ڈپازٹ ادا کرنے کا مطالبہ کر سکتے ہیں، تخمینہ کی رقم سے زیادہ نہ ہو۔ ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے جو پانچ دن ہوتے ہیں ان میں وہ وقت شامل نہیں ہوتا جب ہم ڈپازٹ مانگتے ہیں اور جب آپ جواب دیتے ہیں۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3704(H) ۔

آپ درخواست کر سکتے ہیں کہ VITA آپ کی درخواست کو پورا کرنے سے پہلے ہم سے چارجز کا تخمینہ لگائیں۔
یہ آپ کو تخمینہ لاگت کے بارے میں پہلے سے جاننے کی اجازت دے گا یا تخمینہ لاگت کو کم کرنے کی کوشش میں آپ کو اپنی درخواست میں ترمیم کرنے کا موقع فراہم کرے گا۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3704(F) ۔ 

ادائیگی ریکارڈ کی وصولی پر واجب ہے۔
آپ پیشگی ادائیگی بھی کر سکتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس گزشتہ FOIA درخواست سے VITA کی رقم واجب الادا ہے جو کہ 30 دنوں سے زائد عرصے سے ادا نہیں کی گئی ہے، تو ہمیں آپ کی نئی FOIA درخواست پر کارروائی کرنے اور اس کا جواب دینے سے پہلے ماضی کے واجب الادا بل کی ادائیگی کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3704(I).

اگر آپ کو یقین نہیں ہے کہ آیا VITA کے پاس وہ ریکارڈ موجود ہے جس کی آپ تلاش کر رہے ہیں، تو براہ کرم ہمارے FOIA آفیسر سے FOIA@vita.virginia.gov پر رابطہ کریں۔ VITA کے پاس موجود ریکارڈ کی اقسام کی عمومی تفصیل درج ذیل ہے:

• VITA کی پالیسیاں، معیارات، رہنما خطوط، اور VITA کی دیگر اشاعتیں۔
• VITA کے ملازمین اور عہدیداروں سے متعلق ریکارڈ
• انفارمیشن ٹکنالوجی کے سامان اور خدمات کے لیے VITA کے ذریعے کی جانے والی خریداری
• IT معاہدے جن میں VITA نے داخل کیا ہے یا اس کا انتظام کرتا ہے۔
• VITA کی دیگر قانونی ذمہ داریوں کی کارکردگی سے متعلق ریکارڈ

براہ کرم نوٹ کریں کہ VITA FOIA کی درخواستوں کے جواب میں صرف اپنے ریکارڈ تلاش کرنے اور تیار کرنے کا ذمہ دار ہے۔ دیگر ایجنسیوں کے ریکارڈ کے لیے FOIA کی درخواستیں ان ایجنسیوں کو بھیجی جانی چاہئیں۔  اگرچہ VITA ٹیکنالوجی کا بنیادی ڈھانچہ فراہم کرتا ہے جس میں دیگر ایجنسیاں ڈیٹا منتقل کرتی ہیں، VITA ان ریکارڈوں کا محافظ نہیں ہے اور ان اداروں کے لیے FOIA کی درخواستوں کو پورا نہیں کر سکتا۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3704(J); وا کوڈ § 42.1-85(B) ۔

ورجینیا کا ضابطہ کسی بھی عوامی ادارے کو کچھ ریکارڈز کو عوامی افشاء سے روکنے کی اجازت دیتا ہے۔ VITA عام طور پر درج ذیل استثنیٰ سے مشروط ریکارڈ روکتا ہے:

• عملے کے ریکارڈ۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3705.1(1) ۔
• ریکارڈز اٹارنی کلائنٹ کے استحقاق یا اٹارنی کے کام کی مصنوعات سے مشروط ہیں۔ وی دیکھیں۔ کوڈ §§ 2.2-3705.1(2) اور (3) ۔
• وینڈر کی ملکیتی معلومات کا سافٹ ویئر۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3705.1(6) ۔
• معاہدے کے ایوارڈ سے پہلے مذاکرات اور معاہدے کے ایوارڈ سے متعلق ریکارڈز۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3705.1(12) & § 2.2-4342.
• آئی ٹی سیکیورٹی اور رسائی کنٹرول کو بیان کرنے یا اس سے متعلق ریکارڈز۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3705.2(2) ۔
• سائبرسیکیوریٹی کے خطرات، کمزوریوں، یا حفاظتی منصوبوں سے متعلق ریکارڈز، جن کا اجراء حفاظت یا سلامتی کو خطرے میں ڈالے گا۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3705.2(14) ۔
• ورجینیا پبلک پروکیورمنٹ ایکٹ کے مطابق پروکیورمنٹ ٹرانزیکشنز سے متعلق ریکارڈز۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-4342 ۔

مزید برآں، FOIA کو ایجنسیوں سے یہ تقاضہ نہیں کیا جاتا ہے کہ وہ قیدی یا دیوانی طور پر پابند افراد کی درخواست کے جواب میں ریکارڈ فراہم کریں۔ وی دیکھیں۔ کوڈ § 2.2-3703(C).

VITA کی طرف سے آپ کو فراہم کی جانے والی امداد کے معیار پر تبصرہ کرنے کے لیے، براہ کرم فریڈم آف انفارمیشن ایڈوائزری کونسل کی ویب سائٹ پر آن لائن عوامی تبصرہ فارم کا استعمال کریں۔