باب 32 - احتجاجی طریقہ کار

32.6۔ 1 خریداری ایجنسی کی ذمہ داریاں

خریداری کرنے والی ایجنسی کو چاہیے کہ:

• احتجاج کی وصولی تسلیم کریں۔
• احتجاج سے متعلق تمام خط و کتابت تمام جماعتوں میں تقسیم کریں۔
• فوری طور پر درخواست کے عمل کے حقائق کا جائزہ لیں:
• درخواست اور ایوارڈ کے عمل میں تمام شرکاء کا انٹرویو کریں۔
• پروکیورمنٹ فائل میں موجود تمام دستاویزات کا اچھی طرح سے جائزہ لیں۔
• احتجاج میں اٹھائے گئے خدشات کا تجزیہ کریں اور تعین کریں کہ آیا درست مسائل اٹھائے گئے ہیں۔
• اس بات کا تعین کریں کہ آیا کنٹریکٹ ایوارڈ درخواست کی شرائط و ضوابط کے ساتھ ساتھ کوڈ آف ورجینیا کے مطابق کیا گیا تھا۔
• اس بات کا تعین کریں کہ آیا درخواست کے عمل کو خود ہی مناسب طریقے سے، درست طریقے سے اور پیشہ ورانہ انداز میں ہینڈل کیا گیا تھا، جس سے انصاف پسندی، معروضیت اور شرکاء تک مساوی رسائی کی عکاسی ہوتی ہے۔
• اس بات کا تعین کریں کہ آیا ایوارڈ کے فیصلوں اور اقدامات کو پروکیورمنٹ فائل میں صحیح طریقے سے درج کیا گیا تھا۔
• اس بات کا تعین کریں کہ آیا ایجنسی کے غالب آنے کا امکان ہے اگر احتجاج کرنے والے سپلائر کی طرف سے قانونی چارہ جوئی کی جاتی ہے۔ خطرے اور ممکنہ ذمہ داریوں کا اندازہ کریں اور ممکنہ نتائج کا تعین کریں۔ 
• احتجاج کرنے والے سپلائر کو تحریری جواب فراہم کریں جس میں کہا گیا ہو کہ آیا ایجنسی نے احتجاج کی وصولی کے دس دنوں کے اندر یہ تعین کیا ہے کہ آیا احتجاج درست ہے یا غلط۔ پرچیزنگ ایجنسی کا فیصلہ اس وقت تک حتمی ہو گا جب تک کہ سپلائر قانونی کارروائی نہ کرے جیسا کہ کوڈ آف ورجینیا کے 2.2-4364 میں فراہم کیا گیا ہے۔
• صورت حال کو درست کرنے کے لیے فوری اقدامات کریں اگر یہ تعین ہو کہ پرچیزنگ ایجنسی غلطی سے دوچار ہے یا درخواست کی شرائط و ضوابط پر عمل نہیں کیا گیا ہے۔ 
• ایک سرکاری احتجاجی فائل رکھیں جس میں احتجاج سے متعلق تمام دستاویزات کی کاپیاں شامل ہوں۔
• کسی بھی احتجاجی کانفرنس یا میٹنگوں کو شیڈول کرنے کے لیے تمام جماعتوں کے ساتھ رابطہ قائم کریں، بشمول ایسی میٹنگوں کی باضابطہ اطلاع تقسیم کرنا۔ 
• تحقیق کا انتظام کریں اور احتجاج کے ساتھ مل کر موصول ہونے والی FOIA کی کسی بھی درخواست کا بروقت جواب دیں۔
• درخواست کے عمل اور ایوارڈ کے فیصلے کے بارے میں سیکھے گئے اسباق یا مختصر جائزہ کو انجام دیں۔ سیکھے گئے اسباق کو دستاویزی شکل دینے اور ایجنسی کی احتجاجی فائل میں ڈالے جانے کے بعد، ایجنسی کو اپنے موجودہ طریقہ کار یا عمل میں ایسی کوئی تبدیلی کرنے کے لیے کام کرنا چاہیے جو مستقبل میں اسی طرح کے احتجاج کو روک سکے۔