باب 32 - احتجاجی طریقہ کار

32.12.2 احتجاج کے امکانات کو کم کرنے کے طریقے

پرچیزنگ ایجنسیوں کی طرف سے احتجاج کے امکان کو کم کرنے کی یقین دہانیوں میں شامل ہیں، لیکن ان تک محدود نہیں ہیں:

• ایک معروضی انداز میں وضاحتیں اور درخواست کی ضروریات کو تیار کریں۔
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ درخواستوں میں متضاد زبان، دفعات، تقاضے یا وضاحتیں شامل نہ ہوں اور یہ کہ کوئی مبہم ہدایات نہ ہوں۔
• متعدد پروکیورمنٹ ٹیم اور ایجنسی کے مضامین کے ماہرین کو خلاء، متضاد زبان، معروضیت اور عمل کی حقیقت پسندی کے لیے درخواست کا جائزہ لیں۔
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ پروکیورمنٹ پروجیکٹ/تجزیے کی ٹیم کے تمام اراکین دلچسپی اور رازداری کے تنازعات کو پڑھتے ہیں اور ان پر دستخط کرتے ہیں۔
• تصدیق کریں کہ پروکیورمنٹ پروجیکٹ/تجزیہ ٹیم کے تمام اراکین اس بات سے آگاہ ہیں کہ انہیں ممکنہ سپلائرز کے ساتھ بات چیت نہیں کرنی چاہیے، بلکہ تمام سپلائرز کی طرف سے شروع کی گئی مواصلت کو پروکیورمنٹ کے سنگل پوائنٹ آف کنٹیکٹ پر بھیجنا چاہیے۔
• درخواست میں بیان کردہ خریداری کے عمل اور ذمہ داریوں پر عمل کریں۔ 
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ درخواست دونوں فریقوں کی ذمہ داریوں کی مکمل وضاحت کرتی ہے۔ اگر کوئی فراہم کنندہ کسی پروجیکٹ سے وابستہ اپنے اخراجات کی پوری طرح شناخت کرنے کے قابل ہے، تو وہ عام طور پر ایجنسی کو بہتر تجویز یا بولی فراہم کرنے کے لیے زیادہ تیار ہوں گے۔ اگر سپلائی کرنے والے مستقبل کے اخراجات کے بارے میں غیر یقینی ہیں، تو وہ اس غیر یقینی صورتحال کے لیے اپنی قیمت میں ایک کشن شامل کریں گے۔
• تصریح کے مسائل پر درخواست کے عمل کے دوران سپلائرز کے ساتھ فعال طور پر بات چیت کریں۔ سپلائر کے خدشات اور تفصیلات کی کمی دونوں کے بارے میں بیداری پیدا کرنے کے لیے بولی سے پہلے کی کانفرنس کا استعمال کریں۔ یقینی بنائیں کہ سپلائر کے تمام سوالات تحریری طور پر اور/یا بولی سے پہلے کی کانفرنس میں جمع کرائے گئے ہیں۔ فراہم کنندہ کے تمام سوالات اور تحریری گفتگو کا جواب دیں۔ ٹیلی فونک جوابات کو شامل نہیں کیا جانا چاہئے، کیونکہ مواصلات کا کوئی معروضی ریکارڈ نہیں ہے۔ 
• آگاہ رہیں کہ زیادہ تر سپلائرز کا بنیادی مقصد منصفانہ اور کھلے عمل میں حصہ لینا ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے اعمال اور الفاظ اس بات کو فراہم کنندگان تک پہنچاتے ہیں۔ 
• معاہدہ دینے سے پہلے تمام خدشات کو حل کرنے کی کوشش کریں۔ سپلائرز کو مطلع کریں کہ انہیں IFB دستاویز میں بیان کردہ تاریخ اور وقت سے پہلے، یا RFP کی صورت میں، بات چیت مکمل ہونے سے پہلے وضاحتیں یا بولی/تجویز کے تقاضوں سے متعلق تمام متعلقہ خدشات کو اٹھانا چاہیے۔ سپلائرز کو مشورہ دیں کہ اگر وہ ایسا کرنے میں ناکام رہتے ہیں، تو ان مسائل کی بنیاد پر بعد میں احتجاج کی اجازت نہیں دی جائے گی۔
• صارفین اور پروکیورمنٹ ٹیم کے اراکین کے ساتھ سپلائرز کی طرف سے اٹھائے گئے تمام مسائل کا اچھی طرح سے جائزہ لیں۔ جہاں ممکن ہو ان خدشات کو دور کرنے کی کوشش کریں۔ اگر اس جائزے کے نتیجے میں درخواست میں تبدیلیاں ضروری ہیں، تو تمام ممکنہ سپلائرز کے لیے ایک ترمیم شائع کریں۔ 
• اگر ایجنسی کسی سپلائر کے خدشات کو پورا نہیں کر سکتی، تو اس سپلائر کو درخواست کے عمل میں جتنی جلدی ممکن ہو مطلع کریں اور ایسا مثبت اور فعال طریقے سے کریں۔
• ممکنہ سپلائرز کے جواب میں بروقت رہیں۔ سپلائرز کو ایک بولی/تجویز جمع کرنے کے لیے کافی وقت فراہم کریں جو ایجنسی کی IT کاروباری ضروریات کو پورا کرے۔ 
• تمام سپلائرز کو یکساں معلومات فراہم کریں۔ ان کے ساتھ شائستگی اور احترام کے ساتھ پیش آئیں اور انہیں اپنی بہترین ممکنہ بولی/تجویز جمع کرانے کی ترغیب دیں۔
• درخواست کے عمل کے دوران فراہم کنندگان کے ساتھ تمام بات چیت یا بات چیت کو دستاویز کریں۔ یہ دستاویزات انمول ثابت ہوں گی اگر کوئی سپلائر درخواست کے دوران غلط فہمی کی بنیاد پر کنٹریکٹ ایوارڈ کے خلاف احتجاج کرتا ہے۔ 
• مدد کے لیے رابطہ کریں: scminfo@vita.virginia.gov ۔