34.4 معاہدہ ختم کرنا
34.4۔ 7 آخری ادائیگی
تمام ایجنسیوں کے لیے، معاہدے پر حتمی ادائیگی بند ہونے کے عمل کا آخری مرحلہ ہونا چاہیے۔ یہ VITA کے ریاست بھر میں معاہدوں کے لیے ممکن نہیں ہو سکتا جہاں ایجنسیاں eVA کے ذریعے انفرادی خریداری کے آرڈرز کے ذریعے خریداری کرتی ہیں اور جب خریداری کے آرڈر کی مدت معاہدہ کی آخری تاریخ سے آگے بڑھ جاتی ہے۔ تاہم، VITA کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو فراہم کنندہ سے تصدیق کرنی چاہیے کہ کسی ایجنسی کی طرف سے کوئی ناقص ادائیگیاں نہیں ہیں۔ اگر موجود ہیں تو، VITA کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو سپلائر کی جانب سے بند کرنے کی کوشش کرنی چاہیے۔
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر کو کسی بھی کمی، برقرار رکھنے، لاگت میں حصہ داری یا فیس شیئر کی ذمہ داریوں کے لیے معاہدے (یا خریداری کے آرڈر) کا جائزہ لینا چاہیے اور اس بات کی تصدیق کرنی چاہیے کہ اس میں کوئی بقایا کارکردگی کے مراعات یا جرمانے نہیں ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ کوئی متعلقہ ایڈجسٹمنٹ یا آفسیٹس حتمی انوائس میں شامل ہیں، سپلائر کے باہمی معاہدے سے۔
سپلائر کو حتمی ادائیگی نہیں کی جانی چاہیے اگر سپلائر کسی معاہدے کے مطابق مطلوبہ ڈیلیوری ایبل یا رپورٹ جمع کرانے میں کوتاہی کرتا ہے، یا جب تک کہ تمام قابل اطلاق کلوز آؤٹ رپورٹوں پر مناسب اسٹیک ہولڈرز کے دستخط نہ ہوں۔ مزید برآں، کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر ذیلی ٹھیکیداروں کے ساتھ اس بات کی تصدیق کر سکتا ہے کہ انہیں سپلائی کرنے والے (پرائم کنٹریکٹر) کے ذریعہ انجام دئے گئے تمام کاموں کے لئے ادائیگی کی گئی ہے اور حتمی ادائیگی کے اجراء سے پہلے بل کی تاریخ میں ادائیگی کی گئی ہے۔
اگر کنٹریکٹ کی بندش کے وقت کوئی زیر التواء رابطہ تنازعہ ہو، ضابطہ ورجینیا کے § 2.2-4363 کے مطابق، کوئی بھی متعلقہ معاہدے کے دعوے، چاہے رقم یا دیگر ریلیف کے لیے، سپلائی کنندہ کی طرف سے کامن ویلتھ (ایجنسی) کو تحریری طور پر جمع کرایا جائے گا، حتمی ادائیگی کے بعد 60 دن بعد۔ تاہم، اس طرح کا دعوی دائر کرنے کے سپلائر کے ارادے کا تحریری نوٹس ایجنسی کو اس وقت یا کام کے آغاز کے وقت دیا جانا چاہیے جس پر دعویٰ مبنی ہو۔ کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر اسے بند کرنے میں سہولت فراہم کرے گا۔
یہ ضروری ہے کہ کوڈ آف ورجینیا ، سیکشنز § 2.2-4347 سے لے کر § 2.2-4354 میں فراہم کردہ قانونی ادائیگی کے تقاضوں کی تعمیل کو یقینی بنانے کے لیے اس مرحلے کو تیز کیا جائے۔
اس بات کی توثیق کرنے کے لیے کہ حتمی ادائیگی رسید کی گئی ہے اور موصول ہو چکی ہے، ایک اقرار نامے پر سپلائر کے دستخط ہونا چاہیے۔ اگر نہیں، تو سپلائر کو تصدیق کے ساتھ ایک حتمی رسید منسلک کرنی چاہیے۔ کنٹریکٹ ایڈمنسٹریٹر منظوری اور رسید مناسب منظوری کے عمل کے ذریعے بھیجے گا، پھر ادائیگی کے لیے مناسب ایجنسی کو ادائیگی کرنے والے دفتر کو بھیجے گا اور اس وقت تک نگرانی کرے گا جب تک کہ ادائیگی کرنے والے دفتر کی طرف سے حتمی ادائیگی کو تسلیم نہیں کیا جاتا اور سپلائر کی دستخط شدہ رسید سے تصدیق نہیں ہو جاتی۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔