26.5 بنیادی گفت و شنید رہنمائی
ذیل میں مذاکرات کے بہترین طریقوں کی فہرست ہے:
- جان لیں کہ معاہدے میں کسی بھی چیز پر تبادلہ خیال کیا جاسکتا ہے۔ صرف اس وجہ سے کہ کچھ پرنٹ میں ہے DOE اسے غیر گفت و شنید نہیں بناتا ہے۔ اچھی طرح سے تیار رہیں اور بات چیت کے ہر آئٹم پر ایجنسی کی پوزیشن کو جانیں۔
- ایجنسی کی پروکیورمنٹ لیڈ؛ یعنی، سنگل پوائنٹ آف رابطہ، مذاکراتی اجلاسوں کی میزبانی اور قیادت کرے۔
- تحریری ایجنڈا کا استعمال کرتے ہوئے، بات چیت کے لیے ہر ایک نکتے کی نشاندہی کریں۔
- ہر نکتے کے لیے بحث کے پیرامیٹرز قائم کریں۔
- پہلے اہم مسائل کی نشاندہی کریں اور ان کے مذاکرات کے لیے مناسب نکات پر وقت پر غور کریں۔
- دوسرے پر جانے سے پہلے ایک نکتہ طے کرنے کی کوشش کریں۔
- پروگرام یا خریداری سے متعلق بجٹ کی حدود، پالیسی اور پابندیوں پر تبادلہ خیال کریں۔
- متبادل پر بات کرنے کے لیے تیار رہیں۔
- برابری کی بنیاد پر مذاکرات کریں۔ اگر فراہم کنندہ کو قانونی یا تکنیکی مدد حاصل ہے، تو ایجنسی کے اہل ہم منصب کو لے آئیں یا اس کے برعکس۔
- دلائل، رکاوٹوں اور فوری سودے سے گریز کریں۔
- اخلاقی، منصفانہ اور مضبوط بنیں.
- WIN-WIN نتائج کی کوشش کریں تاکہ دونوں فریقین مذاکرات کے اختتام پر ایک تسلی بخش معاہدے کا احساس کریں اور متوازن خطرات اور ذمہ داریوں کا اشتراک کریں۔
- دوسرے فریق کی قابلیت یا علم کو کبھی کم نہ سمجھیں کیونکہ انہوں نے شاید اپنا ہوم ورک بھی کر لیا ہے۔
- میدان کو ایک سپلائر تک محدود کرنے سے گریز کریں۔
- دوسرے فریق کے مسائل یا مسائل کو کبھی نظر انداز نہ کریں۔
- قیمتوں کو دوسرے مفادات یا مسائل کو بلڈوز نہ ہونے دیں۔ سستی قیمت کسی ایجنسی کو کسی ایسے سسٹم یا پروڈکٹ کی تلافی نہیں کرے گی جو DOE اپنی تمام ضروریات کو پورا نہیں کرتا ہے۔
- غیر معقول وقت گزارے بغیر مشترکہ بنیاد تلاش کریں۔
- ہمیشہ فال بیک پوزیشن رکھیں۔
- کبھی بھی دیگر تجاویز کے مواد کو فراہم کنندگان کے سامنے ظاہر نہ کریں۔
- درخواست کے دائرہ کار سے باہر کے علاقوں پر گفت و شنید نہ کریں۔ یعنی، گنجائش رینگنا.
- رعایت دے کر اور رعایت حاصل کر کے تجارت کرنا بہتر ہے۔
- پہلے "نہیں" کو قبول نہ کرنے کی کوشش کریں۔ تشویش کا اظہار کریں، جوابی پیشکش کریں اور/یا بحث کے لیے متبادل کو مدعو کریں۔
- جب قیمتوں اور ایجنسی کے بجٹ کی پابندیوں کی بات ہو تو ثابت قدم رہیں۔
- صبر کرو، معقول، منصفانہ اور احترام کرو.
- اپنی کاروباری ضروریات یا تعمیل کی ضروریات پر کبھی سمجھوتہ نہ کریں۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔