24.2 حل پر مبنی RFPs اور کارکردگی پر مبنی معاہدہ
24.2۔ 1 حل پر مبنی RFPs
حل پر مبنی RFPs فراہم کنندگان سے ایجنسی کے شناخت شدہ مسائل اور اہداف کو حل کرنے کے لیے IT کاروباری حل تجویز کرنے کو کہتے ہیں۔ حل پر مبنی RFPs مختصراً کاروباری ضرورت کو بیان کرتے ہیں، ٹیکنالوجی کے مسئلے کو بیان کرتے ہیں، اور کم سے کم وضاحتیں اور تقاضوں کا مطالبہ کرتے ہیں۔ سپلائرز کو اجازت ہے کہ وہ اپنی وسیع اسپیکٹرم ٹیکنالوجی مارکیٹ کی مہارت، تخلیقی صلاحیتوں اور وسائل کو جدید، سرمایہ کاری مؤثر حل تجویز کرنے کے لیے استعمال کریں۔ حل پر مبنی RFPs سپلائرز سے درخواست کر سکتے ہیں کہ وہ کسی کاروباری مسئلے کے صرف ایک حصے کے لیے حل فراہم کریں یا اعلیٰ سطح کے تصوراتی قسم کے حل تجویز کریں جن کا جائزہ ضروریات کے تفصیلی سیٹ کی بنیاد پر کیا جاتا ہے۔
ایجنسیوں کو ضرورتوں اور تصریحات کو کم سے کم کرنے کی کوشش کرنی چاہیے تاکہ تجویز کیے جانے والے حل کی اقسام میں لچک پیدا ہو۔ نردجیکرن اور تقاضے حدود کا تعین کرتے ہیں اور فراہم کنندہ کو اپنی تجویز میں شامل کرنے کے لیے دستیاب اشیاء یا حل کو ختم یا محدود کر سکتے ہیں۔ ٹیکنالوجی کی تصریحات کو حوصلہ افزائی کے لیے لکھا جانا چاہیے، نہ کہ حوصلہ شکنی، مقابلے کے لیے، جبکہ مقصد اور ٹیکنالوجی کے حل کے لیے معیشت کو تلاش کرنے کی کوشش بھی کرنا چاہیے۔ اس کے بعد ایک ایجنسی ٹیکنالوجی کے حل کی شناخت کر سکتی ہے، نہ کہ کسی خاص پروڈکٹ یا سروس کی، جو اس کی ٹیکنالوجی یا کاروباری ضرورت کو بہترین طریقے سے پورا کرے گی۔
حل پر مبنی RFP کب استعمال کرنا ہے اس کے فیصلہ سازی کے عمل کا ایک حصہ خطرے کا تجزیہ کرنا شامل ہے۔ خطرے کے تجزیہ کے حصے کے طور پر، پروکیورمنٹ پروجیکٹ ٹیم درج ذیل سوالات کو حل کرتی ہے:
کیا ٹیکنالوجی کے کاروبار کا مسئلہ ایجنسی اور سپلائر کے درمیان باہمی طور پر فائدہ مند رسک شیئرنگ کا موقع فراہم کرتا ہے؟
-
کون سے عوامل ہمارے پروجیکٹ کو وقت پر اور بجٹ کے اندر مکمل کرنے کے امکان کو نمایاں طور پر متاثر کر سکتے ہیں؟
-
کیا مجوزہ حلوں کا یکساں جائزہ لینا ممکن ہے؟
-
کیا مجوزہ حل اور دیگر مالی اختیارات کی حمایت کی متوقع لاگت کو شامل کرتے ہوئے ملکیت کے تجزیے کی کل لاگت کی بنیاد پر حل (حلات) کا جائزہ لیا جا سکتا ہے؟
حل پر مبنی RFP تیار کرتے وقت، RFP کے کچھ اجزاء غیر حل پر مبنی RFP سے مختلف ہوں گے۔ حل پر مبنی RFP میں شامل ہونا چاہئے:
-
ایجنسی کا تنظیمی پس منظر اور موجودہ کاروباری ماحول،
-
پراجیکٹ، قانونی یا کاروباری مینڈیٹ سے متعلق عمل اور طریقہ کار کی ایک مخصوص فہرست،
-
کسی بھی منصوبے کے طریقہ کار یا عمل کی دستاویزات،
-
ایجنسی کے موجودہ تکنیکی ماحول کی ایک واضح تعریف بشمول تمام موجودہ ہارڈ ویئر اور سافٹ ویئر استعمال کیا جا رہا ہے، جو پروجیکٹ کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے یا استعمال کیا جانا چاہیے،
-
کاروبار یا ٹیکنالوجی کے مسئلے کی تعریف جس کو حل کیا جائے، لیکن مطلوبہ حل یا مطلوبہ حل کے لحاظ سے مسئلے کی تعریف نہیں،
-
تصریحات جو کسی ٹیکنالوجی پروڈکٹ، سروس، یا حل کی تلاش کی خصوصیات کو بیان کرتی ہیں۔
حل پر مبنی RFP میں، ایجنسیوں کو RFP میں لازمی تقاضوں کو شامل کرنے کی بجائے وضاحتیں چلانے کے لیے ٹیکنالوجی کے سوالات کا استعمال کرنا چاہیے۔ مقصد یہ ہے کہ دولت مشترکہ کے لیے بہترین ٹکنالوجی حل حاصل کرتے ہوئے زیادہ سے زیادہ معقول مقابلے کو مدعو کیا جائے۔ VITA دولت مشترکہ کے لیے بہترین قیمت فراہم کرنے کے لیے ریاست گیر معاہدوں کے قیام اور ٹیکنالوجی کے حل کی خریداری کے لیے حل پر مبنی RFPs کا استعمال کرتا ہے۔ RFP میں فراہم کنندگان سے ضروریات کو چلانے کے لیے سوالات کریں، جیسے: "اس پروڈکٹ کے لیے انڈسٹری کا معیار کیا ہے اور DOE آپ کا پروڈکٹ اس معیار پر پورا اترتا ہے یا اس سے زیادہ؟"
مسابقتی طور پر گفت و شنید والے RFP حصول کا ہدف دولت مشترکہ کے لیے بہترین قدر والی ٹیکنالوجی کے حل کی خریداری کرتے ہوئے سپلائر کمیونٹی کے درمیان زیادہ سے زیادہ اور معقول مقابلے کو مدعو کرنا ہے۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔