20.1 مشترکہ اور/یا کوآپریٹو پروکیورمنٹس سے خریداریاں (غیر GSA شیڈول 70)
20.1۔ 9 معاہدہ ایوارڈ اور انتظامیہ
ایک بار مشترکہ اور/یا کوآپریٹو IT کنٹریکٹ دینے کا فیصلہ ہو جانے کے بعد، لیڈ ایجنسی کو درج ذیل کام کرنا چاہیے:
-
ایوارڈ میں حصہ لینے والے اراکین کو مطلع کریں اور پورے معاہدے کی الیکٹرانک کاپیاں فراہم کریں۔
-
کنٹریکٹ ایڈمنسٹریشن اور کنٹریکٹ مینجمنٹ کے لیے تحریری ہدایات فراہم کریں۔
-
تمام مجاز کنٹریکٹ صارفین کی فہرست کو برقرار رکھیں۔
-
کسی خاص پرچیز آرڈر سے متعلق معاہدے کے تنازعات کو متاثرہ مشترکہ اور/یا کوآپریٹو ممبر اور مجموعی طور پر کنٹریکٹ سے متعلق مرکزی حکومتی ادارے کے ذریعے نمٹا جانا چاہیے۔
-
سپلائر کی کارکردگی کی رپورٹنگ کا نظام قائم کریں تاکہ تمام ممبران مستقل بنیادوں پر سپلائر کی کارکردگی کی رپورٹ اور نگرانی کریں۔ بہت سے عوامی اداروں کے پاس اضافی رپورٹنگ کے تقاضے ہوتے ہیں جن میں قانونی رپورٹنگ (یعنی SWaM اور غیر SWaM ذیلی کنٹریکٹر رپورٹنگ) کی نشاندہی کی گئی ہے۔
-
فراہم کنندہ سے متواتر معاہدے کی فروخت کی رپورٹس فراہم کرنے کا مطالبہ کریں۔ لیڈ کنٹریکٹنگ ایجنسی کو معاہدے کی میعاد ختم ہونے یا تجدید کی کارروائی سے پہلے سپلائر سے معاہدے کی مدت کے لیے حجم کی خریداری کی رپورٹ حاصل کرنی چاہیے۔ اس ڈیٹا کا استعمال اگلی درخواست کے لیے تخمینی استعمال کی حمایت کرنے کے لیے یا ٹھیکیدار کی جانب سے قیمت میں ایڈجسٹمنٹ کی درخواست کرتے وقت کی جا سکتی ہے۔
-
شرکت کرنے والے اراکین کو مجوزہ معاہدے میں توسیع، تجدید اور ترامیم پر تبصرہ کرنے کی دعوت دیں۔
-
متوقع حجم کی فروخت کی بنیاد پر گہری چھوٹ پر بات چیت کریں یا اگر حقیقی خریداری تخمینوں سے زیادہ ہو۔
-
متبادل معاہدوں کی خریداری کے لیے کافی وقت فراہم کریں۔
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔